Кроме этих преград существуют преграды так  называемых «организационных коммуникаций»:

     Искажение сообщений.

     Когда информация движется внутри организации  вверх и вниз, смысл сообщений  несколько искажается. Сообщения  могут искажаться непреднамеренно  в силу затруднений в межличностных  коммуникациях. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

     Информационные  перегрузки.

     Руководитель, поглощенный переработкой поступающей  информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в  состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.

     Неудовлетворительная  структура организации.

     Если  структура организации продумана  плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

     Способы совершенствования  коммуникационного  процесса в организации.

     Способы совершенствования основаны на принципах:

     Принцип ясности.

     Хотя  о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы  она обладала какой-то ценностью, она  должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

     Принцип целостности.

     Управленческие  сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

     Принцип стратегического  использования информационной организации

     Характер  этого ключевого принципа заключается  в следующем: наиболее эффективной  коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию  в дополнение к коммуникации формальной организации.

     Данный  принцип можно рассмотреть улучшения коммуникационного процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

     В межличностных коммуникациях - совершенствование общения:

     Умение  слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

     Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

     Язык  жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

     Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

     Установление  обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи:

     задавать  вопрос;

     оценка языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание;

     контроль первых результатов работы- соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

     В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы:

     Регулирование информационных потоков.

     Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

     Управленческие  действия.

     Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи  с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

     Системы обратной связи:

     - перемещение людей из одной  части организации в другую  с целью обсуждения определенных вопросов.

     -опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

     - создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям..

     Современная информационная технология.

     Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Коммуникативная сеть руководителя

 

     3 Характеристика организации

     3.1 Организационно-правовая  форма организации

 

     Предприятие Общество с Ограниченной Ответственностью ООО «Красный Ключ», расположенного в Нуримановском районе РБ, занимается производством бутилированной воды. Выпускает воду объемом 0,5; 1,5; 5 и 18,9 литра, а также серию из десяти наименований ароматизированных напитков: «Лимонад», «Тархун», «Дюшес», «Крем-сода», «Аромат малины», «Аромат груши», «Аромат абрикоса», «Аромат апельсина», «Аромат клюквы», «Аромат лимона-лайма», производит хлебный квас, который объединяет старинные традиции и современные технологии. С каждым годом объемы продаж росли примерно на 20-30%. И на сегодняшний день продукция «Красного Ключа» занимает порядка 44% на рынке всех вод, которые продаются в Башкортостане. К примеру, в июне этого года на рынок республики было поставлено порядка пяти миллионов литров воды. То есть на каждого жителя республики приходится по литру воды, а на каждого уфимца – по пять литров. В компании работает 30% трудоспособного населения села Красный Ключ. Устойчивый спрос на воду «Красный Ключ» подтверждает то, что ее по достоинству оценили потребители. Первая ее партия появилась на рынке республики в апреле 2002 года, за это время она успела завоевать признание потребителей не только в Башкортостане, но и за его пределами. Вода была отмечена наградами престижных российских и республиканских выставок. В частности была удостина золотой медали на международной выставке «Экология чистых продуктов питания и напитков» и серебряными медалями на выставке «Мир чистой Воды 2003», «Золотая осень-2008». Продукция имеет семь наград, в том числе знака «Лучший товар Башкортостана–2009» Благодаря своему высокому качеству вода стала популярной в Уфе и в целом по республике. Кризис, безусловно, не обошел стороной ООО «Красный Ключ». Но, несмотря на то, что серьезно возросла стоимость расходных материалов, руководство предприятия пошло на снижение прибыли и сохранило цены на готовую продукцию.

 

     3.2 Миссия организации  и цели

 

     Миссией  предприятия ООО «Красный Ключ»  всегда была, есть и будет – производство доступной, качественной и живой воды.

     Целью первого уровня, как у всех коммерческих организаций является – получение прибыли, а также существует цель второго уровня – обеспечение рабочими местами жителей поселка «Красный Ключ»

 

     3.3 Организация в виде системы

 

     Система состоит из взаимосвязанных элементов  – подсистем. Каждая из которых несет  определенные цели:

     - коммерческий директор и отдел продаж осуществляет реализацию продукции;

     - юрист - референт – это юридическое сопровождение документов, договоров с покупателями и поставщиками, решает спорные юридические вопросы и выполняет работу секретаря;

     - главный бухгалтер и бухгалтерия – осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия, наличие бухгалтерских документов;

     - отдел кадров - оформляет прием,  перевод и увольнение работников, ведет учет и выдачу служебных удостоверений, формирует и ведет личные дела работников, заполняет, хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, производит записи в трудовых книжках;

     - технический директор – решает технические производственные вопросы основного и вспомогательного производства;

     - главный механик решает транспортные  вопросы всего предприятия;

     - начальник охраны осуществляет  охрану территории;

     - главный инженер – руководит процессом производства, осуществляет контроль ОТК, осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор;

     - заведующий складами - руководит  работой склада по приему, хранению  и отпуску товарно-материальных  ценностей, материалов, инвентаря  и т.п.

     3.4 Организационная структура предприятия

     Организационная структура ООО «Красный Ключ» – линейно-функциональная, в которой существуют подразделения, специализированные на выполнении определенных задач. Смотрите Рис. 3.

     Полноту власти имеют линейные руководители.

     Рис. 3 Линейно – функциональная организационная структура

     3.5 Факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия

 

     Внешняя среда (ее факторы) создают для ООО  «Красный Ключ» как благоприятные  условия эффективной деятельности, так и отрицательные, либо создают  угрозы для ее существования. Что здесь имеется ввиду? Известно, что внешняя среда неоднородна и разнообразна, подразделяется на среду прямого (непосредственное окружение) и косвенного. Конкретизируя факторы внешней среды ООО «Красный Ключ» необходимо отметить потребителей продукции (население). Потребители – основной фактор, создают минимальную угрозу в межсезонный период и в зимний период – максимальную угрозу – перестают покупать воду. При снижение спроса на воду, производство снижает выпуск продукции. Большинство работников вынуждены оформить административный отпуск на определенный срок. На складах скапливается огромное количество продукции. Но в летнее время все происходит с точностью до наоборот: спрос огромный, вода на складах не задерживается (они пустеют), появляется работа в ночное время.

     Другим  важным фактором являются поставщики материалов и сырья (палеток, пробок и др.). Эффективность работы зависит от качества и ритмичности поставщиков, сроков поставок. Отсутствия материалов может привести к простою, поэтому работа поставщиков всегда находится под жестким контролем. Тем более поставщики находятся за пределами РБ, на поставку которых может влиять транспортные условия (аварии на дорогах, в зимнее время – снегопады).

     Огромное  экономическое значение имеет конкуренция, является главной причиной роста эффективности производства, заставляет развивать научно-технический прогресс и совершенствовать технологию. Для этих целей в ООО «Красный Ключ» производство самой конкурентоспособной воды, емкостью 0,5л. и 1,5л. было поставлено на поток. Также в ООО «Красный Ключ» занимаются изучением конкурентов: цен на продукцию, наличие ассортимента, внешнего оформления емкости – для этих целей на фирме собрана коллекция всех конкурентов ООО «Красный Ключ».