Менеджмент организации

     Коэффициент потерь рабочего времени, ПН, мин не зависящих от работника                 = Продолжительность рабочего дня, мин. Где ПН - потери рабочего времени, не зависящие от работника. Коэффициент выполнения. Затраты времени на выполнение несвойственных работ, мин несвойственных работ =              Продолжительность рабочего дня, мин. Можно также исчислять коэффициент дисциплинированности работников:

     Кдисц.= 1 – (Потери времени по вине работника/ Общее время работы). 

     На  основе знания данных показателей можно  определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счёт устранения потерь времени:

     КППТ = (ПР - ОЛН + ПН)/ОП. (2) 

     При анализе использования рабочего времени целесообразно сравнивать динамику часовой, дневной и годовой  выработки. Если индекс годовой снижается, то надо искать потери. Количество работников, хотя бы один раз не вышедших на работу. Коэффициент вовлечённости = Среднее количество работников. Общее число потерянных дней продолжительности отсутствия = Количество случаев невыхода на работу рабочем месте.

     Неявки  целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешённые законом  и относящиеся к потерям рабочего времени (простои, прогулы, отпуска  с разрешения администрации).

     Люди  могут отсутствовать по болезни (подтверждаются документами). Причинами  отсутствия могут быть отгулы, забастовки, особые случаи, по семейным обстоятельствам, в связи с опозданиями, без  разрешения (прогул). Причинами прогулов являются плохая организация работы, монотонность, нехватка оборудования. Несправедливость руководства, его некомпетентность, авторитарные методы, агрессивность, жесткость, личные конфликты, неспособность выполнить работу, недостаток общей культуры. С прогульщиками обязательно беседуют, выявляют причины отсутствия. Борьбе с прогулами могут помочь премии за присутствие (но они вынуждают больных не брать больничные листы), улучшение графика работы.

     Эффективность использования рабочего времени  характеризуется с помощью следующих  коэффициентов: 

     К_{экстенсивного использования рабочего времени} = 1- (О + П)/Д,                        (3) 

     где О - число случаев опозданий и нарушений режима;

           П - число прогулов;

           Д - число отработанных дней. 

     К_{интенсивного использования рабочего времени} = 1- ПН/НЧ, (4) 

     где ПН - непроизводительные потери по вине работников, в ч;

            НЧ - число часов по норме. 

     Произведение  экстенсивного и интенсивного коэффициентов  даёт интегральный коэффициент использования рабочего времени. Дополнительно можно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям функций, а также долю затрат времени на творческую, организационно - административную, формально - логическую и исполнительскую деятельность по отдельным группам работников и на этой основе рассчитывать степень рациональности разделения труда внутренних структурных подразделений, распределение времени. 
 
 
 
 
 

Таблица 1 — Для анализа использования времени

 

Таблица 2 — Время

 

     Выявление видов деятельности, на которые время  тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%). Которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения диагностики время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям: обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов. Руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов). Прогнозирование и планирование на перспективу. Подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий; контроль подчинённых. Осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях). После группировки работ им даётся оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.

       Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты: общий перечень выполняемых работ. Перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности. Перечень и удельный вес повторяющихся работ. Перечень и удельный вес планируемых работ. Перечень и удельный вес нормируемых работ. Перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.

     В процессе анализа определяется, какие  факторы обуславливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, приём посетителей, встречи с  подчинёнными и т.п. Их выявление  позволяет искать способы изменения  структуры затрат времени, которая  в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых  злостных его расхитителей.

     Опыт  показывает, что даже если в одном  случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчинённым; если момент начала работы был определен  спонтанно или на неё затрачено  больше времени, чем предусматривалось  нормативами, то в организации плохо  поставлено планирование.

     Основными причинами потерь времени являются нечёткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах. Неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел. Неорганизованность и недисциплинированность подчинённых, приводящая к многократной переделке одной и той же работы. Отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать. Нерешительность руководителя, неумение работать с партнёрами, подчинёнными, посетителями, проводить собрания и совещания.

     Контроль  рабочего времени. Учёт использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль над своевременным началом и окончанием работы за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляет руководитель. Его объектами являются своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявок и опозданий. Нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременность их обеденного перерыва. Своевременность ухода сотрудников с работы по окончании рабочего дня или смены. Фактически отработанное ими время, время простоя и другие виды недоиспользования рабочего времени по разным причинам.

     Контроль  над своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с неё осуществляется по одной из следующих систем. Карточная система - с помощью применения контрольных часов. Жетонная система - с применением табельных жетонов или марок. Пропускная система - посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков. Рапортно-ведомственной - с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от руководителей подразделений, производителей работ, мастеров, бригадиров. С помощью контрольно - пропускных устройств и др. Допускается использование комбинированных систем учёта прихода и ухода работников в зависимости от условий производства.

     Для ведения учёта отработанного  времени каждому работнику присваивается  табельный номер, приводящий во всех документах по учёту труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода работника в другое подразделение прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях до 12 лет.

     Табель  представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно  по рабочим, служащим и т.д.) в пределах отдельных категорий работников, составленный в порядке возрастания  табельных номеров или алфавита. Он составляется ежемесячно ответственным  лицом, назначенным приказом руководителя, за 2-3 дня до начала расчётного периода  на основании табеля за прошлый месяц  и других документов.

     Табель  заполняют на списочный состав работников (постоянных, временных, сезонных, принятых на работу на срок одного дня и более). В конце периода по табеля определяют число отработанных дней. Заполняемый табель и другие документы в конце месяца сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы. Существуют несколько официальных  форм этого документа: типовая форма Т-13, форма для учёта рабочего времени работников с твёрдым окладом Т-14 и проч. 

2 Описание структуры развития и управления сети магазинов “МАГНИТ” 

     Внутренняя  среда организации магазинов «Магнит». 

     

     

       
 
 

     Рисунок 1 — Структура аппарата управления магазином 

     В магазине «Магнит» используется линейная структура управления. Для этой структуры  характерно сосредоточение всех функций  управления в руках директора. Персонал делится на примерно равные части. Работники  выполняют примерно одинаковые действия.

     Преимущества  данной структуры: обеспечение принципа единоначалия, ясность и четкость связей управления, оперативность управления. Недостаток – необходимость обладания разносторонних знаний директора. 

     Таблица 3 — Штатное расписание

 

     Для нормального функционирования торгового  процесса на предприятии составляется график выхода на работу персонала.

     Например: директор приходит на работу к 10:00 ч, ст. продавец – к 9:30 ч и открывает служебный вход, продавцы приходят к 9:30 ч, чтобы подготовить рабочие места и кассы к работе.

     Коммерческая  деятельность предприятия торговли связана с выполнением различных  операций и требует от выполняющих  их работников разносторонних знаний и умений. Поэтому в состав персонала  магазина входят работники различных  категорий (работники низшего, среднего и высшего звена).

     Для каждой должности руководством организации  составляются и утверждаются должностные инструкции, содержащие перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

     Например: руководителем среднего звена в  магазине является заместитель директора  – товаровед. Он принимает участие в работе выставок, ярмарок и др. мероприятиях, где происходит знакомство с предприятиями-изготовителями и предлагаемыми ими товарами.

     Организует  подготовку и заключение договоров  поставки товаров с предприятиями-изготовителями. Принимает меры по выполнению договорных обязательств поставщиками. Участвует в формировании ассортимента товаров. Организует приемку товаров от поставщика на склады, руководит работниками.