Внедрение системы электронного документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4.  Проблема придания электронному документообороту юридической силы

 

Еще одной проблемой является необходимость  обеспечения юридической силы электронных  документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как  обычная организационно-техническая  задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование  электронной цифровой подписи , стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению электронно цифровой подписи, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

(На самом деле понятие электронной  подписи как аналога обычной  подписи в законодательстве уже  существовало. Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения эектронно цифровой подписи. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования электронно цифровой подписи, например, в межбанковском обмене.)

Если же определенные потенциальные  правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые  имеют правовые последствия, можно  сопровождать бумажными копиями  с «реальной подписью». Надо понимать, что целью система электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Модернизация документооборота обеспечит кардинальное ускорение процессов информационного обмена в экономике и обществе в целом, в том числе между гражданами и органами государственной власти, повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления, создание принципиально новых возможностей для мониторинга процессов в экономике и обществе и принятия своевременных решений по регулированию этих процессов.

Использование электронного документооборота при осуществлении работы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления позволит сократить издержки на управление, в том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. Долю электронного документооборота в общем объеме документооборота в этих органах необходимо довести до 65 процентов внутри ведомств и до 40 процентов в межведомственном документообороте.

Создание системы электронной  торговли для осуществления закупок  продукции для федеральных государственных  нужд позволит сэкономить от 20 до 40 процентов  средств соответствующих бюджетов, выделяемых на подготовку и проведение торгов и организацию закупок.

Большое значение будет иметь  интеграция государственных и муниципальных  информационных ресурсов в единую информационную систему, что позволит сократить  возможности для финансовых махинаций, нарушения законов, уклонения от уплаты налогов.

В результате реализации внедрения электронного документооборота поиска и распространения информации, что существенно повысит возможности координации действий государственных структур и будет способствовать повышению внутренней и внешней безопасности страны.