Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих  документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных  на аппарат управления функций.

     Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих  документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы  документации.

     Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций  неодинаково, так как зависит  от конкретной деятельности того или  иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Помимо  общих для всех учреждений и предприятий  функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые  используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как  с отраслевыми, так и с функциональными  системами. С одной стороны, она  представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней  находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

     Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

     Таким образом, унифицированные системы  документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

     • единообразия построения форм документов;

     • регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

     • исключения из документов дублируемых  данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

     • сокращения количества традиционно  включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

     • единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь  сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и  в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

     • определения совокупности реквизитов и показателей для каждого  вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных  и к восприятию человеком;

     • установления единых правил составления  и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей.

     Основная  цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой  даст значительный экономический эффект.

          Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

     Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

     - Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ);

     - межгосударственные и государственные  стандарты РФ на унифицированные  системы документации (УСД);

     - Типовые методические указания  по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;

     - Основные положения Единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации и унифицированных  систем документации в РФ;

     - другие руководящие документы  Госстандарта РФ;

     - общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации. Большое значение для  проведения унификации документов  имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.

     Организационное  и  методическое руководство унификацией и стандартизацией документов,  координацию работ и контроль осуществляет

головная  организация по внедрению и ведению  УСД и ОКТЭИ в отрасли.

          Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти. 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет  важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

     В связи с усложнением структуры  и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость  упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций  управления.

     В рамках работ по совершенствованию  организационных структур и методов  управления, улучшению системы правового  регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий  по упорядочению социальной и технико-экономической  информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

     Совершенствование информационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем кодирования, внедрение классификаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

     Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и  формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники  при обработке информации, использование  небумажных носителей и другие объективные  факторы приводят специалистов к  выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифици 
   рованная- система   организационно-распорядительной   документации. 
   Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов. 
   1997.
2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен 
   тации. Унифицированная система организационно-распорядительной 
   документации. Требования к оформлению документов» с датой введе 
   ния с 1 апреля 2000 года.
3. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание 
   юридической силы документам на машинном носителе и машинограм 
   ме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные по 
   ложения. - М., Издательство стандартов, 1984.
4. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре 
   деления. - М., Издательство стандартов, 1983.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., 
   Издательство стандартов, 1994.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. 
   Основные положения: Общие требования к документам и службам до 
   кументационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
7. ГОСТ Р 1.5-92. государственная система стандартизации Российской 
   Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформле 
   нию. 1992.
8. М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. Курс делопроизводства: Документаци- 
   онное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибир 
   ское соглашение, 2001.