Формирование проектной команды

Глава 1 КОМАНДА

проект  команда мотивация управление

Понятие «команда»  очень общее. Если обратиться к электронному словарю терминов, то мы увидим, что  существительное «команда» трактуется как «группа людей, работающая сообща, сотрудничающая».

Нельзя путать «команду» с «группой». Слово «группа» означает объединение людей по целям или интересам. Примером тому может служить клуб футбольных фанатов или группа театралов.

Команда – это  не просто группа людей. Это группа, действующая сообща с целью достижения результатов, к которым стремится каждый человек из группы. Потенциал команды гораздо выше потенциала групповых или индивидуальных усилий. Благодаря этому потенциалу самый заурядный проект, находящийся на грани краха, может дать блестящие результаты.

Работа в команде позволяет использовать усилия, навыки, способности и творческие возможности всех, кто участвует в проекте. Команда дает возможность работать сообща, действуя при этом гибко и эффективно. Именно поэтому для достижения успеха при реализации проекта следует разобраться, как подобрать хорошую команду и как правильно руководить ею.

1.1 ФОРМИРОВАНИЕ ПРОЕКТНОЙ КОМАНДЫ

 

В команде проекта выделяются 6 ролевых функций, которые представлены:

• Управление продуктом.
• Управление программой.
• Разработка.
• Тестирование.
• Обучение пользователей.
• Логистика.

 

Для каждой роли четко определены задачи, обязанности  и требуемые профессиональные навыки.

Управление  продуктом это, как правило, бизнес-аналитики или представители заказчика. Во всяком случае, это должны быть люди, хорошо знакомые с бизнес-процессами в организации-заказчике, т.к. их основная задача - определить место разрабатываемого программного обеспечения в бизнес-процессах организации, цели и задачи проекта, приоритеты внедрения, сформулировать требования и ожидания пользователей. Руководитель этой группы Менеджер продукта обеспечивает взаимодействие с руководством заказчика, несет ответственность за то, что цели и задачи проекта, а также требования и ожидания пользователей однозначно понимаются всеми ролями и что функциональные спецификации проекта отвечают требованиям пользователей и приоритетам бизнеса. Чтобы справиться со своей ролью этот человек должен быть знаком с современными информационными технологиями, хорошо ориентироваться в бизнесе и иметь хорошие организаторские способности.

Управление  программой это постановщики задачи. Их основная цель разработать функциональные спецификации проекта. Руководитель этой группы Менеджер программы является одновременно руководителем проекта, поскольку это ключевая организационная и координирующая роль. Он выполняет общее планирование проекта и координирует действия всех ролей в ходе выполнения проекта. Он отвечает за содержание функциональных спецификаций и отслеживает их изменения в течение всего периода работы над проектом. Он несет ответственность за выполнение проекта в запланированные сроки, следит за применением рекомендаций MSF и стандартов. Очевидно, что основное, что требуется от этого человека - это организаторские способности, глубокое знание методологии выполнения проектов.

Разработчики это программисты, которые создают необходимые программные модули. Руководитель группы Менеджер разработки руководит процессами создания архитектуры проекта, детального проектирования и созданием программных модулей. Поскольку создание приложений в архитектуре клиент-сервер требует знаний во многих областях: языки программирования, сети, коммуникации, управление базами данных, это должна быть группа высококвалифицированных специалистов по каждой из описанных областей.

Группа  тестирования должна обеспечить независимую проверку проекта на соответствие функциональным спецификациям. Менеджер по тестированию разрабатывает стратегию и план тестирования и обеспечивает выполнение всех необходимых тестов. От менеджера по тестированию требуется знание технологий и средств тестирования программных продуктов, методики создания тестовых примеров. Как правило, это профессиональные программисты. Члены группы, выполняющие непосредственную прогонку тестов и регистрирующие результаты, могут не иметь профессиональных знаний в области создания программного обеспечения. От них требуется четкость и аккуратность в регистрации проблем.

Группа  обучения обеспечивает подготовку всей необходимой документации как в бумажном, так и в электронном виде, т.е. создает систему подсказок, инструкции пользователей. Они также обеспечивают обучение специалистов технических служб заказчика, которые, в свою очередь, обучают конечных пользователей. Для успешного выполнения своих обязанностей члены этой группы должны уметь работать с инструментальными средствами создания печатной и онлайновой информации, понимать требования пользователя и бизнеса, обладать педогогическими способностями.

Логистики подготавливают и поддерживают необходимую среду для разработки и тестирования разрабатываемого продукта, а также обеспечивают плавную передачу выпускаемой системы службам технической поддержки заказчика. Чтобы успешно справиться со своими обязанностями, они должны хорошо знать инфраструктуру организации заказчика, иметь хорошие коммуникационные способности.

Для эффективной  работы команды требуется соблюдение следующих условий:

• ясное и четкое понимание каждым членом команды своей роли, что позволяет каждому выполнять свои задачи, не пересекаясь с работой других;
• спецификация проекта и график работ согласованы со всеми членами команды;
• члены команды хорошо взаимодействуют друг с другом и испытывают взаимное уважение к профессиональным качествам друг друга;
• все члены команды имеют четкое представление о модели процесса, которая будет использоваться в ходе выполнения проекта;
• каждый член команды должен основательно знать все аспекты плана проекта.

Очевидно, что  количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным  проектом. Лидеры (менеджеры) групп  составляют команду управления проектом. Лидеры групп - это руководители, координаторы усилий всех членов группы, члены группы - непосредственные исполнители, которые имеют возможность концентрироваться на конкретной работе.

1.2УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ ПРОЕКТА

 

Планирование деятельности команды проекта должно начинаться еще до поступления инвестиций.

После определения структуры  команды и избрания менеджера  проекта его задачей является тщательное планирование работы всех функциональных подразделений команды  для эффективного использования и распределения ресурсов, выделенных на проект.

Первый шаг в планировании команды – определение необходимого количественного и качественного  состава команды и персонала  проекта. Дальнейший процесс планирования требует активного участия всех членов команды.

          Одним из принципов командной работы выступает распределение обязанностей и ответственности за достижение поставленных целей, а не жесткое закрепление выполняемых функций.

Для эффективной организации  работы команды необходимы:

1. четкое распределение ролей и обязанностей;
2. осознание всеми членами команды целей и текущих задач проекта;
3. учет и личностных, и профессиональных качеств специалистов при объединении их в команду;
4. внимание менеджеров и к достижению целей проекта, и к установлению дружеской рабочей атмосферы.

Также менеджеру не стоит  забывать и о том, что все люди в проектной команде разные. Некоторые  уже имели опыт подобной работы, а кто-то, возможно, занимается проектной  деятельностью впервые. И, скорее всего, многие не были знакомы друг с другом до того, как попали в одну команду. Для эффективной организации работы команды над проектом менеджер должен заранее позаботиться о такой простой на первый взгляд вещи, как инструкция, так как одной только сетевой диаграммы при работе над проектом может оказаться недостаточно.

Если вам потребовалось  оказать вашей команде больше помощи, чем вы предполагали, то написание  инструкций к тому же сэкономит вам  время и усилия.

Миссия инструкции –  предоставить работникам больше деталей, чем они могут почерпнуть из сетевой диаграммы.

Инструкции должны быть как можно более простыми и  короткими. Не стоит пытаться уложить  все идеи в один пункт. По возможности  следует писать инструкции для каждого  отдельного этапа или вида работ, чтобы не наступала путаница.

Для некоторых проектов инструкции вам могут совсем не понадобиться, либо их должно быть минимальное количество. Но для других проектов может оказаться необходимым составление инструкции для каждого члена команды по каждому действию. Принимать решение о написании инструкций нужно, исходя из состава набранной вами команды, компетенции каждого ее члена и числа фаз проекта, которые должны быть выполнены одновременно.

Контроль за выполнением  поставленных целей и координация  деятельности отдельных функциональных подразделений – важнейшая функция менеджера проекта.

Вся документация, которую  вы подготовите, поможет вам следить  за осуществлением вашего проекта и  вписываться в график; распределить сферы ответственности и наделить сотрудников обязанностями; донести  до членов команды ваше видение проекта; объяснить им, чего вы от них ожидаете, когда проект должен быть завершен и как его выполнять.

 

1.3Мотивация  команды и лидерство

 

Мотивирование команды проекта  является существенной частью обязанностей, возлагаемых на руководителя проекта. Не имея мотивированной команды, можно с высокой вероятностью провалить проект. Руководитель проекта, организующий работу команды таким образом, что ее участники получают удовольствие от того, что они делают, приходят на работу вовремя, непринужденно и ненапряженно общаются друг с другом и имеют позитивный общий настрой, имеет гораздо больше шансов довести проект до завершения, соблюдя бюджет и срок и удовлетворив заказчика.

Если же под руководством руководителя проекта находится немотивированная команда, участники которой не имеют позитивного настроя, работают «спустя рукава» или без интереса к выполняемой работе / проекту, то имеется весьма высокий шанс того, что проект будет завершен с результатами, далекими от ожидаемых.Поддержание мотивации команды в течение всего проекта является ключевым элементом удовлетворения заказчика и выполнения проекта в срок и в рамках бюджета.

Проект – это не только содержание, труд, часы, стоимость и доход. Проект – это еще и люди, в нем  работающие. Команда проекта, которая работает вдохновенно и мотивированно, может представлять собой огромной важности фактор успеха проекта.

Мы все слышали аббревиатуру «TEAM», которую можно расшифровать как «Together Everyone Achieves More», т.е. «Вместе  каждый достигает большего». Любой руководитель проекта знает, какая могучая истина сокрыта в этом утверждении, и нет ничего удивительного в том, что он хочет быть уверенным, что он мотивирует свою команду так, чтобы она работала как целое, как единая вдохновленная на общее дело команда, а не как группа разрозненных индивидуумов.

Возьмем, например, баскетбольную  команду. Эта команда состоит  из некоторого количества отдельных  игроков, но тренер знает, что для  того, чтобы команда могла добиваться успеха и побеждать, он должен мотивировать команду так, чтобы каждый входящий в нее игрок играл в унисон с другими игроками – и чтобы все они вместе играли как команда. Но эта баскетбольная команда – пусть даже каждый ее игрок по отдельности прекрасно знает и умеет играть в эту игру – не добьется успеха и не сможет победить без руководства своего тренера. Тренер должен мотивировать игроков. Мотивация команды посредством хороших коммуникаций, вдохновления, поощрения, вознаграждений и премий поможет собрать группу отдельных игроков-баскетболистов в одну великолепную команду – команду, способную побеждать!

Конечный результат для тренера  баскетбольной команды – это  победа в игре. Чтобы добиться победы в игре, нужна мотивированная команда. Та же самая идея верна и для  руководителя проекта. Конечный результат для него – это успешный проект – проект, который выполняется в рамках бюджета, в срок и – самое главное – обеспечивает удовлетворение заказчика! Чтобы достичь этой цели, нужна мотивированная проектная команда. Руководитель проекта должен мотивировать свою группу высококвалифицированных индивидуумов и сплотить ее в высококвалифицированную команду. Это может быть достигнуто посредством хороших коммуникаций, вдохновления, поощрения, вознаграждений и премий. Результатом станет единая великолепная команда – команда, способная побеждать!

Мотивация – «кто», «что», «когда», «где» и «почему»

Кто должен быть в числе мотивируемых? Мотивировать следует всех и каждого участника проектной команды. Кто должен осуществлять мотивацию? Руководитель проекта несет ответственность за мотивацию проектной команды. Однако, сотрудники и коллеги также вполне могут осуществлять взаимную мотивацию.

Что такое мотивация? Мотивация – это процесс вдохновления и подталкивания другого человека к тому, чтобы он выполнял свою работу, получал удовольствие от того, что он делает, и стремился выполнять свою работу как можно лучше.