Организация и проведение выставки

Также на стенде можно проводить  лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек  с логотипом фирмы, листовок с  расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно  фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для  этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: организация, адрес, телефон/факс, имя/, сфера деятельности, доп. информация – кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

5. Планирование работы после окончания выставки

Послевыставочная стадия начинается с момента окончания выставки и длится не один месяц, включая следующую  работу.

1. Анализ контактов, состоявшихся за период работы стенда:

• классификация и оценка соглашений, которые были заключены;

• оценка заинтересованности посетителей;
• активизация деятельности фирмы по выполнению получаемых заказов;
• оперативное предоставление дополнительно запрошенных данных и информации.

За проработкой осуществленных контактов следует сохранение собранных адресов, первое ознакомление руководителя учреждения и его сотрудников с результатами.

2. Проверка результатов участия:

• сметные и реальные затраты на участие;

• расходы на рекламу-пропаганду и вызванный таким образом резонанс;
• впечатление посетителей от стенда и отклик на равноценные стенды конкурентов;
• наблюдение и учет рыночных тенденций;
• эффективность работы персонала;
• оценка состава посетителей стенда;
• контракты, договоры, заключенные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

3. Составление отчета об участии, который должен содержать конструктивную критику действий, а также предложения, полезные на будущее.

Составляется общий обзор по всем выставкам за полугодие или  год с учетом всех видов затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, питание персонала и т.п.). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются потраченные деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать, сколько стоили перевозка или монтажные работы не в процентном, а в денежном исчислении. Имея такую, информацию на руках, легко определить, сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке.

Данные, представленные руководству  в виде таблицы, наглядно показывают объем того или иного мероприятия в денежном выражении

Заключение

Выставки являются одним из наиболее эффективных средств повышения продаж и позволяют достичь целевой аудитории в течение нескольких дней. Причем это единственное средство, которое приводит заинтересованного покупателя непосредственно к продавцу. Оно позволяет использовать все пять чувств, позволяет демонстрировать продукт, отвечать на вопросы, опровергать возражения – и что самое важное – строить отношения с вашими потенциальными покупателями напрямую. Главная задача во время работы выставки - обеспечение нужной нам реакции по отношению к вашей экспозиции со стороны целевых групп.

Независимо от сроков проведения, каждая выставка включает в себя три  основных этапа: подготовительный, кульминационный и заключительный. Основным является подготовительный, так как от него зависят остальные два этапа, а также успех выставки в целом. Подготовительный этап включает в себя планирование выставки. Планирование учитывает ситуацию, складывающуюся вокруг товара на рынке, и предопределяет расходы на рекламу. Немаловажный этап это определение эффективности выставки.

Без использования технологий организовать и провести какое-либо мероприятие очень тяжело. Технология включает в себе методы, приемы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментами, используемыми материалами. Что позволяет быстро и качественно организовать мероприятие.

Придерживаясь выявленной технологии, организаторы смогут наиболее эффективно выполнить свою работу. Правильно составленная технология поможет сделать работу наиболее продуктивной за меньшее время.

Список литературы

1. Гусев Э. Б. Выставочная деятельность в России и за рубежом: Учебно-методическое пособие. - М., 2004
2. Миллер С. Как использовать торговые выставки с максимальным эффектом. - М., 1998
3. Минин А. Как получить максимальный эффект от участия в выставке - 2005.
4. Петелин В. Г. Менеджер предприятия по рекламе и выставкам : Учеб. пособие. - М., 2001
5. Спиридонова И. Организация рекламной кампании. – М.:Экономика и финансы, 2004. – 78 с.
6. Чернявская Н. Выставки. Для тех, кто участвует впервые // Свой бизнес. - 2004. - №12.