Проект реконструкції готелю «Космополіт»

- использование  актуальной информации о статусе проекта для контроля за проектной деятельностью и для принятия решений о существенных изменениях на основании оперативных данных;

- накопление исторической информации для будущих проектов;

- повышение эффективности использования ресурсов компании;

- усиление контроля качества, сроков и бюджета проекта.

Структура проекта  состоит из следующих фаз: создание команды проекта, регистрация ФЛП (физлица-предпринимателя), осуществление бизнес-планирования, получение кредита в банке, закупка оборудования, оформление документации на эксплуатацию оборудования, набор персонала, получение разрешений на аттракцион, аренда, проведение рекламы.

Индикаторы  ценности проекта: стоимость проекта, сроки реализации проекта, качество проекта, количество пользователей  услуг проекта, количество инновационных  прогрессивных технологий, используемых в проекте и т.д.

Движущие  силы реализации проекта: энтузиазм, ответственность, порядочность членов проектной команды и заказчика проекта, мотивация членов команды проекта.

Возможно  применение нефинансовой мотивации: развитие (обучение), карьерный рост и др.

Основной  принцип финансовой мотивации - поощрения  или взыскания должны накладываться  на сотрудника только за результаты работ, порученных непосредственно ему.

 

1. Инициация проекта

Основные  документы проекта:

- Устав  проекта;

- План  проекта;

- должностные  инструкции.

  4.1. Устав проекта

Название Проекта: Реконструкция гостиницы  «Космополит»
Руководитель Проекта:	Менеджер проекта, Плахов В.Ю.
Владелец Процесса:	Физическое лицо Сикар М.Б.
Рабочая группа Проекта:	Мартыненко С.Г. – менеджер по персоналу, Долговая Ю.А. – менеджер по снабжению, Продов И.А – маркетолог.
Описание Проекта: Проект реконструкции  отеля «Космополит» является составляющей частью глобального проекта реконструкции  бизнес-комплекса «Телесенс». Данный субпроект предусматривает постройку нового гостиничного корпуса на 81 номер, а также реставрационные работы гостиничных номеров 4 этажа действующего корпуса гостиницы. Комплекс этих мероприятий закроет вопрос недостаточности номерного фонда и восстановит первоначальное техническое и косметическое состояние действующего корпуса гостиницы. Предварительный бюджет проекта  9 650 000 грн Дата завершения проекта  10.05.2012
Цели / Планируемые результаты Новый корпус гостиницы «Космополит», согласно предоставленному архитектурному плану: 4-этажное здание на 81 гостиничный номер, общей площадью 1597 м2, с установленными инженерными коммуникациями, завершенными отделочно-декоративными работами, закупленной мебелью (согласно действующего Стандарта оснащения номеров всех категорий). Отреставрированный 4 этаж действующего корпуса гостиницы, согласно предоставленному перечню работ: замена полов в номерах 401-410, реставрация мебели в номере 401, устранение косметических дефектов стен коридора. Набранный персонал для нового корпуса гостиницы: 3 горничные, 2 администратора, 1 охранник, 1 инженер.
Охват и Допущения Проекта Проект будет реализован в полном объеме и с надлежащим качеством при условии того, что: Данные о проекте, предоставленные команде проекта и менеджеру, достоверны и отражают действительное положение дел. Муниципальный кредит будет предоставлен в полном объеме и согласно утвержденному  графику. Объем работ по реконструкции 4 этажа действующего корпуса гостиницы определен правильно, список работ является достоверным.
Риски Муниципальный кредит не будет предоставлен в полном объеме и в оговоренные сроки Временная нетрудоспособность одного или нескольких членов проектной команды Срыв графика реализации проекта подрядной строительной организацией Нарушение сроков поставки материалов, оборудования или комплектующих подрядными организациями Рекрутинговое агентство не подберет новый персонал в оговоренный срок
Документ подготовлен: менеджер проекта, Плахов В.Ю.
Дата последнего изменения:  01.12.12
Утверждено: физическое лицо, Сикар М.Б.

 

2. План проекта

 

1. Общие сведения о  проекте реконструкции гостиницы «Космополит»

Проект реконструкции  отеля «Космополит» является составляющей частью глобального проекта реконструкции  бизнес-комплекса «Телесенс». Данный субпроект предусматривает постройку нового гостиничного корпуса на 81 номер, а также реставрационные работы гостиничных номеров 4 этажа действующего корпуса гостиницы. Комплекс этих мероприятий закроет вопрос недостаточности номерного фонда и восстановит первоначальное техническое и косметическое состояние действующего корпуса гостиницы.

Номера  отеля и услуги конференц-центра рассчитаны на потребителей с уровнем  доходов – выше среднего и высокий. В основном, бизнес-комплекс рассчитан на клиентов, посещающих Харьков с деловыми целями, так как основные потребители гостиничных услуг — деловые туристы, доля которых — около 55% от общего объема въездного туризма. Туда входят иностранные дипломаты, инвесторы и владельцы бизнесов, менеджеры высшего звена компаний с иностранным капиталом, предприниматели регионов Украины, России и стран СНГ, ЕС и США, пребывающие в Харькове по деловым вопросам. Они могут себе позволить пребывание в нашем отеле. 

Выходная продукция (результаты) проекта:

• Новый корпус гостиницы «Космополит», согласно предоставленному архитектурному плану: 4-этажное здание на 81 гостиничный номер, общей площадью 1597 м², с установленными инженерными коммуникациями, завершенными отделочно-декоративными работами, закупленной мебелью (согласно действующего Стандарта оснащения номеров всех категорий).
• Отреставрированный 4 этаж действующего корпуса гостиницы, согласно предоставленному перечню работ: замена полов в номерах 401-410, реставрация мебели в номере 401, устранение косметических дефектов стен коридора.
• Набранный персонал для нового корпуса гостиницы: 3 горничные, 2 администратора, 1 охранник, 1 инженер.

В пределах объема проекта:

• Постройка нового корпуса гостиницы «Космополит» на 81 номер, согласно предоставленному архитектурному плану;
• Реставрационные работы 4 этажа действующего корпуса, согласно предоставленному перечню работ;
• Набор дополнительного персонала для нового корпуса гостиницы.

За пределами  объема проекта:

• Установка и настройка какого-либо программного обеспечения, в том числе систем автоматизированного учета номерного фонда, а также обучение его использованию;
• Установка и настройка пожарной и охранной сигнализации, системы реагирования на загрязнение воздуха, а также системы пожаротушения;
• Обучение нового персонала и переподготовка действующих кадров.

Вехи проекта представлены в табл.9.

Таблица 9

Вехи  проекта реконструкции гостиницы «Космополит»

Контрольная точка (Веха)	Дата
Старт проекта	01.07.2012
Создана проектная документация	03.07.2012
Команда проекта набрана	07.07.2012
Получено финансирование	18.07.2012
Заключены договора с подрядными организациями	23.07.2012
Строительные работы завершены	10.11.2012
Монтаж систем безопасности завершен	28.11.2012
Отделочные работы завершены	20.05.2013
Реставрационные работы завершены	28.05.2013
Номерной фонд оснащен	08.06.2013
Набран новый персонал	18.07.2013
Проект завершен	21.07.2013

 

Финансирование  проекта.

Затраты на проект представлены в табл.10

Таблица 10

Строительные материалы	780 000
Отделочные материалы	1 380 000
Работа строителей	630 000
Система кондиционирования	265 000
Система пожаротушения	420 000
Система охраны и видеонаблюдения	510 000
Работа монтажников	595 000
Сантехника	1 145 000
Мебель	2 750 000
Электроника	935 000
Гостевые наборы (халаты, буклеты  и пр.)	240 000

Бюджет проекта 9 650 000 грн

 

2. Управление графиком и бюджетом

Управление  графиком.

1. Менеджер проекта еженедельно рассматривает график. В ходе такого рассмотрения график обновляется актуальными данными о работах, которые выполнены либо выполняются. Во время обновления менеджер собирает информацию о статусе от всех участников команды и отмечает задачи, которые были выполнены за предыдущий период.
2. Фактические трудозатраты и стоимости отражаются в статус-отчетах менеджером проекта с помощью программного обеспечения MS Project.
3. Менеджер проекта после того как график актуализирован в соответствии с текущим состоянием проекта, оценивает его перспективы завершиться вовремя, в пределах выделенного бюджета и трудоемкости.
4. Еженедельно менеджер проекта оценивает статус графика. При помощи ПО MS Project определяет, есть ли  незавершенная работа, которую следовало завершить. Если какая-либо работа отстает от графика, выясняет у назначенных на нее людей, в чем причина отставания. Определяет сколько потребуется дополнительных трудозатрат и времени для завершения работы, и обновляет график.
5. Менеджер проекта ищет признаки неблагополучия в проекте: увеличение малых отклонений от графика; прибегание к незапланированным сверхурочным работам, чтобы выдержать сроки; снижения качества выполняемых работ. Если выявлены такие признаки, то необходимо прибегнуть к управлению рисками.
6. Менеджер проекта оценивает критический путь проекта. Проверяет, не нарушилась ли конечная дата проекта.
7. Менеджер проекта должен проверить, какие задачи и работы должны быть выполнены в следующие 1-3 недели. Эти работы он назначает на статус-совещании соответствующим участникам команды для исполнения. При этом он получает у каждого исполнителя обязательство завершить работу в отведенное время, с оговоренными трудозатратами и стоимостью.
8. Как только менеджер проекта обнаруживает риск, связанный с возможностью нарушить установленные сроки проекта, он уведомляет об этом спонсора проекта. Если текущие договоренности по срокам уже не могут быть выполнены, то менеджер проекта подготавливает новые уточненные оценки и доводит их до спонсора.

Управление бюджетом.

1. Раз в месяц менеджер проекта проверяет как выполняется проект относительно бюджета.
2. После того как обновлен график и он отражает оставшуюся работу, менеджер проекта оценивает стоимость этой оставшейся работы. Определяет стоимость понесенных затрат, стоимость работ, которые находятся в стадии выполнения, а также тех работ, которые еще не начались. Эти величины сравнивают с бюджетом проекта, и если есть тенденция выйти за пределы бюджета проекта, необходимо предпринять предупреждающие действия.
3. Как только обнаружен риск нарушения установленного бюджета проекта, менеджер проекта должен донести эту информацию спонсору проекта. Если текущие договоренности по стоимости не могут быть выполнены, необходимо подготовить новые уточненные оценки и донести их до спонсора.

График работ представлен  по этапам в табл.11

Таблица 11

График работ по этапам проекта реконструкции гостиницы «Космополит»

Основные работы проекта	Дата	Длительность
Старт проекта	01.07.2012	0 дней
Создание проектной документации	01.07.2012 - 03.07.2012	3 дня
Набор команды проекта	02.07.2012 - 07.07.2012	5 дней
Получение финансирования	06.07.2012 - 18.07.2012	8 дней
Заключение договоров с подрядными организациями	17.07.2012 - 23.07.2012	6 дней
Проведение строительных работ	23.07.2012 - 10.11.2012	107 дней
Монтаж систем безопасности	10.11.2012 - 28.11.2012	18 дней
Проведение отделочных работ	28.11.2012 - 20.05.2013	28 дней
Проведение реставрационных работ	20.05.2013 - 28.05.2013	8 дней
Оснащение номерного фонда	28.05.2013 - 08.06.2013	11 дней
Набор нового персонала	08.06.2013 - 18.07.2013	10 дней
Проект завершен	21.07.2013	0 дней

 

3. Управление неотложными  вопросами
1. Менеджер проекта идентифицирует проблему – собирает сведения от участников команды, спонсора, других заинтересованных лиц о потенциальных неотложных вопросах. Информация предоставляется менеджеру в письменном виде.
2. Менеджер проекта определяет, может ли он или его команда решить эту проблему или это действительно неотложный вопрос.
3. Если проблема отнесена к неотложным вопросам, менеджер проекта заносит ее в Журнал регистрации (реестр) неотложных вопросов для дальнейшего отслеживания.
4. Менеджер проекта определяет, кого нужно привлечь к решению неотложного вопроса. В первую очередь, может быть привлечен спонсор. Кроме того, для решения вопроса могут понадобиться специальные знания и специальные ресурсы.
5. Менеджер проекта назначает одного или несколько участников команды для исследования доступных возможностей по решению неотложного вопроса. Для каждой из найденных альтернатив назначенный участник команды должен также оценить воздействие на проект в терминах трудозатрат, бюджета и графика.
6. Менеджер проекта сообщает результаты анализа, воздействие и альтернативы по решению проблемы спонсору и заинтересованным сторонам для обсуждения и принятия решения.
7. Менеджер проекта документирует решение проблемы и ход действий в Реестре неотложных вопросов.
8. После установления соглашения менеджер проекта добавляет соответствующие задачи в график проекта для исполнения и контроля.
9. Менеджер проекта обновляет Устав проекта – корректирует текущие показатели, если решение неотложного вопроса требует изменений в бюджете, трудоемкости или продолжительности проекта.
10. Менеджер проекта документирует неотложный вопрос в статус-отчете.

 

4. Управление изменениями  проекта
1. Менеджер проекта выявляет запрос на  изменение, который направляется к нему в письменном виде от участников проекта.
2. Менеджер проекта регистрирует запрос в Журнале запросов на изменения для дальнейшего отслеживания.
3. Менеджер проекта уточняет у инициатора запроса, какие выгоды для бизнеса ожидаются в случае реализации изменения.
4. Менеджер проекта назначает участника команды для исследования запроса.
5. Если воздействие на проект не превышает порогового значения (например, менее 20 часов трудозатрат) и проект все еще может быть реализован в пределах утвержденной стоимости, трудоемкости и продолжительности, то такой запрос может быть принят к реализации совместным решением менеджера проекта и менеджера клиента.
6. Соответствующие результаты анализа, оценки воздействия изменений на проект и возможные альтернативы реализации изменения представляются спонсору проекта на рассмотрение.
7. Если спонсор не утвердил запрос и связанное с ним влияние на проект, то запрос закрывается, а соответствующее изменение считается отклоненным, о чем делается пометка «не утвержден» в Журнале запросов на изменения.
8. Если спонсор утвердил запрос и связанное с ним влияние на проект, то менеджер проекта документирует его в Журнале запросов на изменения.
9. Менеджер проекта корректирует Устав проекта, если есть существенные изменения в объеме, сроках, трудоемкости и стоимости проекта.
10. Менеджер проекта рассматривает информацию об изменении объема проекта участникам проекта в порядке, оговоренном планом коммуникаций.
5. Управление коммуникациями