Документация в управлении предприятиями

• по средствам фиксации — письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
• по назначению:

1. Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении предприятия.

    Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя.

2. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.
3. Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная.

    Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

    Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия.

    Объяснительная  записка - это документов котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. 

    

4. Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.
5. Договоры о материальной ответственности.
6. Исковые заявления.

• по времени создания: первичные и вторичные (аннотация, обзор);

• по распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
• по уровню секретности: не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Требования к рациональному оформлению документов документооборота.

Деятельность любого учреждения оформляется большим количеством документов, получаемых и создаваемых в процессе работы.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

При ведении и оформлении организационно-распорядительной документации следует придерживаться определенных требований.

1. Документ должен:

• исходить от учреждения или должностного лица, имеющего на это право;

• быть юридически грамотно оформленным, а это значит:
1. Если он создан на основании нормативных документов, то в нем должны содержаться точные названия, номера, заголовки, даты этих документов.
2. Содержать правильные сведения обо всех событиях, которые он освещает.

2. В случае исправления делается специальная оговорка в конце текста

" Виправленому на стор.         вірити", которая заверяется подписью руководителя и печатью учреждения.

3. Текст документа размещается на одной стороне листа. Исключение — документация для служебного пользования, тогда на оборотной 
   стороне листа указывается:

• на скольких листах и в скольких экземплярах оформлен;

• Ф.И.О. составившего;
• Ф.И.О. отпечатавшего и местонахождение каждого экземпляра.

4. Документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата (чаще всего А-4 — 210*297 мм).

5. Бланк документа — носитель информации с постоянными реквизитами.

Обычно бланки выпускаются с черным шрифтом. Существует два вида бланков:

1. Общий бланк.
2. Бланк для письма.

Готовя  и оформляя документы, используют реквизиты.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов:

01 —  изображение Государственного герба  Украины, герба Автономной Республики  Крым

02 —  изображение эмблемы организации или товарного знака

03 —  изображение наград

04 —  код организации

05 —  код формы документа

06 —  название организации высшего  уровня

07 —  название организации

08 —  название структурного подразделения  организации

09 —  справочные данные об организации

10 —  название вида документа

11 —  дата документа

12 —  регистрационный индекс документа

13 —  ссылка на регистрационный индекс  и дату документа, на который  дают ответ

14 —  место составления или издания  документа

15 —  гриф ограничения доступа к документу

16 —  адресат

17 —  гриф утверждения документа

18 —  резолюция

19 —  заглавие к тексту документа

20 —  отметка о контроле

21 —  текст документа

22 —  отметка о наличии дополнений

23 —  подпись

24 —  гриф согласования документа

25 —  визы документа

26 —  отпечаток печати

27 —  отметка о засвидетельствовании  копии

28 —фамилия  исполнителя и номер его телефона

29 —  отметка о выполнении документа  и направлении его к делу

30 —  отметка о наличии документа  в электронной форме

31 —  отметка о поступлении документа  в организацию

32 —  запись о государственной регистрации

Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать стандарту ДСТУ 4163-2003, действующий от 2003-09-01.  Этот стандарт распространяется на организационно распорядительные документы постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и тому подобное, создаваемые в результате деятельности:

— органов  государственной власти Украины, органов  местного самоуправления;

— предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности (дальше — организаций).

Документы, которые составляют в организации, должны иметь такие обязательные реквизиты: название организации, название вида документа, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту документа, текст документа, дата, подпись.

Изображения эмблемы организации или товарного  знака (знака обслуживания) в соответствии с уставом (положение об организации) размещают с левой стороны от названия организации. Изображения эмблемы регистрируют согласно установленному порядку. Название организации высшего уровня отмечают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращение — полностью. Справочные данные об организации содержат: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, счетов, в банке, адрес электронной почты и тому подобное), их размещают ниже названия организации или структурного подразделения.

Дата  документа - это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации, которую оформляют цифровым способом. Элементы дат пишут арабскими цифрами в один ряд в последовательности: число, месяц, год.

Пример:

15.01.2001

Дату  разрешено оформлять в последовательности: год, месяц, число.

Пример:

2001.01.15

Гриф  ограничения доступа к документу (тайно, для служебного пользования) пишут без кавычек справа вверху на первой странице документа.

Адресатами  документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресации документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их названия пишут в именительном падеже.

Пример:

Министерство  юстиции Украины

В случае адресации документа руководителю учреждения или его заместителю название учреждения входит в состав названия должности адресата.

Пример:

Председателю  Государственного комитета

статистики  Украины

Турчак  Л.О. 

Если  документ посылают должностному лицу, название учреждения пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в дательном падеже.

Пример:

Государственный комитет архивов Украины

Отдел формирования Национального

архивного фонда и делопроизводства

Ведущему  специалисту

Турчак Л.О.

Если  документ адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщено.

Пример:

Директорам  центральных

государственных архивов Украины

Документ  не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «копия» перед указанием адресата не ставят. При наличии большего количества адресатов составляют список для рассылки, а на каждом документе отмечают только одного адресата.

К реквизиту «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе учреждения должны отвечать правилам предоставления услуг почтовой связи.

Пример:

Министерство  здравоохранения

Украины

ул. Грушевского, 7

г. Киев, 01021

Если  документ посылают физическому лицу, то в именительном падеже пишут фамилию, имя, отчество адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.

Пример:

Иванченко Петр Семенович

ул. Садовая 7, кв. 24

г. Винница, 21003

Гриф  утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", названия должности, подписи, инициалов и фамилии лица, которое утверждает документ, дать утверждение.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов Украины

Подпись Инициалы, фамилия

07.03.2001

В случае утверждения документа несколькими  должностными лицами их грифы утверждения  располагают на одном уровне.