Механизм эффективного менеджмента

     Объект  управления представляет собой все  те элементы организации, которые, воспринимая  управленческое воздействие, подчиняют  ему свое функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать  рядовых исполнителей, процесс, отношения. Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше управляемой и сложность  ее ниже; но она более активна, динамична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие решения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.

     Нужно иметь в виду, что объект управления отличается от субъекта не сам по себе как таковой (субстанциально), а выполняемыми функциями. Поэтому, например, одно и  то же лицо в разных ситуациях может  быть и тем и другим. Обычно субъект  управления по масштабу меньше объекта  и сложность его ниже, но он более  активен и динамичен; объект же, наоборот, инертен.

     Если  управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности (совокупности должностей), образующих подразделение управления. В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генерирует решения, регламентирующие функционирование объекта управления.

     От  субъекта управления необходимо отличать субъектов управленческой деятельности — живых людей, в которых персонифицируются  управленческие отношения — руководителей  и сотрудников аппарата.

     Для того чтобы взаимодействие между  управляющей и управляемой подсистемами было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.[7, с.53]

     Во-первых, они должны соответствовать друг другу. Если такого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они  не смогут понять друг друга в процессе работы, а следовательно и реализовать  свои потенциальные возможности. Легко  представить себе, например, такой  случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем  в той области деятельности, которую себе плохо представляет. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей.

     Более того, управляющая и управляемая  подсистемы должны быть совместимыми друг с другом, чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.

     Во-вторых, в рамках единства управляющая и  управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятельностью. Центральное звено управления не в состоянии предусмотреть все  необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места  событий, незнания деталей, интересов  объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.

     В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы должны осуществлять между собой  двустороннее взаимодействие, основанное на принципах обратной связи, определенным образом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих  действий, которые обеспечивают приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.

     В-четвертых, как управляющая, так и управляемая  подсистемы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна —  в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая — в их своевременном и точном исполнении. Возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

     Подобная  ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. Поэтому, возможность достижения ими своих целей должна находиться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей. Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.

     Управляемость проявляется как реакция подчиненного, управляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие. Она может иметь форму выполнения соответствующих требований, бездействия, противодействия, формальных действий, то есть характеризуется готовностью к выполнению требований руководства и сотрудничеству. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

     В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который должен:

1. соответствовать целям и задачам объекта управления;
2. быть индивидуально ориентированным;
3. учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности;
4. предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия на управляемый объект;
5. поддаваться контролю;
6. иметь возможности для совершенствования.

     Система управления должна быть эффективной. К  признакам ее эффективности можно  отнести:

1. оперативность, надежность, качество принимаемых решений;
2. минимизацию связанных с этим затрат времени;
3. экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;
4. улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда;
5. снижение административных работников в персонале организации.[11, с.25]

     Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более  надежных обратных связей, своевременности  и полноты информации, учета социально-психологических  качеств участников, обеспечения  оптимального размера подразделений. Взаимосвязь механизма управления и оптимизации управленческих решений  будет рассмотрена в следующем  подразделе. 

     2.3. Взаимосвязь механизма управления  и оптимизации управленческих  решений 

     Оптимизация решения – это процесс перебора множества факторов, влияющих на результат. Оптимальное решение – это  выбранное по какому-либо критерию оптимизации наиболее эффективное  из всех альтернативных вариантов решение. Поскольку процесс оптимизации дорогостоящий, то её целесообразно применять при решении стратегических и тактических задач. Оперативные задачи должны решаться с применением, как правило, простых, эвристических методов.

     Наиболее  распространенными методами оптимизации  управленческих решений являются:

1. математическое моделирование;
2. метод экспертных оценок;
3. метод мозгового штурма (мозговая атака);
4. теория игр.

     Математическое  моделирование применяют в тех  случаях, когда управленческое решение  принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко  формализована. Широкое использование  математических моделей позволяет  дать количественную характеристику проблемы и найти оптимальный вариант  ее решения.

     Основными этапами оптимизации управленческого  решения с помощью математических методов являются:

1. Постановка задачи.
2. Выбор критерия эффективности, который должен выражаться однозначно, например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов решения поставленной цели.
3. Анализ и измерение переменных величин (факторов), влияющих на величину критерия эффективности.
4. Построение математической модели.
5. Математическое решение модели.
6. Логическая и экспериментальная проверка модели и полученного с ее помощью решения.
7. Разработка рекомендаций по практическому использованию полученных результатов.

     Методы  экспертных оценок применяются в  тех случаях, когда задача полностью  или частично не поддается формализации и не может быть решена математическими  методами.[10, с.38]

     Метод экспертных оценок представляет собой  исследование сложных специальных  вопросов на стадии выработки управленческого  решения лицами, обладающими специальными знаниями и опытом, с целью получения  выводов, мнений, рекомендаций и оценок. Экспертное заключение оформляется  в виде документа, в котором фиксируются  ход исследования и его итоги. Во введении указывается: кто, где, когда  и в связи с чем организует и проводит экспертизу. Далее фиксируется  объект экспертизы, указываются методы, примененные для исследования, и  полученные в результате исследования данные. В заключительной части содержатся выводы, рекомендации и практические меры, предлагаемые экспертами.

     Наиболее  эффективно применение метода экспертных оценок при анализе сложных процессов, имеющих в основном качественные характеристики, при прогнозировании  тенденций развития торговой системы, при оценке альтернативных вариантов  решения.

     Метод мозгового штурма (мозговая атака) применяется  в тех случаях, когда имеется  минимум информации о решаемой проблеме и установлены сжатые сроки для  ее решения. Тогда приглашаются специалисты, имеющие отношение к данной проблеме, им предлагается участвовать в форсированном  обсуждении ее решения. При этом строго соблюдаются следующие правила:

1. все высказываются по очереди;
2. говорят лишь тогда, когда могут предложить новую идею;
3. высказывания не критикуются и не осуждаются;       
4. все предложения фиксируются.[11, с.67]

     Обычно  этот способ позволяет быстро и правильно  решить возникшую проблему.

     Разновидностью  метода мозгового штурма является мнение жюри. Суть этого метода состоит  в том, что к обсуждению проблемы привлекаются специалисты различных  сфер деятельности, взаимодействующие  между собой. Применение данного  метода способствует генерированию  новых идей и альтернативных вариантов. Одним из методов оптимизации управленческих решений в условиях рыночной конкуренции является использование методов, используемых в теории игр, суть которых состоит в моделировании воздействия принятого решения на конкурентов. Например, если с помощью теории игр руководство торговой фирмы приходит к выводу, что в случае повышения цен на товары конкуренты не сделают того же, то, вероятно, целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в невыгодное положение в конкурентной борьбе.

     Методы  оптимизации управленческих решений могут дополнять друг друга использоваться комплексно при выработке важных управленческих решений. Выбор методов оптимизации управленческих решений в значительной мере зависит от информационного обеспечения менеджмента. 
 
 
 
 
 

3. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ

     Повышение эффективности управления является необходимой составляющей успешной деятельности любого предприятия.

     В настоящее время существует множество  способов повышения эффективности  менеджмента, каждый из которых направлен  или на самого руководителя, его  личные и профессиональные качества, или на какой-либо элемент управленческой деятельности.

     Работа  над повышением эффективности управления может начинаться с любого элемента, того, совершенствование которого является для организации наиболее актуальным. Важно лишь иметь при этом в  виду взаимосвязь элементов друг с другом.

     Рассмотрим  наиболее общие пути повышения эффективности  управления:

     1. Совершенствование структуры управления, максимальное ее упрощение, децентрализация  большинства функций, определение  полномочий руководства с учетом  квалификаций и личных качеств.

     2. Выработка стратегии развития  организации на основе анализа  ее сильных и слабых сторон, разработка философии и политики  организации, охватывающей все  ее функциональные области.