Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

 

СППР второго класса являются системами индивидуального пользования, базы знаний которых формируются  непосредственным пользователем. Они  предназначены для использования  государственными служащими среднего ранга, а также руководителями малых  и средних фирм для решения  оперативных задач управления.

 

СППР третьего класса являются системами индивидуального пользования, адаптирующимися к опыту пользователя. Они предназначены для решения  часто встречающихся прикладных задач системного анализа и управления (например, выбор субъекта кредитования, выбор исполнителя работы, назначение на должность и пр.). Такие системы  обеспечивают получение решения  текущей задачи на основе информации о результатах практического  использования решений этой же задачи, принятых в прошлом. Кроме того, системы  этого класса предназначены для  использования в торговых предприятиях, торгующих дорогими товарами длительного пользования, в качестве средства «интеллектуальной рекламы», позволяющего покупателю выбрать товар на основе своего опыта применения товаров аналогичного назначения.

 

Компоненты СППР

СППР являются основной категорией управленческих информационных систем, которые поддерживают менеджеров в  процессе принятия неструктурированных  и полуструктурированных решений. В СППР используются аналитические  модели, специализированные базы данных, интерактивный процесс моделирования  решения на компьютере, а также  субъективные суждения пользователя. Иными словами СППР - это мобильные  уникальные, зачастую разовые сложные  системы, которые управляются и  контролируются менеджерами, использующими  их для принятия специфических решений. Основными компонентами СППР являются: оборудование, программное обеспечение, данные, модели и труд менеджера.

 

В состав оборудования СППР входят рабочие станции с телекоммуникационными  возможностями для обеспечения  доступа к другим ресурсам.

Специфическое программное  обеспечение СППР называют СППР-генераторами. Электронные таблицы относят  к ограниченным СППР-генераторам, специализированные генераторы - к развитым. Они включают программные модули управления базами данных, моделями и диалогами. Модуль управления базами данных на основе возможностей СУБД обеспечивает создание, запрос, консолидацию и поддержку базы данных СППР. Модуль управления моделями обеспечивает построение и манипулирование моделями (пакетами моделирования из состава электронных  таблиц, а также специально написанными  программами). Модуль управления диалогом обеспечивает созданные через команды, меню, запросы, подсказки, пиктограммы, отчеты, графики. Характерной отличительной чертой и важной составной частью СППР является использование базы моделей для поддержки решений. Кибернетика предоставляет различным наукам метод упрощения и анализа реальности с помощью построения моделей. Модели - это упрощенные абстракции реальных основных элементов системы и их отношений, существенных для принятия решения. Наряду со сферами науки и техники, в сфере менеджмента и бизнеса также широко применяются специальные модели в качестве простого способа анализа и формализации деловых проблем. Обычно эти модели имеют табличный (матричный), математический или графический вид.

Использование базы моделей  существенно отличает СППР от отчетных информационных систем. База моделей  для СППР - это, прежде всего специально организованный набор математических моделей (общецелевых и специфических).

Информационная технология поддержки принятия решений может  использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые  на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому  важной функцией и систем и технологий является координация лиц, принимающих  решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

 

 

 

1.3 Методы и организация  создания информационных систем  и информационных технологий в управлении организацией.

 

Для наиболее эффективного управления работой предприятия  необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии  и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации. Рыночная экономика  приводит к возрастанию объема и  усложнению задач, решаемых в области  организации производства, процессов  планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и  потребителями продукции, оперативное  управление которыми невозможно без  организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

 

Информационная система  управления — совокупность информации, экономико-математических методов  и моделей, технических, программных, других технологических средств  и специалистов, предназначенная  для обработки информации и принятия управленческих решений.

 

Главной целью создания автоматизированной информационной системы в управлении организацией является своевременное  предоставление достоверной, в необходимом  количестве информации специалистам и  руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

 

В связи с этим информационная система организации должна выполнять  следующие функции:

1. определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
2. определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
3. централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
4. определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение дисков, дискет, бумаги и пр.);
5. обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
6. разработка программных средств, прикладных программ.

 

Существуют различные  подходы к классификации информационных систем. Но наиболее распространенными  являются деления ИС по видам выполняемых  работ и по типу пользовательского  интерфейса.

Командный интерфейс - самый  простой. Он обеспечивает выдачу на экран  системного приглашения для ввода  команд.

WIMP-интерфейс расшифровывается  как Windows(окно) Image(образ) Menu(меню) Pointer(указатель). На экране высвечивается окно, содержащее образы программ и  меню действий.

SILK -интерфейс расшифровывается  как Speach(речь) Image(образ) Language(язык) Knowledge(знание). При использовании такого интерфейса  на экране по речевой команде  происходит перемещение от одних  поисковых.

 

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены  лишь при помощи современных средств  автоматизации управления. В настоящее  время для решения этих задач  не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в т.н. локальные вычислительные сети, однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.

 

В самом обобщенном виде информационная система - это набор  связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет  и распространяет информацию для  поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;
2. люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые  и неформальные отношения рядовых  сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных  ИС. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной  необходимостью. Основная задача ИС для  менеджера - поддержка принятия решений  и управление потоками входящей/исходящей  информации.

 

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы  является информационная технология, развитие которой тесно связано  с развитием и функционированием  ИС.

Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения  для решения управленческих задач  экономического объекта.

Информационные технологии управления. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех руководителей, имеющих  дело с принятием решений. Она  необходима на любом уровне управления.

ИТ управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей руководителей различных  функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления частью.

Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных  данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные  управленческие решения. Это достигается  за счет интеграции информации, обеспечения  ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических  средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением  объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования  информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные ИС для ИТ —  это основная среда, составляющими  элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.

 

Глава 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ТИПОГРАФИИ «МИСТЕР ПРИНТ»

 

 

2.1.Организационно-экономическая характеристика компании.

Типография «Мистер Принт» является организацией, объединяющей подразделения, осуществляющие планирование издательской деятельности, редактирование представленных к изданию материалов, их полиграфическое исполнение, реализацию и сбыт готовой продукции.

Типография «Мистер принт» относится к числу организаций  рекламно-полиграфической и сувенирной направленности, предлагающих широкий  спектр услуг, занимающихся производством  рекламой продукции и предоставлением  типографских услуг. Форма собственности  частная.

 

Основным видом деятельности является производство рекламно-полиграфической  продукции: листовки, буклеты, пластиковые  карты, конверты, визитки, сувенирная продукция, этикетки, а также изготовление наружной рекламы: баннеры, штендеры, вывески, растяжки и др.

 

Организационная структура  управления предприятия линейно-функциональная. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют  хозяйственную деятельность.

 

В структуру организации  входят:

1. редакционно-издательский отдел;
2. типография;
3. отдел снабжения и сбыта (реализации);
4. бухгалтерия;

Непосредственное руководство  издательством осуществляет его  директор, отвечающий за результаты его  деятельности.

Основными обязанностями  директора издательства являются:

1. выработка организационных, информационных и нормативных документов по издательскому делу;
2. оснащение типографии полиграфическим оборудованием и содержание его в эксплуатационном режиме;
3. организация технологического процесса издания полиграфической продукции;
4. участие в формировании плана издания;
5. подбор, расстановка и обучение кадров типографии;
6. осуществление экономически выгодного производства и сбыта изданий, реализация печатной продукции;
7. обеспечение выполнения требований по охране труда, техники безопасности и противопожарной безопасности;
8. получение соответствующих лицензий на деятельность;
9. организация бухгалтерского учета, учета эксплуатации оборудования;
10. представление установленных отчетов.

 

Обязанности редакционно-издательского  отдела:

1. готовит материалы по плану издания;
2. осуществляет редакционную подготовку издаваемой литературы;
3. проводит методическую работу по вопросам изданий материалов;
4. передает все необходимые сведения по отредактированным материалам бухгалтеру для составления калькуляции стоимости и формирования цены издаваемой продукции;
5. ведет учет своей работы.