Контроль в организации

Содержание  

1.Введение………………………………………………………………………….стр.3

2.Понятие контроля ……………………………………………………………….стр.6

3.Сущность контроля……………………………………………………………...стр.9

4.Виды контроля………………………………………………………………….стр.13

        4.1.  Предварительный контроль…………………………………………...стр.15

       4.2. Текущий контроль ……………………………………………………..стр.19

        4.3.Заключительный контроль……………………………….……………..стр.22

5.  Принципы и методы организации контроля на примере

           Центрального Банка РФ………………………………………………..…стр.23

       5.1. Сроки использования документов……………………....……………...стр.27

       5.2. Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих

             контроль…………….……………………………………………………стр.28

       5.3. Порядок взаимодействия структурных произведений

                при организации исполнения поручений………………………..……стр.30

6.Вывод………………………………………..…………………………………..стр.31

7.Список литературы……………………………………………………………..стр.34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

  Предприятия сегодня сталкиваются на практике с  немаловажной проблемой – научной  необоснованностью делового поведения, а отсюда – и  неэффективностью деятельности в производственно-рыночном, коммерческом и финансовом отношениях. Эффективная деловая деятельность, связанная с необходимостью использования обоснованных управленческих решений в области менеджмента, маркетинга, управления рынком и взаимодействия с  конкурентной средой, требует расширения научных исследований, проектных проработок, а также повышения профессионально-квалификационного уровня кадрового состава предприятия. Все эти мероприятия проводятся с одной целью – получение прибыли на вложенный в предприятие капитал. В этом заключается главная ключевая цель менеджмента. Все остальные цели подчинены ей. Менеджмент – это управление в экономическом подходе. Менеджмент даёт ответ на вопрос: как организовать работу на предприятии, чтобы получить максимальную прибыль?

   Для достижения главной цели в менеджменте  применяются общие управляющие  воздействия – функции, применимые к любой организации. К общим  функциям в системе менеджмента  относятся:

1. организационная функция;
2. функция планирования;
3. функция мотивации;
4. функция контроля.

   Повышение эффективности управления малым  и средним бизнесом может быть достигнуто путём совершенствования  отдельных управленческих функций. Усложнение процесса принятия решений ведёт к необходимости разделения функций и выделения отдельных видов действий в самостоятельные управленческие подсистемы: производство, финансы, маркетинг, персонал, исследования и разработки. Увеличивается число и сложность задач по составлению планов и координации всей работы предприятия. Планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Повышается значение контрольной функции. Без управленческого контроля не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация.

   Контроль  призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым  создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные  показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства, т. е. уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Итак,

   Контроль – это процесс установления отклонений от предусмотренных результатов и действий людей в их деятельности.

   Данный  процесс состоит из установления стандартов, измерения достигнутых  результатов и проведения корректировок в том случае, если результаты отличаются от установленных стандартов.

   Постоянный  контроль в организации необходим  из-за того, что действия людей выполняются в условиях неопределенности.

   Задача  контроля не наказать сотрудника, а понять, почему возникли отклонения в выполняемой работе и скорректировать действия так, чтобы цель была достигнута (устранить недостатки).

   Необходимость контроля возникает потому, что контроль позволяет предупредить кризисные ситуации в организации.

   Контроль – способ поддержать успех!

   Контроль  как основная функция менеджмента  объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением  информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работай по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.

    

       

    

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Понятие контроля 

   Контроль – четвертая функция управления, при этом на практике он служит основой планирования на новый учетный период. Согласно П. Друкеру, контроль и определение направления деятельности – это одно и то же.

   Контроль  – это:

• процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, состоящий из установки показателей, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировки в случае, если имеются отклонения от заданных или запланированных показателей;
• управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации;
• Функция процесса управления, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе.

   Руководитель  начинает осуществлять функцию контроля с того момента, когда он сформировал цели, поставил задачи и сформировал организационную структуру управления. Любая организация должна обладать способностью вовремя фиксировать симптомы появления проблемных ситуаций и реагировать на них до того, как они будут препятствовать достижению целей организации. Без системы контроля успешное функционирование современной организации невозможно.

   Необходимость контроля:

1. Предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Позволяет выявить проблемы, когда они еще находятся в стадии зарождения скорректировать параметры объекта управления до того, как  эти проблемы перерастут в кризис организации в целом.
2. Уменьшает степень неопределенности внешней среды организации. Контроль должен служить эффективным механизмом оценки возможных изменений окружающей среды. Изменения законодательства, социальных ценностей, поведения потребителей и конкурентов, технологий и других факторов внешней среды могут превратить планы, вполне реальные на момент создания, в нечто недостижимое.
3. Поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, определяя причины успехов и неудач, руководители получают возможность адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить продвижение к целям организации.

   Процесс контроля является неотъемлемой частью процесса управления. Сам контроль, в свою очередь, также является процессом, т.е. имеет протяженность во времени и пространстве и может быть разбит на определенные этапы или стадии:

1. Выработка стандартов, норм и критериев оценки. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из стратегии и из многочисленных целей организации. Таким образом, устанавливая стандарты, каждая организация исходит прежде всего из представления о своем предназначении, опираясь на четка сформулированные видение, миссию  и цели развития. Первый этап процесса контроля наглядно показывает, насколько близки, неотделимы друг от друга в общем процессе управления функции контроля и планирования.  

Цели, используемые в качестве стандартов, должны отвечать следующим требованиям:

• наличие временных рамок, в которых должна быть выполнена работа;
• наличие конкретного измерения, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.
2. Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации или подразделения и сравнение фактических достигнутых результатов с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону. На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, и установить, насколько допустимы обнаруженные отклонения от стандартов.
3. Оценка результатов и принятие необходимых корректирующих действий.     

По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:

• положительные, когда фактические результаты работы оказываются лучше запланированных;
• отрицательные, когда фактические результаты работы оказываются хуже запланированных;
• нейтральные, когда контролируемые достигнутые показатели соответствует плановым.

В случае когда  получены положительные результаты, их желательно закрепить и осуществить корректирующие действия, направленные на усиление мер, которые привели к положительному результату.

Если получены отрицательные результат контроля, их необходимо проанализировать и определить направление мер по исправлению ситуации. В данном случае руководитель может выбрать из трех альтернатив:

1. осуществить управленческое воздействие и устранить отклонение;
2. ничего не предпринимать;
3. пересмотреть стандарт.

   В современной  организации функция контроля должна быть тесно связанна с функцией планирования, поэтому осуществление этих функций должно совпадать по времени. 
 
 

3. Сущность контроля 

   Практика  показывает, что самые совершенные  формы планирования не могут быть эффективно задействованы без разработки и внедрения современных форм контроля

     Как известно, контроль — одна из важных функций менеджмента. Контроль —  это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главные инструменты выполнения данной функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т. к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов. Контроль – это сбор и обработка информации о траектории движения управляемого объекта, сопоставление ее с параметрами, заданными заранее в планах или программах, выявление отклонений, анализ причин, вызвавших такие отклонения, их оценка и принятие решения о корректирующем воздействии. Задача контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать невыполнение или какой-либо срыв, а в том, чтобы не допустить такого срыва, достичь цели в намеченный сроки. Поэтому контролеров следует поощрять за выполнение планов и программ, а не за то, что они «поймали» виновных.

      Эффективно  поставленный контроль призван иметь  стратегическую направленность, ориентированную на результаты, быть своевременным и достаточно несложным.

      Работа  любой фирмы всегда направлена на достижение конкретных целей. Но для того, чтобы не сбиться с намеченного курса, необходим постоянный контроль за тем, как реализуются намеченные программы. Значительные изменения происходят в содержании, формах и методах контроля в нашей стране по мере углубления и расширения экономических реформ, перехода к рыночной экономике, упразднения запретов на негосударственные формы собственности, изменения порядка владения производимыми материальными благами и услугами, их потребления, распределения и использования. Ключевое значение здесь имеет организация многопланового, последовательного и тщательного внутреннего контроля, без которого трудно выстоять на рынке в борьбе с конкурентами. В той или иной мере в каждой российской компании имеет место внутренний контроль, выступающий как система мер, обеспечивающих ее нормальную работу, прежде всего в финансовой области, в частности, сохранность активов, достижение плановых показателей, в том числе по прибыли и т. д. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия.