Элементы организаций и процессов управления

Тема 3. Функции управления.

9. Структура управления организации.

«Структура управления организацией», или «организационная структура управления» (ОСУ) — одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями и функциями организации, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.                                          Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в нем процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда следует, что руководители организаций уделяют особое внимание принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.                            Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется так же, как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.                                          Бернс определил два вида структур организации: механистические и органические. Он считал, что в разных случаях подходящими будут различные структуры. В органических структурах инструкций значительно меньше. Предполагается, что люди, принимая во внимание относящуюся к делу информацию и советы, решают вместе, как наилучшим образом достичь целей компании. Органические структуры поддерживают любые связи и взаимодействие, по вертикали или по горизонтали, которые содействуют выполнению работы.                                                                                                                              Компромисс между механистической и органической структурами позволяет найти в его рамках место разным структурам, первая из которых пригодна при стабильных условиях, а вторая — при управлении инновациями и в условиях неопределенности.                                                                                                                Согласно Бернсу организацию нужно рассматривать как совокупность таких социальных систем, как формальная система руководства, структура карьеры и политическая система.                                                                                                                              При выборе менеджером для организации неподходящей структуры могут возникнуть структурные проблемы, которые приведут к снижению производственных характеристик и станут источником стрессов для сотрудников организации. Обычно вопрос не в том, «все или ничего», «эта структура или другая», значительно чаще отдельные элементы структуры не в состоянии нести той доли эффективности, которая от них ожидается.
Эти утверждения представляют основные положения так называемой «ситуационной теории организационной структуры». Достаточно широко принятые сейчас, эти идеи противоположны многим положениям ранее сделанных разработок относительно организации, целью которых было установление универсальных принципов правильного управления, применимых при любых обстоятельствах.                                                                                                                               Ситуационная теория направлена на изучение основных особенностей ситуации, в которой находится организация особенностей самой организации и ее окружения, которые будут определять тип структуры, более или менее подходящей для этой организации.                                                                                                                              В целом выбор наиболее подходящей структуры определяется рядом взаимосвязанных факторов, таких как: размер организации, тип рынка сбыта, технологии, на которых основана деятельность организации. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:                                                                                                                                                          — линейные (административное подчинение);                                                                                    — функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчи-нения);                                                                                                                              — межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).

              Линейная ОСУ образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы.                            Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий руководство подчиненными ему работниками, сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Сам руководитель находится в непосредственном подчинении руководителя высшего уровня.                                                                                                                                                                        В линейной структуре разделение системы управления на составляющие части осуществляется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, широтах номенклатуры продукции и т.д. При таком построении в наибольшей степени соблюдается принцип единоначалия: одно лицо сосредоточивает в своих руках управление всей совокупностью операций; подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет право отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.                                                                                                  Линейная ОСУ используется мелкими и средними организациями, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей.                                                                                                                              Позитив линейной структуры управления:                                                                                    • единство и четкость распорядительства;                                                                                    • согласованность действий исполнителей;                                                                                    • четкая система взаимных связей между руководителем и подчиненными;                                                                                                                                                                        • быстрота реакции в ответ на прямые указания;                                                                      • получение исполнителем связанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;                                                                                                                              • личная ответственность руководителя за конечные результатах деятельности своего подразделения.                                                                      Функциональная ОСУ предполагает, что каждый орган управления специализирован на выполнении отдельных функций на всех уровнях управления.                                                                                                                                             Выполнение указаний каждого функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственных подразделений. Решения по общим вопросам принимаются коллегиально.                                                                      Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность, так как вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций, появляется штаб высококвалифицированных специалистов.                                                                                    Структура нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Она используется в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства, а также при хозяйственном механизме затратного типа, когда производство наименее восприимчиво к НТП.                                                                      Основные преимущества структуры:                                                                                                  • высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;                                                                                                                                                          • освобождение линейных менеджеров от решения многих специальных вопросов и расширение их возможностей по оперативному управлению производством;                                                                                                                                                                        • создание основы для использования в работе консультаций опытных специалистов, уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.                            Существуют определенные недостатки:                                                                                                  • трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;                                                                                                                              • длительная процедура принятия решений;                                                                                    • отсутствие взаимопонимания и единства действий между функциональными службами;                                                                                                                              • снижение ответственности исполнителей за работу в результате того, что каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей;                            • дублирование и несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками, поскольку каждый функциональный руководитель и специализированное подразделение ставят свои вопросы на первое место.                            Линейно-функциональная ОСУ обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответст-вуюших решений, программ, планов. Руководители функциональ-ных подразделений (по маркетингу, финансам, НИОКР, персоналу) осуществляют влияние на производственные подразделения формально. Как правило, они не имеют права самостоятельно отдавать им распоряжения, роль функциональных служб зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления организацией в целом. Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства; подготавливают варианты решения вопросов, связанных с руководством процессов производства.

Тема 4. Групповая динамика и руководство.

5. Форма власти и влияние.

Для того чтобы руководить, необходимо влиять, а чтобы влиять, необходимо иметь основу власти. Для того чтобы обладать властью, человек должны иметь возможность держать под своим контролем что-либо, имеющее значение для исполнителя, то, что создаст зависимость одного человека от другого и заставит его или ее действовать так, как желаете этот другой человек. Основные потребности: физиологические потребности, потребность в защищенности, социальные потребности, потребности в уважении и самовыражении. Что же такое власть?                                                                                                  Власть - это способность и возможность оказывать определяющее воздействие на деятельность, поведение людей с помощью каких-либо средств - воли, авторитета, права, насилия, полит. господство, система гос. органов.               Власть может принимать разнообразные формы. Согласно их классификации, имеется пять основных форм власти:                                                                      1. Власть, основанная на принуждении. Исполнитель верит, что влияю-щий имеет возможность наказывать, таким образом, который помешает удовле-творению какой-то насущной потребности, или вообще может сделать какие-то другие неприятности.                                                                                                                                                          2. Власть, основанная на вознаграждении. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность удовлетворить насущную потребность или дос-тавить удовольствие.                                                                                                                                                          3. Экспертная власть. Исполнитель верит, что влияющий обладает специаль-ными знаниями, которые позволят удовлетворить потребность.                            4. Эталонная власть (власть примера). Характеристики или свойства влияюще-го настолько привлекательны для исполнителя, что он хочет быть таким же, как влияющий.                                                                                                                                            5. Законная власть. Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания и что его или ее долг  подчиняться им.                                           Власть посредством принуждения, влияние через страх  так пред-ставляют себе власть люди, критикующие ее. Страх, как правило, создает образы насилия: заряженный пистолет, угроза пытки, поднесенный к лицу кулак. Но если бы физическая боль была единственным механизмом страха и принуждения, власть, основанная на принуждении, на-всегда исчезла бы из организаций, после того как эмансипация отменила кнут Сай-мона Легри. Жестокость часто служит посредником страха, но никогда не является целью.              Исследования показывают, что обращение к страху может стать эффективным методом влияния, если предлагаются конкретные меры. Такое обращение к страху можно встретить в телевизионных коммерческих рекламах, которые показывают, как люди возносятся на небеса и там им говорят, что им следовало бы застраховать свою жизнь, чтобы обеспечить материально своих близких.                                                                                                                                                                        Власть, основанная на вознаграждении. Обещание вознаграждения один из самых старых и часто самых эффективных способов влияния на других людей. Власть, основанная на вознаграждении, оказывает влияние через положительное подкреп-ление подчиненного с целью добиться от него желаемого поведе-ния. Исполнитель не сопротивляется этому влиянию, потому что он или она в обмен на выполнение того, что хочет руководитель, ждут получения вознаграждения в той или иной форме. В контексте мотивационной теории ожидания исполнитель представляет, что имеется большая вероят-ность получения прямого или косвенного вознаграждения, которое удовлетворит активную потребность, и что он или она способны сделать то, чего желает руко-водитель.                                                                                                                                                                        Чтобы влиять на поведение, вознаграждение должно восприниматься как достаточно ценное. Дру-гими словами, исполнителю должно предоставляться такое вознаграждение, чтобы оно было адекватно согласию на влияние. Эта воображаемая адекватность является главным преимуществом власти, основанной на вознаграждении.                                                                                                  Например, руководитель имеет дело с двумя главными типами вознаграждения: внутренним и внешним. Внутреннее вознаграждение дает сама работа, например, чувство достижения результата, содержательности и значимости выполняемой работы, самоуважения.                                                                                     Внешние вознаграждения - это такой тип вознаграждения, который чаще всего приходит в голову, когда слышишь само слово вознаграждение. Внешнее воз-награждение возникает не от самой работы, а дается организацией. Примеры внешних вознаграждений -- повышение зарплаты, продвижение по службе, сим-волы служебного статуса и престижа (такие, как угловой личный кабинет), похвалы и признание, а также дополнительные выплаты (дополнительный отпуск, служеб-ный автомобиль, оплата определенных расходов и страховки).                                                                                                                              Экспертная власть. Влияние через разумную веру осуществляется следующим образом. Исполнитель представляет, что влияющий обладает особым экспертным знанием в отношении данного проекта или проблем. Исполнитель принимает на веру ценность знаний руководителя. В этом случае влияние считается разумным потому, что решение исполнителя под-чиниться является сознательным и логичным.                                                                                                  Личность может использовать экспертную власть в организации, когда он или она имеют информацию или идеи, которые, по представлению других, помогут организации или подразделению достигнуть цели или принять более приемлемое решение. Другие часто считают, что им нужны экспертные знания для достижения своих личных целей. Исследования показали, что, если группе людей скажут, что один из них является экспертом в определенной области, группа, скорее всего, будет следовать рекомендациям этого человека. Это верно даже тогда, когда у данного лица отсутствует приписываемая ему компетенция. Возрастающая сложность технологии ускорила использование разумной веры как механизма влияния в современных организациях. Сегодня руководители не способны понять многие детали всех операций, имеющих первостепенное значение для дела, которым они занимаются.                                                                                                   Разумная вера объясняет, почему специалисты могут оказывать действенное влияние в организации, даже если они не обладают формальными линейными полномочиями. Если когда-то специалист оказался прав, линейный руководитель потом, как правило, будет прислушиваться к его мнению, не возражая ему. Он так-же будет употреблять власть, которую дают ему линейные полномочия, чтобы передать решения специалистов остальным членам организации. Поступая таким образом, линейный руководитель хочет удовлетворить его или ее собственные потребности. Принимая на веру (разумную) мнение специалистов, линейный руководитель, таким образом, высвобождает время, которое в противном случае ему по-требовалось бы для тщательной проверки каждой рекомендации специалистов.                             Линейный руководитель может использовать это время для другой деятельности и, возможно, также получить удовлетворение более высоких потребностей благодаря вознаграждению за выполнение более сложных задач. Полный отказ принять совет экспертов на веру может означать, что линейный руководитель больше заботится о защищенности, чем об удовлетворении более высоких потребностей.                                                                                                                                            Эталонная власть. Власть примера. Влияние с помощью харизмы.                            Харизма - это власть, построенная не на логике, не на давней традиции, а на силе личных качеств или способностей лидера. Власть примера, или харизматическое влияние, определяется ото-ждествлением исполнителя с лидером или влечением к нему, а так-же потребностью исполнителя в принадлежности и уважении. В противополож-ность безличному "должностному" влиянию традиции харизматическое влия-ние целиком личное. Даже, невзирая на то, что исполнитель и лидер никогда не встречались, в представлении исполнителя его отношения с лидером строятся поч-ти на равных. Исполнитель может вообразить, что у него или у нее много общего с лидером. На уровне подсознания исполнитель также ждет, что подчинение, воз-можно, сделает его похожим на лидера или, по крайней мере, вызовет к нему ува-жение. Вот некоторые характеристики харизматических личностей:                   - обмен энергией. Создается впечатление, что эти личности излучают энергию и заряжают ею окружающих их людей;                                                                                             - внушительная внешность. Харизматический лидер не обязательно красив, но при-влекателен, обладает хорошей осанкой и прекрасно держится;                                  -     независимость характера. В своем стремлении к благополучию и уважению (в их понимании) эти люди не полагаются на других;                                                         - хорошие риторические способности. У них есть умение говорить и способность к межличностному общению;                                                                                    - восприятие восхищения своей личностью. Они чувствуют себя комфортно, когда другие выражают им восхищение, нисколько не впадая в надменность или себялюбие;                                                                                                                                                       - достойная и уверенная манера держаться. Они выглядят собранными и владеющими ситуацией.

Люди чаще испытывают влияние тех, кто обладает восхищающими их чертами характера и кто является их идеалом, похожими на которого они хотели бы быть. Такие харизматические личности часто участвуют в рекламах, чтобы повлиять на людей и побудить их купить продукт или воспользоваться услугой. Руководитель, слывущий харизматической личностью, также может иметь и использовать власть примера. Руководители часто служат примером поведения для подчиненных. Это может быть подражание стилю поведения и манерам руководителя. Джон П. Коттер отмечает: "Как правило, чем больше руководитель является для кого-то идеа-лом, тем больше он или она проявляют уважение к этому руководителю.                                                                                                                Законная власть. Влияние через традиции. Если оглянуться на историю, традиция окажется самым распространенным инструментом влияния. Руководитель пользуется традицией, чтобы удовлетворить потребность исполнителя в защищенности и принадлежности. Однако этот метод станет действенным только при условии, что исполнитель уже усвоил ценности, которые дадут ему возможность поверить, что руководитель способен удовлетворить эти потребности. Поэтому влияние с помощью традиции возможно лишь тогда, когда нормы культуры, внешние по от-ношению к организации, поддерживают точку зрения, что подчинение начальству является желаемым поведением.                                                                                                                                                          Традиция особенно важна для формальных организаций. Возможность поощрять и наказывать укрепляет полномочия руководителя отдавать приказы. Традиция также продолжает оставаться распространенной и официальной формой влияния руководителя, потому что в противоположность страху она предлагает позитивное вознаграждение - удовлетворение потребности. Когда человек признает влияние, основанное на традиции, он или она получают взамен ощущение принадлежности к социальной группе. Это чувство принадлежности и осознание себя как личности могут удовлетворить социальную потребность и создать фактическую защищен-ность, что также удовлетворяет соответствующую потребность.                                                                                                  Интересное, тонкое воздействие традиции на некоторых людей заключается в том, что она может исключить или значительно упростить принятие решений. В системе, где традиции очень сильны, вопросы "что такое хорошо и что такое пло-хо" определены предельно точно. Исполнитель может переложить ответствен-ность за неприятные действия и решения со своих плеч на плечи руководителя этой системы. Вместо того чтобы защищать свою позицию в вопросе, почему что-то нужно делать именно так, а не иначе, человек может отделаться таким отве-том - "по традиции".                                          Традиция - привлекательный инструмент, как для организации, так и для руко-водителя. Она обладает огромным преимуществом - безличностью. Исполнитель реагирует не на человека, а на должность. Это обстоятельство повышает стабиль-ность, так как организация не зависит от жизни или способностей какой-то одной личности. Предоставление самых больших вознаграждений в первую очередь тем, кто лучше всего подчиняется системе, а не по-настоящему компетентным ее членам подкрепляет способность организации использовать традицию с целью добиться покорности своих членов. Другим свойством является быстрота и предсказуемость влияния с помощью традиции.

Тема 5. Обеспечение эффективности деятельности организации.

1.      Формирование трудовых ресурсов

Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, что управление трудовыми ресурсами является одним из важнейших аспектов теории и практики управления.                                                                                                                                            Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в крупных организациях обычно возложена на профессионально подготовленных работников отделов кадров, обычно в составе штабных служб. Для того чтобы такие специалисты могли активно содействовать реализации целей ораганизации, им нужны не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомленностьность о нуждах руководителей низшего звена. Вместе с тем, если руководители низшего звена не понимают специфики управления трудовыми ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кадровиков. Поэтому важно, чтобы все руководители знали и понимали способы и методы управления людьми.                                                        Управление трудовыми ресурсами включает в себя следующие этапы:                            1. Планирование ресурсов: разработка плана удовлетворения будущих потребностей в людских ресурсах.                                                                                                                2. Набор персонала: создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям.                                                                                                                                                          3. Отбор: оценка кандидатов на рабочие места и отбор лучших из резерва, созданного в ходе набора.                                                                                                  4. Определение заработной платы и льгот: разработка структуры заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения служащих.              5. Профориентация и адаптация: введение нанятых работников в организацию и ее подразделения, развитие у работников понимания того, что ожидает от него организация и какой труд в ней получает заслуженную оценку.              6. Обучение: разработка программ для обучения трудовым навыкам, требующимся для эффективного выполнения работы.                                           7. Оценка трудовой деятельности: разработка методик оценки трудовой деятельности и доведения ее до работника.                                                                      8. Повышение, понижение, перевод, увольнение: разработка методов перемещения работников на должности с большей или с меньшей ответственностью, развития их профессионалького опыта путем перемещения на другие должности или участки работы, а также процедур прекращения договора найма.                                                                                                                                            9. Подготовка руководящих кадров, управление продвижением по службе: разработка программ, направленных на развитие способностей и повышение эффективности труда руководящих кадров.