Информационное обеспечение менеджмента

Содержание 

1 Содержание  информации и функции внутрифирменной  системы информации

2 Технология  информационной деятельности

3 Специализированный  аппарат управления внутрифирменной  системой управления

Библиографический список 

 

1 СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ФУНКЦИИ ВНУТРИФИРМЕННОЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИИ

информационный  внутрифирменный менеджмент управление

     Содержание  и требования, предъявляемые к  информации. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств  связи.

     В деятельности крупных фирм, в особенности  ТНК, представляющих собой комплексы  большого числа повседневно связанных  и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным  и первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение  оперативности и достоверности  сведений. Для многих фирм внутрифирменная  система информации решает задачи организации  технологического процесса и носит  производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения  предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным  каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для  принятия управленческих решений и  является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение  его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

     Важное  значение имеет информация о возникновении  в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

     Существенную  роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических  решений, практическое и своевременное  использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

     Информация  служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

     Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев  и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

     краткость, четкость формулировок, своевременность  поступления;

     удовлетворение  потребностей конкретных управляющих;

     точность  и достоверность, правильный отбор  первичных сведений, оптимальность  систематизации и непрерывность  сбора и обработки сведений.

     Значение  внутрифирменной системы информации. Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной  системы информации, основанной на использовании новейших технических  средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

     Управленческая  внутрифирменная информационная система  представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности  в информации разных уровней принятия решений.

     Информационная  система состоит из компонентов  обработки информации, внутренних и  внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

     Управленческие  информационные системы последовательно  реализуют принципы единства производственного  процесса, информации и организации  путем применения технических средств  сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических  расчетов.

     В производственно-хозяйственном подразделении  фирмы обеспечивается обобщение  информации "снизу вверх", а  также конкретизация информации "сверху вниз".

     Информационный  процесс, направленный на получение  научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

     Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить  дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить  объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой  для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных  условий для распространения  информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное  распространение.

     Информация  и особенно ее автоматизированная обработка  являются важным фактором повышения  эффективности производства.

     Важную  роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

     В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной  системы сбора, обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей  на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере  оперативного управления, и получению  информации в кратчайшие сроки для  принятия необходимых решений. В  зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.

     В современных условиях в крупных  промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений  и решающие следующие задачи: обработка  данных; обработка информации; обработка  знаний; реализация интеллектуальной деятельности.

     Для определения эффективности внутрифирменной  системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стал использоваться показатель — отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

     Примером  интегрированной системы информации может служить система фирмы "Барроуз", включающая терминальные устройства, предназначенные для обработки  данных, и наряду с ними терминальные устройства, которые могут выбирать из базы данных необходимую информацию и печатать письма, доклады, распоряжения, тексты контрактов и прочие документы.

     Основные  принципы, цели, задачи и функции  внутрифирменной системы информации. Оновные принципы и цели ВСИ:

• определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
• выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
• определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
• разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
• проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
• автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
• обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
• автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

     Важными задачами ВСИ являются:

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;
• определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
• определение основных направлений развития технологии обработки информации.

     Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации — это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

     Автоматизированные  управленческие информационные системы  призваны на основе быстрой обработки  информации выдавать информацию об отклонениях  от запланированных показателей.

     Внутрифирменная система информации выполняет следующие  функции:

• определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
• централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение -магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

     • обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации. 

2 ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

     Материально-техническая  база информационной деятельности. Развитие материально-технической базы информационной деятельности можно разбить на несколько  этапов. Первый этап, охватывающий период 50—60-х годов, характеризуется созданием  и использованием крупногабаритных ЭВМ; появлением и быстрым развитием  техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи (сети передачи данных), в том числе с помощью средств космической техники; формированием целевых информационных банков; созданием и распространением терминальных устройств, обеспечивающих наиболее удобную форму представления информации, в том числе и в диалоговом режиме. ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой макроэлектронной форме.

     Второй  этап, охватывающий 70-е годы, характеризуется  созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и  быстрому распостранению миниатюрных  видов вычислительной техники —  мини-, микро-, персональных ЭВМ, что  обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных  формах и разнообразного назначения. Именно на данном этапе, охватывающем 80-е годы и начало 90-х годов, информационные технологии становятся все более  эффективными, все более глубоко  охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.

     Интегрированные компьютерные системы предполагают обязательную организацию в рамках всей производственной системы унифицированного информационного потока, увязывающего путем планирования в единое целое  научные исследования и разработки, производство и другие области хозяйственной  деятельности фирмы.

     Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих  условий: создания самих вычислительных машин; создания для них программного обеспечения; подготовленности среды применения.

     Оснащение электронной техникой позволяет: экономить  управленческие и накладные расходы; значительно повышает эффективность  проектно-конструкторских работ; обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование. Для современных условий характерно использование электронной техники:

1. в конторском деле для замены секретарей-машинисток, делопроизводителей;
2. в бухгалтерском деле для составления письменных финансовых документов, осуществления бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

     Виды  технических средств, используемых во внутрифирменной системе информации. Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

1. ЭВМ крупногабаритные и персональные;
2. микропроцессоры;
3. средства телекоммуникаций;

     4) электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

     5) средства автоматизированной обработки текстовой информации.