Документооборот в администрации МР Иглинский район

Рассмотрение  документов руководителем организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые  имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной переписки.

Движение  документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

    Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа - они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

   Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела.

   Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение  документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается  в документационном обеспечении  своей деятельности, в использовании  информационно-поисковой системы  по документам организации и самих  документов, т.е. в рациональной системе  хранения документов. Свои соображения  по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

   Проект документа проходит этап согласования - сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений - так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

   Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

После получения на проекте документа  всех виз документ перепечатывают с  учетом сделанных замечаний и  передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает  его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат  подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых  случаях составляется список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного документа  и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки  об исполнении.

По такой  же схеме работает исполнитель и  над инициативными документами - запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными  письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта  документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации  и отправки. На движение исходящих  документов прежде всего оказывает  влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем  выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка  и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются  руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы  по основной деятельности должны согласовываться  в юридическом отделе, приказы  по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового  законодательства, решения коллегиального органа - специальный аппарат (секретариат  коллегии). 

Правила обработки исходящих  документов.

Документы, отправляемые организацией, в том  числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового  отправления и сдачу в отделение  связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно  экспедицией, участком канцелярии или  секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция  принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о  категории отправления.

Служба  делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных  в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации  и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой  в экспедиции проставляется фамилия  сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются  к отправке в упаковке, соответствующей  техническим требованиям, при наличии  сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном  порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Регистрация документов.

В организации  работы с документами ведущее  место занимает постановка регистрации  документов. Именно отлаженность этого  участка работы предопределяет в  дальнейшем быстрый поиск необходимой  информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения  управленческих задач.

Регистрация документов - это ключевой момент в  организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу  и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все  документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые  в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация - один из начальных этапов работы с  полученными документами, следующий  сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие  документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам  связи.

Так как  количество документов, поступающих  и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация  является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации  во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И  поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет  документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и  т.п.

Сам процесс  регистрации - это снятие (перенос) с  документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким  образом в процессе регистрации  закладывается информационно-поисковая  система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Общие правила регистрации  документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях, независимо от способа  получения.

Документы, полученные только для сведения и  не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может  разрабатываться и как самостоятельный  документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные  письма; поздравительные письма и  телеграммы; приглашения, программы  семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии  нормативных документов, постановлений  и распоряжений государственных  органов; информационные материалы.

Каждый  документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным  порядковым номером, проставленным  в отметке о поступлении документа  в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность  регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию  документов централизованно ведет  группа регистрации документов в  канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может  проводиться децентрализованно  по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как  поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной  почте. Поэтому факс, принимающий  документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом  с рабочим местом сотрудника, регистрирующего  поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные  формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

- дата документа;

- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

- автор (корреспондент) - тот, чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

- номер дела (куда документ помещен после исполнения). Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.