Характеристика обязательных реквизитов документов

Министерство  образования и науки, молодежи и  спорта Украины

ГЗ: «Луганский институт труда и социальных технологий» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат 

По дисциплине: Организация труда менеджера

На тему: «Характеристика обязательных реквизитов документов» 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка IV курса

Группы  МОБ-5/08

Зеленская Ю.Л. 

Проверила:

Каминская О.В. 
 
 
 
 

Луганск 2012

 

Содержание 

 

1. Функции  первичных документов

   Отражению в учете каких-либо объектов предшествует наблюдение за ними. Наблюдение необходимо для того, чтобы убедиться в существовании объекта. Результаты наблюдения оформляются при помощи первичных документов, в которых указываются факты хозяйственной деятельности (первичные единицы бухгалтерского наблюдения). То есть первичные документы представляют собой письменное доказательство фактического осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на ее осуществление. 

   Первичные документы выполняют  несколько функций: 

   – доказательную — подтверждают факт осуществления хозяйственной операции; 

   – информационную — служат основанием для получения информации, формирования показателей, осуществления различных учетных процедур; 

   – контрольную — дают возможность контролировать хозяйственные и технологические процессы, работу отдельных лиц, финансовые операции и т.д.; 

   – накопление и хранение данных — дают возможность получать данные для дальнейшего сравнения, анализа и т.д. 

   Чтобы перечисленные функции выполнялись  эффективно, отражение хозяйственных  операций в первичных документах должно быть наглядным, полным и понятным для третьего лица, а не только для отдельных специалистов. Для этого первичный документ обязательно должен содержать признаки и показатели (реквизиты) хозяйственной операции, которые достаточно описывают такую операцию и подлежат отражению в учете. 

2. Составление и использование первичных документов

   Для различных хозяйственных операций существует свой набор признаков и показателей (реквизитов). Кстати, заполнение в документе показателей (реквизитов) называется составлением документа, а получение необходимых разрешающих надписей — оформлением. 

   Поскольку набор признаков и показателей (реквизитов) должен отвечать задачам учета и контроля конкретной хозяйственной операции, для различных групп таких операций целесообразно использовать первичные документы соответствующего типа с применением установленного порядка их фиксации. 

 

   Такие документы различного типа с соответствующим построением (формой и размещением реквизитов) реализуются в типовых формах, изготавливаемых в виде бланков. 

   Типовые формы получаются в результате стандартизации и унификации. 

 

   Из  приведенного следует объяснение целесообразности использования типовых форм (бланков): 

   – удобство в использовании; 

   – предотвращение лишних расходов бумаги; 

   – облегчение хранения в архиве; 

   – уменьшение расходов труда на обработку; 

   – облегчение надлежащего оформления. 

   В конечном счете, это способствует упорядочению процесса документирования. 

3. Реквизиты первичного документа

   Обязательные реквизиты первичного документа не только обоснованы теорией бухучета, но и закреплены в нормативных документах — Положении № 88 и Законе о бухучете.  
 
 
 

Таблица 1. Обязательные реквизиты  первичных документов

 
 

   Три приведенных перечня обязательных реквизитов несколько отличаются между собой, но только в деталях. На взгляд автора, они фактически дополняют друг друга. Вряд ли можно отдать прерогативу какому-то одному из них. 

   В п.2.4 Положение № 88 утверждается, что первичные документы должны иметь обязательные реквизиты для придания им юридической силы и доказательности. Основанием для бухгалтерского учета служат они в соответствии с п.1 ст.9 Закона № 996. Общетеоретическое обоснование необходимости указания обязательных реквизитов состоит в полноте описания хозяйственного события, подтверждении его достоверности. 

   Как видим, цель указания всех обязательных реквизитов — доказательность, достоверность, подтверждение действительного (фактического) существования хозяйственного события, полнота его описания. 

   Если  представить первичный документ в виде фотонегатива (фотопленки), то его реквизиты (как обязательные, так и дополнительные) будут выполнять  роль тени и света на негативе, их оттенков. Чем четче негатив (полнее выписаны и указаны обязательные реквизиты), тем четче фотография (достовернее бухучет и понятнее основания информации, приведенной в нем). 

   Учитывая  изложенное выше, некоторые реквизиты, названные обязательными, вряд ли являются таковыми. Они не придают большей  достоверности, доказательности, полноты, а выступают всего-навсего элементом удобства.

Таблица 2. Анализ «обязательных» реквизитов в первичных  документах

 
 

  Для большинства первичных документов (но не для всех) действительно обязательными, то есть без которых описание хозяйственного события будет неполным, являются следующие реквизиты: 

  – содержание хозяйственной операции; 

  – измерители; 

  – дата составления; 

  – подписи ответственных лиц; 

  – название предприятия (в некоторых  случаях). 

  Все другие реквизиты являются дополнительными  элементами удобства. Их отсутствие не влияет на подтверждение достоверности проведения операции и полноты ее описания. 

  Понятно, что и в Порядке № 88, и в Законе о бухучете, и в теории перечень обязательных реквизитов приведен «с запасом», «на всякий случай». Никакие санкции за неуказание какого-либо из приведенных в табл.2 необязательных реквизитов (гр.В) не установлены. Даже, например, в судебном заседании будет выясняться фактическое положение дел (указание в первичном документе обязательных реквизитов из табл.2 (стр.4, 6, 7, 10) такое положение в целом раскрывает), а не эстетика первичного документа (которую несут в себе дополнительные, необязательные реквизиты из табл.2 (стр.1 — 3, 5, 8, 9). Основная цель упомянутых нормативов — придать как можно больше достоверности первичным документам, упростить их обработку, максимально «окультурить» процесс их составления. Понятно, что документ с наибольшим количеством реквизитов значительно облегчает его обработку — не больше и не меньше. Опять подчеркнем, что достоверность от этого не повышается. 

  Нормативы обеспечивают предприятию в первую очередь удобный порядок заполнения и обработки документов. Выскажем даже по этому поводу смелое, но справедливое мнение: если предприятие по каким-то причинам этих нормативов не соблюдает (в части заполнения необязательных реквизитов, приведенных в табл.2), то это его личное дело: 

  во-первых, нормативы объективно не могут учесть все возможные нюансы процесса документирования. Такие нюансы учитываются и вводятся предприятием в собственную хозяйственную практику; 

  во-вторых, даже если предприятие, вопреки нормативам, организовало процесс документирования неоптимально, что приводит к дополнительным потерям, например, времени учетных работников, то тем самым оно себя уже наказало. Никто дополнительно наказать его не может. В любом случае, это его личное дело, лишь бы только документы достаточно свидетельствовали о хозяйственных событиях.