Планирование и организация участия предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии

Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических  консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью  демонстрации возможным иностранным  покупателям образцов экспортной продукции  для заключения сделок по образцам.

― большую  роль стали играть постоянно действующие  торговые центры, создаваемые развитыми  странами за границей.

Они осуществляют широкую деятельность по организации  специализированных выставок в странах  их местонахождения. Они предоставляют  фирмам-экспонентам бесплатно выставочную  площадь, осуществляют за свой счет проектирование и оформление выставок и отдельных  стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивают работу местных оформительских и других фирм, предоставляют участникам выставок информацию о положении  на рынке товаров[5].

По частоте  проведения выставки и ярмарки могут  быть:

1. периодические (проводящиеся каждые 2 -3 года и т. д.);
2. ежегодные;
3. сезонные;

Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В  этом смысле Интернет – самый удобный  для потенциальных экспонентов  и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно  поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и  имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и  с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки [6].

Однако  в то же время в современных  дискуссиях о будущем ярмарки  или выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно согласиться. Например, «физическое присутствие  в качестве посетителя ярмарки стало  не обязательным». Этот вывод основан  на широком использовании телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки «телеярмаркой». С технической точки зрения это осуществимо. Но в этом случае пропадает сама атмосфера. А именно она в значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках[11].

2.ОРГАНИЗАЦИИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ  ВЫСТАВОК И ЯРМАРОК

Регулированием  деятельности выставок и ярмарок  занимаются как учреждения стран, на территории которых они проводятся, так и международные организации. К международным организациям, регулирующим деятельность международных выставок и ярмарок, относятся:

1. Международное бюро выставок создано в 1931 г. для наблюдения за выполнением Парижской конвенции 1928 г. «О международных выставках» [6]. В задачи Конвенции входит регламентация порядка организации официальных всемирных выставок, классификация выставок, определение прав и обязанностей стран, организующих выставки и участвующих в них, порядок присуждения наград экспонентам товаров. Конвенция определяет сроки организации выставок с учетом их категории. Страна, организующая выставку, должна зарегистрировать ее в Международном бюро выставок не позднее, чем за шесть месяцев до рассылки приглашений. Конвенция предусматривает ряд льгот для участников выставки: бесплатное предоставление площади под экспонаты; временно беспошлинный ввоз экспонатов с обязательством их обратного вывоза; беспошлинный ввоз каталогов и других рекламных изданий, строительных материалов для возведения павильонов и стендов, образцов для бесплатной раздачи и дегустации. Если этому не препятствуют законы страны, экспонент имеет право продать свои экспонаты по окончании выставки. Важное значение имеет также запрещение повышения таможенных пошлин страной, в которой проводится выставка, за шесть месяцев до ее открытия и во время функционирования [6].
2. Союз международных ярмарок создан в 1925 г. в целях организации и поддержания постоянного сотрудничества международных ярмарок, защиты их прав, расширения круга их деятельности и, таким образом, содействия развитию товарообмена между государствами. Союз является частным объединением. Члены Союза делятся на членов-учредителей, действительных и чрезвычайных членов.

Членами – учредителями считаются те ярмарки, по инициативе которых основан Союз. В действительные члены Союза  принимаются ярмарки, юридически признанные в качестве международных правительством своей страны, созданные авторитетными  организациями, существующие минимум  пять лет, имеющие собственное ярмарочное оборудование, привлекающие в качестве участников промышленные и торговые фирмы, минуя посредников. Действительными  членами могут быть ярмарки, в  странах нахождения которых, не имеется  международных ярмарок, уже являющихся членами Союза. В качестве чрезвычайных членов принимаются ярмарки, организованные в странах, в которых существует одна или несколько международных  ярмарок – членов Союза. Союз международных  ярмарок разрабатывает проект мероприятий, способствующих развитию ярмарок, создает  арбитражные комиссии для решения  споров между своими членами, содействует  рекламе международных ярмарок, выпускает ежемесячный журнал. В  своей деятельности Союз добился  некоторых результатов: распространения  на территории международных ярмарок  положения о таможенных складах, упрощения таможенных формальностей, выделения участникам ярмарок импортных  контингентов, патентной охраны выставленных на ярмарках изобретений, установления льготных транспортных тарифов на перевозку  ярмарочных грузов, выдачи бесплатных виз посетителям ярмарок и  др.

3. Рыночная группа по международным ярмаркам. Комиссии по развитию внешней торговли при Европейской Экономической Комиссии ООН создана в 1955 г. В ее состав входят представители 20 стран, а также Союз международных ярмарок и Международная торговая палата. Группа разработала ряд рекомендаций правительствам стран – членов ООН относительно административных льгот, которые предоставляются международным ярмаркам и выставкам образцов. Эти рекомендации определяют порядок выдачи виз участникам выставок и ярмарок (бесплатно, в кратчайшие сроки – не позднее 15 дней), порядок ввоза на выставки и ярмарки рекламного и строительного материалов, необходимых для оформления стендов (беспошлинно), образцов для проб и экспонатов (временно беспошлинно), порядок получения экспонентами иностранной валюты, предоставления им товарных контингентов и пр.

Помимо  перечисленных международных организаций  существуют также временные объединения  международных отраслевых выставок и ярмарок по отдельным группам  товаров: автомобилям, мотоциклам, металлорежущим станкам, полиграфическому оборудованию, текстилю. Эти международные организации  содействуют проведению международных  выставок и ярмарок и стремятся  унифицировать и распространить льготы для их участников, посетителей, а также грузов на все универсальные  и отраслевые выставки и ярмарки  международного значения.

Местные учреждения. Это министерства и ведомства, торговые палаты, ассоциации промышленников и торговцев, общественные организации, содействующие развитию международных  связей, и городские муниципалитеты. Ими создаются постоянные рабочие  органы по управлению ярмарками и  временные – по управлению выставками, выставочные комитеты или управления, являющиеся юридическими лицами. Управления или комитеты через соответствующий  аппарат организуют подготовку и  проведение выставок и ярмарок. Правовое положение участников выставок и  ярмарок и их устроителей определяется утвержденным надлежащим порядком регламентом  или правилами участия в выставках  и ярмарках. Правительства государств, на территории которых проводятся выставки и ярмарки, оказывают им содействие в создании материальной базы и в  установлении различных льгот для  экспонентов и их грузов[19].

Важной  формой организационно-технической  работы управлений и комитетов международных  выставок и ярмарок является проведение мероприятий, способствующих обмену научно-техническим  опытом между участниками, и содействие в осуществлении рекламы товаров. Эти мероприятия оказывают серьезное  влияние на международную торговлю, привлекая на выставки и ярмарки  специалистов, промышленников, торговцев  и увеличивая суммы экспортно-импортных  сделок[16].

3.ОРГАНИЗАЦИЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКАХ  И ЯРМАРКАХ

Ушла  в прошлое эпоха, когда выставочная  деятельность была мобилизована на обеспечение  непосредственного сбыта товаров. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга. Стенд перестал быть краткосрочной «торговой точкой»  и превратился в платформу  преследования глобальных предпринимательских  целей и, в первую очередь, совершенствования  фирменного имиджа экспонента.

Решение предприятия о продвижении своих  коммерческих интересов посредством  участия в торговых ярмарках или  выставках, зависит, прежде всего, от двух следующих факторов:

1. От тенденции к участию в ярмарках/выставках, наблюдающейся в отрасли, к которой это предприятие принадлежит.
2. От масштабов, в которых основные конкуренты предприятия используют ярмарки и выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.

Существующая  тенденция такова: крупные предприятия  предпочитают строго отраслевые ярмарки/выставки, используют большие стенды и участвуют  в этих мероприятиях систематически, в противоположность им малые  и средние предприятия участвуют  в ярмарках/выставках нерегулярно  и ограничиваются обычно мероприятиями  местного масштаба. В то же время  современный уровень развития ярмарок  предоставляет малым и средним  предприятиям широкие перспективы. Речь идет не только о все увеличивающемся  количестве региональных ярмарок или  выставок, но и об отраслевых ярмарках.

Это явление  не новое. Например, всемирно известный  ныне автомобильный салон в Женеве, действующий с 1904 года, представляет типичную отраслевую ярмарку. Предприятие  может принимать участие в  торговых ярмарках, выставках и прочих подобных мероприятиях внутри страны и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, павильон страны). От способа участия в ярмарке или выставке зависят методы его организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат [10].

Предприятие самостоятельно участвует в той  или иной ярмарке или выставке внутри страны или за рубежом всегда по собственной инициативе и под  свою ответственность, и, таким образом, принимает на себя все организационные  заботы и, как правило, самостоятельно несет все расходы. В промышленно  развитых странах разработана система  содействия и экономической поддержки  предприятий, главным образом, экспортеров, по принципу: «как можно больше частного участия в как можно большем  количестве ярмарок и выставок, проводимых в различных странах». Величина экономической  поддержки (процент участия в  расходах) со стороны государства  дифференцируется в зависимости  от предприятия, вида производимой продукции, уровня технологии, политики маркетинга, страны организации ярмарки или  выставки и, естественно, частоты предоставления таких субсидий.

Участие различных государств в торговых выставках и ярмарках с организацией павильонов и проведение различных  выставочных мероприятий внутри страны и за рубежом входит в число  основных мер по стимулированию продаж / экспорта и улучшению имиджа страны. Организацию национальных павильонов на международных торговых выставках  или ярмарках обычно берут на себя государственные и общественные организации, причем предприятия, как  правило, участвуют собственным  стендом, что обеспечивает им в удовлетворительной степени самостоятельность и  свободу действий.

Основными преимуществами участия предприятия  в составе павильона своей  страны являются его низкая стоимость  и освобождение предприятия от трудоемких и требующих времени организационных  хлопот. Однако эти серьезные преимущества ослабляются рядом отрицательных факторов, которые экспонент обязан знать и принимать во внимание.

4.ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ОБ УЧАСТИИ  В ЯРМАРКЕ ИЛИ ВЫСТАВКЕ

Начинать  работу следует с ответа на вопрос – нужна ли выставочная деятельность вообще. Плюсы и минусы выставочной  деятельности рассмотрены в таблице 2:

Таблица 2. Плюсы и минусы выставочной деятельности.Примечание. Источник: собственная разработка

Если  ответ – да, то предприятие должно обратить основное внимание на:

1. Размер общей экспозиционной площади.
2. Степень известности именно этой выставки или ярмарки.
3. Тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом.
4. Список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет.
5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии.
6. Цену аренды экспозиционной площади.

7. Условия  участия в общем каталоге.