Организация как открытая система

     Динамичная  система — этот термин заимствован из общей теории систем, поэтому в исходном варианте его трактовка предполагала, что всякая организация может быть отнесена к открытым системам, если она обменивается с внешней средой энергией, информацией, системным продуктом, и к закрытым — если такой обмен не происходит. Важную роль в формировании такого взгляда на организацию сыграли разработки представителей общей теории систем.

     Применительно к организации это означало, что  организация, работающая в модели открытых систем, потребляет материальные и  социальные ресурсы, информацию и отдает внешней среде некий системный продукт в отличие от закрытых систем. Поскольку открытость системы определялась ее связью с внешней средой, которая реализовалась через социальную функцию адаптации к внешней среде, такая трактовка модели организации как открытой системы практически совпадала с определением естественной модели организации в версии Парсонса, Барнарда, Гоулднера⁷.

     Естественная  модель организации — это особый взгляд на природу закономерности функционирования и развития организации. Организация рассматривается как социальный организм (квазиприродный объект), телеологически, эволюционно и поэтапно развивающийся и функционирующий по своим законам, центральной проблемой которого, как и в биологических организмах, является его выживание. Логика формирования формальной структуры в этой модели состоит в осмыслении, узаконивании и институционализации уже реально сложившихся отношений в организации.  Одну из распространенных моделей организации как открытой системы такого типа разработали Кац Д. и Канн Р. Она характеризуется переориентацией представлений: вместо максимального и рационального использования всех внутренних организационных ресурсов, стабильности и определенности в сфере организационных отношений, что типично для моделей организации как закрытой системы, становятся важными динамизм и гибкость организаций, и способность к созданию новой продукции и стратегий за счет повышения неопределенности, снижения стабильности и предсказуемости отношений. В этих условиях высокая неопределенность и слабая предсказуемость в сфере организационных отношений и деятельности выступают признаком, позволяющим отличить организации, работающие в режиме открытых систем, от организаций, работающих в режиме закрытых систем. По мнению З.П. Румянцевой, в результате переноса акцента в работах по системному подходу организаций на выявление и описание ее неразрывной связи с внешним миром формировались черты модели организации как открытой системы, таким образом⁸:

• компоненты системы - система состоит из некоторого количества частей, называемых компонентами или элементами; они необходимы для достижения целей системы;
• связи системы - компоненты системы связаны между собой,  
  что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов;
• структура системы - форма связи организационно закреплена 
  в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность; для систем характерна иерархичность построения структур, т. е. наличие в них подсистем;
• взаимодействие системы - компоненты воздействуют друг на 
  друга своим нахождением в системе и выходом из нее, и только во взаимодействии всех элементов и связей возможны процессы, с помощью которых возникает результат;
• процесс системы - в системе одновременно осуществляется 
  ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему, превращают их в продукты и услуги;
• целостность и эмерджентные свойства системы - система - целостность, проявляющая свойства, возникающие только в результате взаимодействия ее компонентов;
• идентификация системы - свойства системы, на основании которых ее можно идентифицировать, т. е. отличить от других явлений, не входящих в систему; для этого надо определить границы, отделяющие систему от окружающей среды;
• окружение системы - явления и факторы, которые, не являясь частью системы, существенно влияют на нее. Они образуют окружающую среду системы и своим воздействием могут менять ее проведение;
• концепция системы - система - это концепция, ее особая форма отражает цели и ценности людей, которые являются ее неотъемлемыми элементами и реализуют собственные идеи о том, какой должна быть система.

     Рассматривая  организацию как систему, необходимо учитывать все составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собою и  взаимоотношения с внешним и  внутренним окружением. Внешняя среда организации как системы характеризуется как совокупностью переменных (элементов), которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента, окружающих ее и оказывающих на ее деятельность заметное влияние. Внутренняя среда организационной системы формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.                                                                                                                               

2.Характеристика внешней среды организации

     Выделяют  следующие основные характеристики внешней среды⁹:

• взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;
• сложность внешней среды — число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
• подвижность среды — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;
• неопределенность внешней среды - соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

     Под внешней деловой окружающей средой понимается совокупность социально-эколого-экономических факторов, воздействующих на предприятие и оказывающих влияние на эффективность его функционирования. Для окружающей среды характерно огромное количество переменных, создающих неопределенность в стратегическом плане. Некоторые из общих переменных, предназначенных для измерения неопределенности или динамизма окружающей деловой среды¹⁰.

• Степень изменения цен поставщиков.
• Степень изменения цен конкурентов.
• Степень изменений в предложении труда.
• Степень изменения в кривой спроса на продукт.
• Степень изменения цены капитала.
• Степень изменений в возможностях финансирования.
• Степень изменения в методах конкуренции.
• Степень изменений в политике регулирования рынка.
• Уровень продаж в отрасли по результатам выхода на рынок с новой продукцией.
• Уровень активности, обусловленной новыми конкурентами, появившимися на рынке.
• Степень изменений в результате отклонений от нормы жизненного цикла товара.
• Степень изменений в результате влияния новой технологии, появившейся в отрасли.

     Как можно увидеть при тщательном анализе этих переменных, они определяют степень изменений в таких  категориях, как покупатели, поставщики и конкуренты. В свою очередь, переменные также могут изменяться по мере того, как происходят изменения в бизнесе. Поэтому их обязательно необходимо учитывать в процессе анализа окружающей среды при попытках воздействовать на динамику внешнего окружения.

     Внешнюю деловую окружающую среду обычно подразделяют на¹¹:

• общую (дальнюю) окружающую среду;
• специфическую (ближнюю) окружающую среду.

     Анализ  общей (дальней) окружающей среды включает в себя экономические, социополитические  и технологические прогнозы (так  называемая система PEST) для определения долгосрочных возможностей предприятия в условиях прогнозируемых возмущений среды. Анализ экономической среды является первым и важнейшим компонентом анализа общей (дальней) окружающей среды. Он включает в себя прогнозы изменения экономики, выраженные в показателях инфляции, уровня занятости, циклов деловой активности, денежного обращения и т. д. Наиболее агрегированным показателем, используемым в этих прогнозах, является валовой национальный продукт. Политическая стабильность государства является одним из ключевых факторов, позволяющих снизить риск развития предприятия в рамках принимаемых стратегических решений. От законотворческих органов требуется создание полной и непротиворечивой системы законов по вопросам экономической деятельности, не подвергающихся частому и коренному пересмотру¹²:

     В последнее время большое внимание уделяется социокультурным факторам, воздействующим на эффективность функционирования предприятия. Причем они рассматриваются как на общенациональном, так и региональном уровнях, что обусловлено следующими обстоятельствами¹³:

• усиление конкуренции между товаропроизводителями и, соответственно, дифференциация товаров по группам потребителей требуют более детального изучения последних.
• с другой стороны, инвестирование, направленное на расширение производства, создание новых заводов и сервисных центров напрямую связано с социокультурными факторами, поскольку зависит от образовательного уровня населения, национальных особенностей, с точки зрения общественного разделения труда, и других факторов.

     Технологическая среда анализируется при помощи научно-технического прогноза, который на данном этапе решает три основных цели¹⁴.

1. Прогнозирует научно-технические тенденции в науках, относящихся к данной отрасли производства (возможность технологического прорыва, возникновение товара с принципиально новыми качествами и т. д.).
2. Определяет стратегии предприятия в области НИОКР (размер и структура бюджета на НИОКР, создание собственной исследовательской базы, совместная с другими фирмами научная проработка, закупка лицензий и т. д.).
3. Сопоставляет свои возможности с возможностями конкурентов с точки зрения технического уровня производства и научно-технического уровня выпускаемых изделий.

     За  рубежом фирмы уделяют анализу  общей окружающей среды приоритетное внимание. Так, в США уже в середине 70-х годов 73% компаний анализировали общую окружающую среду в полном объеме, 15% — анализировали ее лишь частично и только 12% компании вообще не занимались данной деятельностью. Г. Гринли приводит следующую градацию наиболее часто встречающихся методов прогнозирования в процессе анализа общей (дальней) окружающей среды (таблица 1.)¹⁵. 
 
 
 

     Таблица 1.

     Наиболее  часто применяемые методы прогнозирования  при анализе общей деловой  окружающей среды

     Анализ  специфической (ближней) окружающей среды  обычно ассоциируют с анализом рыночного  окружения. Процедура такого анализа  предполагает изучение производственных трендов (направлений возможного развития и некоторые количественные характеристики), структурные сдвиги в промышленности, а также конкуренцию при производстве отдельных групп товаров (конкурентный анализ)¹⁶. Крупные предприятия, имеющие сильные отделы маркетинга, имеют возможность проводить самостоятельный анализ отраслей-поставщиков и отраслей-потребителей.