Коммуникации в деятельности организации

         Доля комплектующих изделий для автомобильной промышленности составляет значительную часть объема выпускаемой продукции и пользуется большим спросом.

          В основе успешной работы предприятия – сохранение квалифицированных кадров, активный поиск новых путей развития, высокое качество продукции и строгое выполнение обязательств по поставкам.

          Цель завода – производить современные изделия высокого качества, полностью удовлетворяющие требованиям потребителя.

     Электромашиностроительный завод ВЭЛКОНТ является известным предприятием в нашем городе. На заводе трудится около 3,5 тыс. человек. Для эффективных коммуникаций и информированности такого количества персонала необходимо применение массовых методов. К ним относятся:

         1) информационный бюллетень – состоит из подборки актуальной тематической информации, выходят как в печатном, так и в электронном виде, периодическое или продолжающееся издание, выпускаемое оперативно, содержащее краткие официальные материалы по вопросам, входящим в круг ведения выпускающей его организации, информирует целевую группу людей;

     2) заводское радио – позволяет всем работникам предприятия быть в курсе последних событий, узнавать предстоящие мероприятия, передавать корпоративные объявления, а также дает возможность поздравить своих коллег с знаменательными датами;

     3) организованные доски объявлений в подразделениях; оформление аллеи почета.

     Сильные стороны методов:

     • Наиболее дешевый способ доведения  конкретной информации до большого количества людей;

     • Оперативность (сообщения по радио, громкоговорителю);

     • Минимальная вероятность того, что  передаваемая информация не будет соответствовать действительности;

     • Необходимое средство поддержки  общения в среде руководства.

     Слабые  стороны:

     • Массовые методы не годятся для достижения понимания, потому что доске объявлений или письму нельзя задать вопрос. Теоретически, вопрос можно задать на массовом собрании; на практике же большинство людей избегают делать это на собрании, где присутствуют более 20 человек.

     • Из того, что передаваемая информация соответствует действительности, не следует, что она будет воспринята правильно.

     • Наиболее важные для понимания вопросы  — те, которые отражаются на отдельном  человеке или рабочей группе. Для  этого необходимы дополнительные объяснения для каждой группы, а массовые методы затрагивают только общие аспекты.

     4) все компьютеры  объединены в  едином информационном пространстве домена (корневого сектора) – локальной заводской сети, в инструментально вычислительном цеху (ИВЦ).

     Доменная почтовая система на заводе  предназначена для безопасного обмена и передачи информации (документов, различных файлов) по заводской компьютерной сети.

     80% информационных ресурсов предприятий  сосредоточено в документах. По  статистике:

     - до 15% бумажных документов безвозвратно теряется;

     - до 30% рабочего времени тратится  на поиски;

     - до 90% времени согласования документов  приходится на "пролеживание"

     Из  чего можно сделать выводы:

     1) "Бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием;

     2) Необходимо целостная технология  электронного (автоматизированного  производства)

     С целью решения вышеуказанной  проблемы на предприятии разрабатывается программа по внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

     Что дает безбумажное делопроизводство?

     - Единую базу документов

     - Значительное ускорение поиска  и доставки документов

     - Возможность реализации параллельной  и последовательной обработки  документа

     - Значительное усиление контроля  исполнения документов и поручений

     - Снижение трудозатрат и ошибок, связанных с ручной обработкой организационно-распорядительной документации:

     - Контроль операций с документом, разграничение доступа

     - Экономия средств на бумагу

     - Предотвращение потерь документов

     - Повышение эффективности деловых процессов

     Сотрудники  организации, принимающие участие  в документообороте, подразделяются на группы, на основе их должностных  обязанностей. 

     2.2 Рекомендации по совершенствованию коммуникаций 

     Главная тема на сегодняшний день для предприятия – это создание единого коммуникационного пространства. Если понаблюдать за взаимодействием людей в реальном пространстве и времени, то можно увидеть, что не более 10% их взаимодействия и коммуникации касаются содержания, а 90% связаны с эмоциональной поддержкой, отвлечением от содержания, которые ведут к отдыху. С одной стоны, нельзя, чтобы человек постоянно находился в этом содержательном поле. С другой стороны, без постоянного нахождения в нем совершенно невозможно удерживать единый управленческий контекст. Если еще принять во внимание, что ситуация усугубляется постоянными вводными, перманентными изменениями, которые возникают, как во внешней, так и во внутренней среде организации.

     Внешняя среда, в которой действует организация, находится в постоянном движении - изменяются техника и технология, клиенты, конкуренты. Изменяются сами люди - настоящие и потенциальные работники организации.

     Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

     Для эффективных коммуникаций на предприятии  в современных условиях можно  предложить несколько рекомендаций:

     1. Одной из главных проблем внедрения  информационных технологий является  замена "живого" общения виртуальным. Для ее решения можно предложить проведение периодических тренингов в каждом подразделении организации с участием непосредственных руководителей. Реальные тренинги помогут участникам возникновению идей, которые потом можно привнести в свою работу. Основным преимуществом данной методики является наличие обратной связи между руководителем – подчиненным, отработка на практике проблемных организационных моментов. Кроме того, непосредственные коммуникации способствуют сплочению коллектива, установлению более прочных связей между сотрудниками, доверительных отношений.

     2. Для преодоления сопротивления  персонала нововведениям можно  использовать следующие способы:

     • разъяснение необходимости и  неизбежности перемен всем сотрудникам  организации (создания чувства кризисной ситуации – «дальше так жить нельзя»);

     • объяснение выгод и преимуществ, которые новые методы принесут каждому  сотруднику и организации в целом;

     • пробное внедрение новых методов  в одном из подразделений организации  с целью их отработки и оценки влияния на сотрудников организации;

     • целенаправленная кампания по изменению  культуры организации, включающая выступления  руководителей, публикации во внутриорганизационных  изданиях, массовые мероприятия и  т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Итак, изучив данную тему «Коммуникации в  деятельности организации»  из данной работы можно сделать следующие выводы:

     - значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает, время, и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.

     - знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает руководителю приблизиться к решению основной задачи - получению прибыли.

     На  электромашиностроительном  заводе «Вэлконт» коммуникации осуществляются достаточно эффективно, благодаря разработке и внедрению в производство новейших информационных технологий (системы электронного документооборота). Однако у данной системы кроме очевидных преимуществ есть и недостатки:

1. сопротивление персонала нововведениям;
2. дополнительные затраты предприятия, связанные с закупкой необходимых программ, оборудования и обучением персонала;
3. приостановка внедрения СЭД в связи с недостатком финансирования предприятием на фоне мирового кризиса.

     В представленной работе предложены рекомендации с целью повышения эффективности коммуникационных процессов на предприятии. 

 

      Список литературы 

1. Адаир, Д. Искусство управлять людьми и самим собой: учеб. пособ. / Д. Адаир. – М.: «Эксмо», 2006.

2. Базаров, Т. Ю. Управление персоналом: учеб. пособ. для студ. сред. проф. учеб. заведений / Т. Ю. Базаров. – 2-е изд., стер. - М.: Академия, 2003.

3. Базаров,  Т.Ю., Еремин, Б.Л. Управление персоналом: учебник для вузов / под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ, 2002.

4. Грабауров, В. А. Информационные технологии для менеджеров: учеб. пособ. / В.А. Грабауров. – М.: Финансы и статистика, 2001.

5. Кравченко, А. И. История менеджмента: учеб. пособ. для студентов вузов / А.И. Кравченко. – М.: Академический Проект, 2000.

6. Литвинюк, А.А. Менеджмент: учеб. пособ./ А.А. Литвинюк. – М.: НИБ, 2003.

7. Мильнер, Б. З. Теория организации: учебник. / Б.З. Мильнер. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2000.

8. Соколов, А. В. Общая теория социальной коммуникации: учеб пособ. / А.В. Соколов. – СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2002.

9. Спивак, В. А. Организационное поведение и управление персоналом: учебник / В.А. Спивак. – СПб: Питер, 2000.

10. Скопылатов, И.А., Ефремов, О.Ю., Машаров, И.М. Управление и диагностика персонала: учебник / под ред. В.В. Лаптева. – СПб.; СПбИВЭСЭП: «Знание», 2002.

11. Пугачев, В.П. Руководство персоналом организации: учебник /  под ред. А.Г. Гридчина. – М.: Аспект Пресс,2000.

12. Кибанов, А.Я. Управление персоналом: учебник / под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2000.