Информация и коммуникации в менеджменте

     Значение  символа выявляется через опыт и  варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован  символ. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией  в определенной мере является новой  ситуацией, никто не может быть абсолютно  уверен, что другое лицо припишет то же значение символу, которое придано  отправителем. Семантические барьеры  могут создавать особо сильные  коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной  среде. Семантические барьеры, обусловленные  культурными различиями, могут серьезно затруднять обмен информацией.

     3. Невербальные преграды. Хотя вербальные  символы (слова) - основное средство  для кодирования идей, предназначенных  к передаче, часто используются  невербальные символы - жесты,  улыбки, выражение глаз, поза и  т. д. В невербальной коммуникации  используются любые символы, кроме  слов. Зачастую невербальная передача  происходит одновременно с вербальной  и может усиливать или изменять  смысл слов. Еще одна разновидность  невербальной коммуникации формируется  тем, как мы произносим слова,  то есть интонация, модуляция  голоса, плавность речи, паузы и  т. д. К невербальным преградам  можно отнести также культурные  различия в поведении людей  (например, кивание головой у японцев  означает "нет", а во многих  других странах - согласие).

     Во  многих случаях то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим. Нужно добиваться, чтобы используемые для передачи невербальные символы  соответствовали сообщаемой идее.

     4. Плохая обратная связь. Некоторые  сообщения не требуют обратной  связи, однако для повышения  эффективности обмена информацией  он должен быть   двусторонне  направленным. Обратная связь важна,  поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое  получателем, истолковано в том  смысле, который был изначально. Преградой на пути эффективных  коммуникаций может быть как  плохо налаженная обратная связь,  так и отсутствие ее.

     5. Неумение слушать. Эффективная  коммуникация возможна, когда человек  одинаково точен, отправляя и  принимая сообщения. Необходимо  уметь слушать. Многим кажется,  что слушать - означает лишь  вести себя спокойно и дать  другому человеку говорить, однако  это всего фрагмент процесса  внимательного сосредоточенного  слушания. Важно уметь слышать  конкретные излагаемые вопросы.  Мало воспринимать факты - нужно  прислушиваться к чувствам. Выслушивание  фактов и чувств это выслушивание  сообщения полностью, благодаря  чему расширяются возможности  понять ситуацию.

     Организационные барьеры. В дополнение к межличностным контактам, нужно иметь представление о преградах в организационных коммуникациях.

     1. Искажение сообщений - одна из  преград в организационных коммуникациях.  При движении информации внутри  организации смысл сообщений  может несколько искажаться в  силу некоторых причин:

• несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров;
• сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;
• фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;
• сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую проблему. Кроме того, причиной ухудшения информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от подчиненных.

     2. Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей  информации и необходимостью  поддерживать информационный обмен,  как правило, не в состоянии  эффективно реагировать на всю  информацию. Он вынужден отсеивать  менее важную информацию и  оставлять только ту, которая  кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за  различия в понимании важности  сообщений.

     3. Неудовлетворительная структура  организации. В организации с  многочисленными уровнями управления  растет вероятность информационных  искажений, поскольку каждый последующий  уровень управления может корректировать  и отфильтровывать сообщения.  Могут вызвать проблемы неудовлетворительный  состав и использование комитетов,  рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации  власти и распределения задач.  Несомненно, при обмене информацией  мешают конфликты между различными  людьми, группами или отделами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Развитие  коммуникационных технологий в менеджменте 

     Объемы  информации, циркулирующей в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, новых средств связи (таких, как компьютерные сети, в  том числе Интернет, электронная  и голосовая почта и др.). Соответственно, другими стали и рабочие места  в организациях. Совершенствование  информационных технологий может как  повысить, так и снизить эффективность  делового общения - поэтому менеджеру  для обеспечения нормальной работы следует придерживаться правил эффективной  коммуникации. 

Современные средства коммуникации в менеджменте 

     Бурное  развитие технологий, а точнее сказать - информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа  коммуникации и обмена информации между  членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера  следить за производительностью  групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях - создание компьютерных сетей и средств беспроволочной (беспроводной) связи.

     Современные средства коммуникации, которые могут  использовать организации:

• электронная почта,
• голосовая почта,
• факс,
• телеконференция,
• видеоконференция,
• электронный обмен данными,
• интрасети, или внутренние сети.

 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Информация  является технологической основой  менеджмента. Менеджер использует информацию в своей деятельности, и в то же время она является продуктом  его деятельности в виде управленческих решений и нормативов деятельности.

     Коммуникация  имеет два аспекта: информационный и личностный. Это необходимо учитывать  в ходе обмена информацией, и это  учитывается при выделении элементов  коммуникации.

     Коммуникационный  процесс обеспечивает движение информации в ходе осуществления управленческого  воздействия и за счет обратной связи  превращает его во взаимодействие, что значительно повышает качество управления.

     Коммуникативные навыки подразделяются на вербальные (слушание, речь, чтение, письмо) и невербальные (язык телодвижений и параметры речи).

     Эффективность коммуникационного процесса зависит  от того, учитывает ли менеджер в  коммуникационном процессе имеющиеся  барьеры. Коммуникационные барьеры  делятся на межличностные и организационные.

     Объемы  информации, циркулирующие в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, а это, в свою очередь, повлекло изменение рабочих мест.  

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература

1. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. - СПб.: Союз, 1997.

2. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. - М.: Центр, 1998.

3. Робинс С.П., Коултер М. Менеджмент. - М.: Вильямс, 2002.

4. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2004, 800 6. А.Н.Кошелев, Н.Н.Иванникова- Основы менеджмента.- М.: Издательство «Экзамен», 2007. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Наименование  организации

      ОАО «Строительный трест»

2.Предназначение  (продукты и услуги)

      Предприятие осуществляет производство общестроительных специальных работ, оказывает услуги населению в соответствии с действующим  Уставом предприятия. Предприятие  осуществляет  строительство в  соответствии с утвержденными Государственными лицензиями.

      Программой  подрядных работ на 2009г. по тресту предусмотрено строительство жилья  в объеме 60% от общей суммы программы.

3. Отраслевая принадлежность

      Строительство

4. Организационно-правовая  форма

      ОАО «строительный трест» (открытое акционерное  общество) - это коммерческая организация. Относится к акционерному обществу открытого типа, форма собственности  – акционерная.

5.Этап  жизненного цикла  организации

     Становление, формируется жизненный цикл организации. Цели еще нечеткие, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения.

     В эту стадию входят следующие явления: зарождение идеи, поиск единомышленников, подготовка к реализации идеи, юридическое  оформление организации, набор операционного  персонала и выпуск первой партии продукта. Уже на этом этапе организация  является социосистемой, так как  она состоит из людей, принадлежащих  единой или сходным парадигмам. Каждый член организации обладает собственными культурными представлениями и  системой ценностей.

     Стадия  развития. Этап коллегиальности

     Этап  коллегиальности — период быстрого роста организации, осознание своей миссии и формирование стратегии развития

     Происходит  рост компании: идет активное освоение рынка, рост интеграции особенно интенсивны. Успешность развития организации на этом этапе зависит:

• от того, насколько полно понимают идеи лидера члены организации;
• от того, насколько члены организации обогащают лидера идеями;
• от готовности членов организации реализовывать решения лидера;
• от того, насколько эффективно построена коллективная работа.

     Этот  этап можно условно назвать периодом формирования базиса организационной  культуры. На нем успех и неудачи организации активно перерабатываются на всех уровнях организации: индивидуальном, групповом, организационном. Опыт, накопленный на предыдущей стадии, проходит через активную проработку.

     Стадия  зрелости. Этап формализации деятельности.

     Этап  формализации деятельности — период стабилизации роста (развития). К этой стадии компания приходит с багажом прошлого опыта. Зрелость организации означает, что ей удается сохранять устойчивое положение во внешней среде; показывает, что остальные процессы переработки опыта и встраивания его в существующую систему представлений имеют явное выражение в базисных представлениях организационной культуры и подкреплены мощно влияющими на членов организации артефактами. Эти артефакты обеспечивают широкое распространение парадигм организации среди еe членов и передаются новичкам как история успеха.