Электронная цифровая подпись и особенности ее применения в органах власти и управления

     Все есть, все изобретено, и для начала надо просто реально пользоваться тем, что есть. Я думаю, что за пять лет просто люди хорошо договорятся  между собой, и будут доверять электронной подписи точно так же, как собственноручной.

       В данный момент ЭЦП в российском  варианте хорошо, массово работает  только на Windows. Применительно к  интернету — в браузере Internet Explorer. Под "хорошо" подразумевается простота установки и настройки соответствующего софта и принципиальную его доступность под различные малоприменяемые операционные системы.⁵

     Так сложилось, что софт, который разработан для того, чтобы установить на компьютер  сертификат, подписывать и шифровать  данные, существует в основном для Windows. Применительно к интернету, когда нужно отправить в интернет готовые, подписанные, зашифрованные данные, это делается в одном определенном браузере. Со многими другими есть сложности, но они потихоньку решаются.

     Конечно, было бы замечательно, если бы появились средства так называемой криптозащиты информации, которые позволяют работать на любой платформе и в любом браузере. С этой проблемой столкнется абсолютно любой сайт, который захочет серьезно поддерживать ЭЦП. Возможно, реально ЭЦП не будет работать в Safari, Chrome, других браузерах, отличных от Internet Explorer. Над этим еще предстоит работать. Может быть, даже что-то уже создано, но в целом это большая работа, которую предстоит проделать разработчикам ЭЦП.

      1.3 Законодательная  платформа ЭЦП

     В январе 2002 года Президент РФ подписал закон "Об электронной цифровой подписи". 

     Сегодня практически ни одна конференция  не обходится без того, что бы вопрос об этом законе не был, затронут в том или ином виде. Мнения высказываются  порой диаметрально противоположные. 

     Когда закона не было с 1990 года в России на коммерческий рынок стали продвигаться так называемые технологии цифровой подписи (ЦП). Системы ЦП позволяют  создавать в электронных документах аналог собственноручной подписи. При  этом речь не идет, например, о технологиях, позволяющих сохранять в электронном виде графическое изображение подписи, механизмы ЦП, существенно отличаются от простого анализа изображения, и основаны на сложных математических задачах. Иными словами, подпись в электронном виде - это набор цифр, позволяющий не только идентифицировать лицо, сформировавшее эту подпись, но и обеспечить неизменность документа после подписания. 

     Гражданский кодекс РФ закрепил возможность использования  ЦП, наряду с иными аналогами собственноручной подписи (АСП) в электронном документообороте. 

     С момента принятия части первой: "Использование  при совершении сделок ... цифровой подписи ...допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными  правовыми актами или соглашением  сторон";⁶ гражданского кодекса системы электронного документооборота стали полностью юридически легальными. С момента принятия первой части ГК, в России сложилась богатая практика, в т.ч. судебная по использованию систем ЦП в коммерческом секторе. Базой для упорядочения взаимоотношений сторон, использующих ЦП в бизнес процессах являлся т.н. "договор сторон", или "договор участников системы с использованием ЦП". В системах документооборота государственных органов применение ЦП пробуксовывало, поскольку регулировать использование ЦП в этих системах договорным правом не возможно.

     Вследствие  вышеупомянутых причин к 1997 году, сложилась  ситуация, в которой принятие закона "О цифровой подписи" становилось  актуальным в первую очередь для  государства и для государственных органов власти. Дополнительную актуальность принятию указанного закона, являлось стремление России вступить в ВТО, страны же члены ВТО уже имели аналогичные законы, позволяющие вести бизнес в киберпространстве не только на основе предварительно заключенного договора, но и на основе действующих законов. Справедливости ради следует отметить, что наличие такого закона не являлось обязательным требованием для вступления в ВТО, а лишь должно было продемонстрировать добрую волю России в направлении гармонизации внутреннего законодательства и международного. 

     1.4 Электронный документооборот  в органах власти.

     В соответствии с положениями ФЦП  «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации  электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.)⁷.

     Возможности системы электронного документооборота и платформы, на которой реализована  система, позволяют решить целый  комплекс задач по автоматизации  документооборота и других направлений  работы органов власти.

Решаемые задачи:

1. обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;
2. повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;
3. обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;
4. ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;
5. обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;
6. снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

     Для решения данных задач федеральным  и региональным органам законодательной  и исполнительной власти, а также органам местного самоуправления имеет смысл организовать:

Электронный документооборот  внутри организации:

• все документы (входящие и исходящие) хранятся в единой системе — формируется единое информационное пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;
• вероятность потери документов при безбумажном документообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;
• на поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду;
• согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже если один согласующий сидит в Калининграде, а второй — во Владивостоке;
• участники процесса согласования имеют доступ к рецензиям иных согласующих, а также к версиям документа;
• экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;
• с обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организации ЭЦП (электронной цифровой подписи);
• руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов.

Межведомственный электронный документооборот:

• документы из одного ведомства (организации) в другое передаются за считанные минуты:  например, из органа исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;
• снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;
• появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях ЭЦП (электронной цифровой подписи) — передача подписанных ЭЦП документов может считаться достаточной и не требовать дублирования бумажными документами;
• поиск документов, независимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве — все организации работают фактически в единой системе.

Архивное хранение электронных документов:

• все документы собраны в едином хранилище документов — для организации, имеющей множество подразделений по всей России (или всему региону), достаточно создания единого архива документов;
• поиск документов в электронном архиве занимает несколько минут, тогда как в бумажном - может занять до нескольких суток;
• контроль доступа к документам гораздо проще организовать при работе с электронными документами и их архивном хранении — права доступа определяются ролью специалиста в системах;
• работать с электронным документом из архива могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;
• найти бумажный документ также становится проще, так как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;
• списание дела в архив происходит из системы электронного документооборота, доступ к документам в архиве также может осуществляться непосредственно из специализированной программы;
• снижается стоимость хранения документов, так как электронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.

       
Организация архивного хранения документов в электронном виде возможна как средствами самой специализированной системы, так и путем интеграции СЭД с электронным архивом (при особенно больших объемах электронных документов).

Предоставление  государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация административных регламентов:

• предоставление услуг государственными служащими осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;
• снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;
• уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление госуслуг;
• система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;
• существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

Порталы с информацией  о госуслугах:

• порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;
• портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;
• для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;
• размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.

     Выводы

     Таким образом, принятие закона преследовало следующие цели:

1. Необходимость создания законодательной базы для внедрения АСП (ЦП) в системы электронного документооборота органов государственной власти.
2. Гармонизация российского законодательства с международным.
3. Создание правовой основы для интеграции внутренних и международных систем электронной торговли.
4. Упрощение процедур ведения "электронного" бизнеса.