Организация рабочего времени руководителя

 

 

Содержание 
 

Введение………………………………………………………………………………..2 

1. Причины дефицита времени …………………………………………………...3

 

2. Инвентаризация  времени……………..………………………………………...3

 

3. Самоменеджмент…………………….…………………………….……………5

 

3.1 Постановка цели ………………..…………………………………………..5 

      3.2. Планирование………………………………………………………….…...6 

      3.3 Принятие решений……………………………………………………..…...8 

      3.4 Реализация и организация……………………………………………..…..11 

      3.5 Контроль………………………………………………………………...…..11 

      3.6 Информация и коммуникация………………………………………….....12

.

Заключение……………………………………………………………………………16 

Список  литературы…………………………………………………………….……..17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Ценен тот руководитель, который знает  своё дело, умеет хорошо управлять  и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех  выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожелению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

      Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

      Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

 

1.Причины дефицита времени 

      Для того, чтобы понять всю глубину  проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.
2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.
3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.
4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она пораждает хроническую нехватку времени.

 

2.Инвентаризация времени 

      Необходимо  проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дифицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1. отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);
2. сектретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);
3. несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);
4. продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);
5. непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);
6. постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);
7. большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);
8. частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

 

 
 
 
 
 

      Анализ  использования времени 
 
 

      Анализ  временных потерь 
 

       Разбор “поглотителей” времени          Техника само-

                                                                   Менеджмента 

Анализ  использования времени.

Сперва  необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

• Анализ вилов деятельности и расхода времени;
• Листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ  временных потерь.

Необходимо  вспомнить весь рабочий день и  постараться понять где было затрачено  времени больше, чем нужно для  той или иной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки. 
 
 
 

3.Самоменеджмент 

      У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций: 

1.   Постановка цели.

      Это анализ и формирование личных целей.

• Значение постановки целей

   Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

   Постановка  целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что  те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости  изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

 

• Нахождение  целей

(анализ  целей)

                  Чего я хочу?

• Ситуационный анализ

Что я могу? 

• Формулировка  целей

(планирование  целей) 
 

• Нахождение  целей.

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого  могут использоваться различные  технологии. Необходимо ответить для  себя на следующие вопросы:

• Каких целей Вы хотите достичь?
• Согласуются ли они между собой?
• Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?
• Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ястности цели.

• Ситуационный анализ

Представляет  собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и  позволяет выяснить, что следует  поощрать (сильные стороны) и над  чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для  достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого  потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно  также составление баланса своих  крупнейших неудач и поражений и  выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

• Анализ  «цель – средство»

В процессе анализа необходимые для  достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

• Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей  стадии планирования. «Установить сроки  – сформулировать результаты».

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей. 

3.2 Планирование.

   Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

   Планирование  означает подготовку к реализации целей  и упорядочение времени. Главное  преимущесто, достигаемое путём  планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.