Исследование и проектирование систем управления

Существуют  две основные концепции структуры:

1.    Специализированное разделение труда;

2.    Сфера контроля.

В большинстве  современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда  — закрепление данной работы за специалистами, т. е. теми, кто способен вытолнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером.

Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обыпчно группируют вместе в пределах функциональной области (подразделения).

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые  являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми — сверху вниз, до самого первого уровня организации — во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т. е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля

— это важный аспект организационной  структуры. Не существует идеальной  сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и  во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются функцией размера организации. Например, римская католическая церковь — организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире, имеет только четыре уровня. В отличие от нее стандартная армейская рота, насчитывающая сто человек, имеет дюжину воинских званий и столько же уровней управления.

                                   1.3 Классификация структур управления

 

В настоящее время распространены следующие типовые структуры управления:

•    Линейная

•    Линейно-функциональная

•    Матричная

•    Дивизионная

•    Матрично-штабная

Каждая из них имеет свои особенности  достоинства, недостатки и область  лучшего использования.

Линейная структура

Особенности:

•    Простейшая структура;

•    Построена на принципах централизма и единоначалия.

 

 

 

Рисунок.3.

Достоинства:

•    оперативность;

•    функциональность;

•    ответственность.

Недостатки:

•    нет горизонтальных связей;

•    информационная перегрузка;

•    большое время принятия решений.

Применение:

•    численность работающих до 300-500 чел;

•    высокий уровень технологической специализации;

•    стабильность внешней среды.

Линейно-функциональная структура  Особенности:

•    наличие функциональных руководителей (общие функции или специфические по горизонтали).

Достоинства:

•    компетентность функциональных руководителей;

•    снижение дублирования функций;

•    эффективность;

•    стандартизация процессов.

Недостатки:

¦    слабая реакция на изменения рынка;

¦    ограничено предпринимательство и инновации;

¦    большое время принятия решений.

Рисунок .4.

Применение

•    численность до 500-3000 чел.;

•    эффективна при массовом и крупносерийном производстве.

Дивизионная структура Особенности

•    Группировка схожих работ — департамезация (подразделения-дивизионы имеют значительную самостоятельность без образования юридических лиц).

Достоинства:

•    усиление координации;

•    глубокое знание специфики;

•    оперативность;

•    кадровый резерв.

Рисунок .5.

Недостатки:

•    дополнительные уровни управления;

•    рост управленческих затрат;

•    усложнение структуры.

Применение:

•    численность до 500-3000 чел.;

•    эффективна при многопродуктовом производстве, слабо зависящем от нововведений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ИСЛЕДОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ ТУРИСТИЧЕСКОЙ ФИРМЫ «ТРОЙКА»

                           2.1.Первый этап исследования

 

Туристическая фирма «Тройка» была основана на Череповецком туристском рынке 1 октября 1999 года. За это время турфирма приобрела огромный опыт в сфере туризма и заслужила уважение, как среди туристских компаний, так и среди клиентов.

Миссией турфирмы «Тройка» является оказание гражданам качественных туристских услуг, отвечающем основным мировым стандартам. Основные направления деятельности турфирмы:

- бронирование и продажа авиабилетов на все направления;

- бронирование и продажа железнодорожных билетов по России и бесплатная доставка в черте города Череповца;

- продажа билетов на автобусы компаний 'RUTZ', 'INTERCARS', 'EUROLINES' из Омска, Бреста, Калининграда, Москвы в Германию, Бельгию, Испанию, Францию, Италию, Португалию, Англию, Швецию и другие страны;

- отдых за рубежом и в России, горящие, индивидуальные и эксклюзивные туры;

- визы деловые, гостевые, на постоянное место жительства, туристические в Германию, Грецию, Францию, Италию, Испанию, Финляндию и так далее

- антраги на постоянное место жительства в Германию, оказание помощи при иммиграции в Германию;

- международное медицинское страхование;

- переводы документов с немецкого, английского, французского, казахского и украинского языков;

- обучение за рубежом.

Настоящее положение фирмы можно  назвать стабильным, так как уже  есть свои постоянные клиенты, имеется  масса наработок в области туризма.

Организационно-правовая структура  туристской фирмы - общество с ограниченной ответственностью.

Организационная структура турфирмы «Тройка» имеет линейную структуру  управления.

Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения проблем, требующих узкий, специальных знаний. Линейная организационная структура управления имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества линейного управления: единство и четкость распоряжений; согласованность действий исполнителей; простота управления; четко выраженная ответственность; оперативность в  принятии решений.

Недостатки линейного управления: высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное руководство по всем функциям управления; отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений; перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами; концентрация власти в управляющей верхушке. Организационная структура турфирмы «Нойе Вельт» включает в себя следующий персонал:

Директор – 1 чел.

Заместитель директора – 1 чел.

Менеджер – 4 чел.

Кассир авиа – 2 чел.

Кассир ж/д – 2 чел.

Менеджер-переводчик - 2 чел.

Бухгалтер – 1 чел.

Водитель-курьер – 1 чел.

Всего численность ТФ «Тройка» составляет 15 человек.

 

 

Рис. 6 Организационная структура турфирмы «Тройка»

 

Директор традиционно занимается вопросами управления и контроля организации, распределением денежных средств, размещения рекламы, заключением договоров, поиском корпоративных клиентов и новых партнеров, координирует деятельность своих подчиненных, занимается кадровой политикой и так далее.

Ежедневная работа менеджера также  включает в себя поиск и обслуживание клиентов, неотъемлемой частью чего является работа с различного рода заявками, формами, письмами и так далее  по бронированию туров, расселению и  питанию туристов, а также вопросы, связанные с документами для оформления паспортов, виз, страховок и так далее. Кроме этого, менеджер осуществляет деятельность по поиску новых перспективных направлений и новых деловых партнеров, предлагающих более выгодные условия сотрудничества.

В обязанности бухгалтера традиционно входит своевременное выставление, получение и оплата счетов, составление и сдача различного рода отчетов (ИМНС, ФСС, ПФР и другие), работа по составлению калькуляций на программы, формируемые агентством и другие финансовые вопросы. Дополнительно бухгалтер занимается кадровыми вопросами.

Переводчики занимаются переводим  текущей документации, документов граждан, сопровождают туры.

 

  Рис.7. Структура организационной процедуры

 

 

При заключении договора "купли-продажи" или агентского идут документы:

1. договор купли-продажи (соответственно  с туристом заключается договор  поручения или если агентский  - договор о реализации). В нем  обязательно упоминается название  и ОГРН или лицензия фирмы,  данные туроператора, данные туриста,  неустойка операторская.

2. Заявка на бронирование от  клиента. Составляется со слов  клиента и клиентом подписывается.  Встречала договора с клиентом, где вписывается номер этой  заявки и дата.

3.Турпутевка 

4. Чек или товарно-кассовый ордер

5. Сопроводительный лист произвольной формы, с указанием данных вылета, аэропорта, проживания, питания, время тура и пр.

6. Заявка о бронирование с  данными туристов и подтверждение  о бронировании от туроператора (внутренние бумаги, остаются у  вас для отчетности).

7. Отчет турагента.

                             2.2 Второй этап исследования

 

Процесс управления предусматривает  согласованные действия, которые  обеспечивают осуществление общей  цели или набора целей, стоящих перед  организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управление. Поэтому в любой организации выделяется управляемая и управляемые части. Схема взаимодействия между ними показана на рисунке.

 

Часть деловой организации, реализующая  функции управления, состоит из многих взаимодействующих звеньев и представляет собой управляющую систему, обеспечивающую в рамках организации выполнение ряда специфических функций. На сегодня одним из основных принципов построения любых систем является иерархия. В современной теории организации понятие «иерархия» применяется, в основном, для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управление организацией: иерархией властных полномочий, иерархией функций и функциональных обязанностей - соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.

Процесс принятия решений рассмотрим на примере процесса продаж.

Процесс продажи турпродукта клиенту  включает:

– прием клиента в офисе и  установление с ним контакта;

– определение потребностей и мотивирующих факторов клиента в выборе определенного типа отдыха;

– подбор и предложение туров;

– оформление правоотношений и расчет с клиентом;

– информирование покупателя о  специфике выбранной страны.

 

 

 

 

                              2.3 Третий этап исследования

Необходимо графически изобразить и дать характеристику одной из структур системы: или сетевой, или иерархической, или структуры с произвольными связями.

 

 

 

Это структура с произвольными  связями. Работники связаны служебными связями.

 

 

 

 

 

 

                                          ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследование – необходимый  элемент любой деятельности, но в  зависимости от вида деятельности реализуется  в той или иной мере.

Развитие и совершенствование  предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Управление, главным содержанием  которого является принятие решений, трудно представить без исследовательской  деятельности. По мере развития управления роль и доля исследований возрастает. Исследование помогает глубже понять ситуацию, определить проблему и, следовательно, найти наиболее эффективное ее решение. Для современного управления исследование – важная характеристика профессионализма. Современный менеджер должен приобретать  и осваивать навыки исследовательской  деятельности. И от выбора методов  исследования будет завесить достоверность  полученных результатов.

В процессе написания  контрольной работы были изучены теоретические  аспекты исследования систем управления, в том числе были рассмотрены  такие вопросы, как система управления, методы исследования и проектирования целей и функций управления, организация проведения исследования с использованием данных методов.

Любая система управления - это  прежде всего система, имеющая иерархическое строение и определенные цели

Деятельность любой системы  управления направлена на достижение поставленных целей.

При построении организации необходимо различать глобальную цель и цели функционирования.

Важное значение при проектировании системы управления приобретает определение состава качественных и количественных целей.

Для реализации поставленных целей  необходимо осуществлять функции управления.

Формирование состава функций  управления должно вестись на уровне управленческих решений с учетом специфики работы подразделений.