СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

      Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

        Коммуникация - это средство, с помощью  которого в единое целое объединяется  организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

      Коммуникация  стала темой исследований сравнительно недавно не потому, что древние  народы были в неведении о ее важной роли, а потому что все «знали»  о ее необходимости и принимали  участие в распространении информации. Коммуникация рассматривается  как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

      Хотя  коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом.

      Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может  прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера.

      Эффективно  работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

      Актуальность  данной темы заключается в том, что каждый день мы сталкиваемся с информационными потоками и коммуникационными процессами, но лишь не многие делают это согласованно. И не все руководители умеют использовать наиболее приемлемые методы общения.

 

ГЛАВА 1. РОЛЬ КОММУНИКАЦИЙ В  УПРАВЛЕНИИ

1.1 Теория коммуникации в аспекте современности

1.1.1 Понятие коммуникации

 

     Коммуникация – процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

     Цели  коммуникаций:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

     В зависимости от способа обмена информацией различают:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.
• Межличностные коммуникации делятся на:
• формальные или официальные;
• неформальные.

     Формальные  коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации осуществляются по формальным каналам.

     Неформальные  коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

     Сети  неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту информацию которую они  не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

     Система неформальных коммуникаций способна рождать слухи, которые могут отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций.

     Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения производственных рабочих;
• новые меры по наказаниям за опоздание;
• изменения в структуре организации;
• грядущие перемещения и повышения;
• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
• кто кому назначает свидание после работы.

     Существуют  две точки зрения, каким образом  свести к минимуму эти слухи:

• распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации;
• поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной информационной связи.

     Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

• вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
• горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.
• вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:
• восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность.
• нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

     Межличностные коммуникации делят также на:

• вербальные (словесные);
• невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса и т.д.

     вербальные  и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают  друг друга. Как правило, интерпретация  адресатом (получателем) послания строится не только на словах, но и на таких  элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

1.1.2 Структура и характеристика процесса коммуникаций

     В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента6

• отправитель – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
• сообщение; 
  канал или средство передачи информации;
• получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

     Процесс обмена информацией включает взаимосвязанные  этапы:

• зарождение идеи или отбор информации;
• выбор канала передачи информации;
• передача сообщения;
• интерпретация сообщения.

Рисунок 1 – Структура процесса коммуникации 

     При организации коммуникационных сетей  на предприятии необходимо учитывать  специфику различных типов и  каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

     Ниже  представлена таблица характеристик  коммуникативных процессов:

 

     Формирование  коммуникационных сетей и процессов, а также выбор средств и  каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

1.1.3 Коммуникационные барьеры и их преодоление.

 

     Коммуникация  считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно  тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т.е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

     Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами.

     Различают коммуникационные барьеры макро- и микро- уровня.

     Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

     Микробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах.

       

     Десять  заповедей успешной коммуникации.

1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.
2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.
3. Проанализируйте все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.
4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.
5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.
6. Воспользуйтесь возможностями, когда они предоставляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя или адресата.
7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.
8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.
9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.
10. Учитесь умению слушать другого.