Ревизия кассы организации

     Инструкцией предусмотрены контрольные действия по изучению:

     — учредительных, регистрационных, плановых, бухгалтерских, отчетных и других документов по форме и содержанию;

     — полноты, своевременности и правильности отражения совершенных финансово-хозяйственных  операций;

     — фактического наличия, сохранности  и правильного использования  денежных средств, достоверности расчетов и др.;

     — постановки и состояния бухгалтерского учета и отчетности;

     — состояния системы внутреннего  контроля проверяемого бюджетного учреждения.

     Особое  внимание в Инструкции уделено встречным  проверкам. В частности, впервые  определен порядок их проведения, в том числе в организациях, расположенных на территории других субъектов РФ.

     Следует отметить, что в новой Инструкции отсутствует существовавшая ранее  обязанность руководителя проверяемой  организации предоставления ревизорам  помещения, оргтехники, услуг связи, канцелярских принадлежностей, обеспечения  машинописными работами.

     Результаты  ревизии или проверки оформляются  актом. Акт по-прежнему должен содержать  вводную и описательную части. Кроме  того, Инструкцией введен новый заключительный раздел акта — информация о выявленных нарушениях, сгруппированная по их видам.

     Необходимо  отметить, что теперь в описании каждого нарушения в тексте итогового  акта кроме положений законодательных  и нормативных актов, которые  были нарушены, содержания, периода, и  суммы нарушения в обязательном порядке указывается должностное  лицо, его допустившее.

     Изменяется  и процедура подписания самого акта. Инструкцией, регулирующей проведение ревизий КРУ Минфина России, было предусмотрено его подписание представителями  Росфиннадзора, проводившими проверку, руководителем и главным бухгалтером  проверяемой организации. Теперь главный  бухгалтер акт не подписывает.

     Предельный  срок ознакомления руководства проверяемой  организации с актом контрольного мероприятия и подготовки возражений по нему не меняется и составляет пять дней. Но по новой Инструкции срок ознакомления с актом для проверяемой организации  будет устанавливать руководитель ревизионной группы.

     С введением новой Инструкции в  значительной степени изменился  порядок реализации материалов контрольного мероприятия. Срок рассмотрения возражений по акту руководителем ревизионной  группы увеличится с 5 до 30 рабочих дней.

     В то же время в новом документе  не решены многие существующие принципиальные проблемы. По-прежнему не установлена  периодичность контроля, недостаточно регламентирована методология планирования и проведения ревизий и проверок, не определен порядок разрешения возникающих во время их проведения спорных ситуаций, отсутствует классификация  выявленных финансовых нарушений.

     Акт ревизии (проверки) составляется на русском  языке, имеет сквозную нумерацию  страниц. В нем не допускаются  помарки, подчистки и иные неоговоренные  исправления.

     Показатели, выраженные в иностранной валюте, приводятся в этой валюте и в сумме  в рублях, определенной по официальному курсу, установленному Банком России на дату совершения соответствующих операций.

     Акт ревизии состоит из вводной, описательной и заключительной частей.

     При составлении акта должна быть обеспечена объективность, обоснованность, системность, четкость, доступность и лаконичность изложения.

     Результаты  ревизии должны подтверждаться документами (их копиями), объяснениями должностных, материально ответственных лиц  проверенной организации и др.

     Инструкцией не предусмотрено обязательное направление  предписания об устранении выявленных нарушений руководителю проверяемой  организации, а также информирование о результатах проверки вышестоящих  управляющих органов.  

2. Ревизия кассовых  операций 

     Денежные  средства организации – это наиболее подвижные и легкореализуемые активы. Завершая кругооборот средств хозяйства  и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят  массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки зрения различного рода нарушений и злоупотреблений.

     Операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом.

     Основная  цель проверки – законность, достоверность  и хозяйственная целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств.

     В зависимости от вида денежных средств  детализируются цели проверки и используемые документы как источник информации.

     В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги, движение которых совершается  посредствам кассовых операций. Последние  охватывают такие хозяйственные  факты, как выдачу заработной платы, значительную часть административно-хозяйственных  расходов, операции по подотчетным  суммам и т.д.

     Операции  с денежной наличностью требуют  тщательной проверки, осуществляемой четко разработанными методами.

     Выявление злоупотреблений являются одной  из важнейших задач ревизии кассовых операций. Необходимо не только выявить  факты недостач (хищений), но и определить условия, которые их подготовили, способствовали им и мешали их своевременному выявлению.

     Целью ревизии кассовых операций является проверка соблюдения:

• условий хранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе и при доставке их из банка;
• установленного порядка хранения чековых книжек, корешков чеков и получения по ним денег;
• правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;
• лимита хранения наличных денег в кассе;
• порядка выдачи денег в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы и другие нужды;
• своевременности и полноты оприходования наличных денег, полученных из банков, от юридических и физических лиц;
• кассовой дисциплины при производстве кассовых операций;
• учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книг аналитического учета по другим ценностям, хранящимся в кассе;
• порядка расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию (работы, услуги) и другие материальные ценности;
• использования по назначению полученных по чекам из банков наличных денег;
• полноты и своевременности возврата в банки по окончании рабочего дня сверхлимитных остатков наличных денег;
• наличия случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без оформленных доверенностей.

     Источниками информации при проверке кассовых операций являются:

• первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые приходные и расходные ордера, формы КО-1; КО-2);
• кассовая книга (форма КО-4);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3; КО-3а);
• книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5);
• первичные оправдательные документы к кассовым документам;
• учетные регистры по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 56 «Денежные документы», другим расчетным счетам, корреспонденция которых связана со счетом 50; по балансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности», балансы и другие отчетные формы.

     Основные  этапы проверки кассовых операций:

1. Инвентаризация фактического остатка наличных денег в кассе и соответствие его учетным данным по кассовой книге.
2. Проверка по приходным и расходным ордерам полноты и своевременности оприходования списания наличных денег по кассовой книге.
3. Проверка наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам, на основании которых они оформлены.
4. Проверка законности совершенных хозяйственных операций.
5. Проверка фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе (ценных бумаг, ценных подарков, драгоценных вещей и других ценностей), которые в соответствии с действующими нормативными документами надлежит хранить в кассе.
6. Проверка итогов в кассовой книге и других учетных регистрах (журналах-ордерах, ведомостях).
7. Обеспечение сохранности денежных средств при их получении, доставке из банка (предприятия), хранении и выдаче на предприятии в соответствии с требованиями Рекомендаций Министерства внутренних дел РФ по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.
8. Проверка полноты оприходования по местам хранения закупленных материальных ценностей и отражение прихода по соответствующим книгам учета.
9. Проверка наличия письменного договора о полной материальной ответственности с кассиром.

     Помимо  описанных выше приемов и методов  проведения проверок кассовых операций в программу рекомендуется включить и следующие вопросы:

• проводятся ли на предприятии внезапные проверки остатков денежной наличности в кассе. Если проводятся, то кто осуществляет такие проверки;
• снимаются ли остатки денег в кассе перед составлением бухгалтерской отчетности;
• на кого возложены функции оформления приходных и расходных кассовых ордеров, обращая при этом особое внимание на недопущение их оформления кассиром;
• кто осуществляет прием от кассира кассовых отчетов и оправдательных документов к ним;
• допускается ли кассиром внесение в кассовую книгу неоговоренных исправлений в произведенные ранее записи;
• осуществляется ли надлежащий учет депонированных сумм.

     Проверяя  кассовые операции, ревизор должен установить, как соблюдается порядок  ведения кассовых операций, кассовая дисциплина, законность и целесообразность совершенных операций с наличными  деньгами.

     Тщательно проверяются:

• в платежных ведомостях – достоверность подписи получателей денег. Имеют место случаи, когда один получатель в ведомости расписывается за несколько человек;
• в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) – соответствие дат, порядковой нумерации и сумм, с аналогичными показателями в приходных и расходных ордерах и кассовой книге;
• в расходных ордерах – правильность записи полученных сумм (прописью) и самой подписи получателем денег, а также заполнение паспортных данных получателей, не состоящих в штатной численности организации;
• во всех документах – наличие подписей распорядителей денежных средств. Обращается внимание на то, что руководитель подписывает лично все расходные кассовые документы. Исключение составляют только периоды, когда руководитель временно отсутствует в организации и свои функции он приказом передает другому лицу, временно его замещающим (отпуск, командировка, болезнь). В соответствии с Гражданским кодексом РФ нарушение порядка подписи документов за руководителей (первых лиц) влечет за собой не признание юридической силы таких документов (и других тоже);
• в кассовой книге – оформление и ее ведение, правильность внесенных исправлений. Особенное внимание обращается на правильность подсчета итоговых оборотов и выведение остатков наличных денег по окончании дня.

     При проверке полноты оприходования  наличных денег, полученных по чекам  из банка, необходимо проверить наличие  всех корешков чековой книжки.

     При наличии в организации нескольких кассиров, необходимо проверить правильность ведения книг учета принятых и  выданных денег (форма № КО-5), которые  открываются на каждого кассира.

     Проводя проверку соблюдения кассовой дисциплины, необходимо установить:

• использование полученных из банка наличных денег в кассе по целевому назначению;
• соответствие остатков наличных денег в кассе установленному банком лимиту;
• своевременность и полноту сдачи в банк неиспользованных наличных денег, полученных для выплаты заработной платы, премий, пособий и сумм по прочим поступлениям;
• соблюдение установленных правил расчетов наличными деньгами;
• не производилась ли выдача или получение наличных денег взаймы.