Информационное обеспечение АРМ менеджера

Тема 4. Информационное обеспечение АРМ менеджера

 

• Информационные потребности менеджеров организации.

2. Организация информационного обеспечения управленческой деятельности.

3. Структура информационного обеспечения АРМ.

1. Информационные потребности менеджеров организации. 

 

Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений.

Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности.

Свойства информации:

 

• Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел.
• Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия.
• Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений.
• Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений.
• Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.
• Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.
• Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность — меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

Структурные единицы информации:

 

• реквизит - отражает отдельные свойства объекта, включает в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению;
• показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления;
• информационные сообщения - совокупность показателей, содержащихся в документе;
• информационный массив - группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду);
• информационный поток – объединенные массивы по различным признакам, используемые при решении различных комплексов задач управления;
• информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

Управленческая и информационная пирамиды 

Информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации

Информационная среда управленческой деятельности 

Управление информационными ресурсами означает:

 

• оценку информационных потребностей на каждом уровне и в пределах каждой функции управления;
• изучение документооборота организации, его рационализацию;
• стандартизацию типов и форм документов;
• типизацию информации и данных;
• преодоление проблемы несовместимости типов данных;
• создание системы управления данными и тому подобное.

2. Организация информационного обеспечения управленческой деятельности

 

Информационное обеспечение —совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности

 

• удовлетворение информационных потребностей органов управления;
• правильный отбор первичных сведений и источников информации;
• правильная систематизация и классификация информации;
• непрерывность процесса сбора и переработки информации;
• отсутствие дублирования информации;
• проверка корректности (непротиворечивость данных);
• многократное использование информации;
• приведение к общему формату информации;
• фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
• уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

 

• определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);
• определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;
• унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;
• организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

• организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);
• формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;
• формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;
• организация обратной связи — осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;
• разработка «Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «Программы совершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.

3. Структура информационного обеспечения АРМ 

 

Система информационного обеспечения (ИО) АРМ строится в зависимости от ряда факторов и предусматривает создание единого информационного фонда, систематизацию и унификацию показателей и документов, разработку способов формализованного описания данных и др. ИО является обеспечивающей подсистемой при решении задач управления и является совокупностью информационных ресурсов.

ИО АРМ делится на внемашинное и внутримашинное.

 

Внемашинное ИО - совокупность сообщений, сигналов, документов которые используются при функционировании АРМ и которая воспринимается человеком без применения вычислительной техники.

К способам организации и ведения внемашинной ИБ относятся:

• системы классификации и кодирования технико-экономической информации, которая содержится в документах ПС;
• унифицированная система документации (УСД). Она содержит унифицированные типовые формы (формуляры-образцы), рекомендованные для использования в АИС;
• методические и инструктивные материалы для ведения документов.

Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

Основная задача – адекватное отображение объекта управления в памяти ЭВМ и обеспечение информацией для решения задач управления, которые решаются в АИС.

Процесс обмена информацией

Схема потоков информации в системе

Схема локальной сети объекта управления и ее связь с глобальной компьютерной сетью