Понятие, функции, элементы организационных коммуникаций

  Министерство  сельского хозяйства Российской Федерации

  Федеральное государственное образовательное  учреждение

  высшего профессионального образования

  «Самарская  государственная сельскохозяйственная академия»

  Институт  управленческих технологий и аграрного  рынка

  Кафедра Государственного и муниципального управления 
 
 
 

  КУРСОВАЯ  РАБОТА 

  Понятие, функции, элементы организационных  коммуникаций. 

                                          по курсу «Теория  организации» 
 
 

  Студента  группы №  432

                                                        Аникиной С.В. 

  Руководитель работы:

  Буланкина Е.В. 
 

  Работа  допущена к защите

  «_____»  «_______» 2011

   ______________________

  (подпись  руководителя) 

  Работа  защищена с оценкой:

   ______________________

  «_____»  «_______» 2011

  _______________________

  (подпись  руководителя) 
 
 

  САМАРА 2011 

     Содержание 

 

      Введение

 

     Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

     Коммуникация  является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.

     Один  из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что  в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций¹. Позже Д. Кац и Р. Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации². Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.

     Коммуникация  предоставляет средства для выработки  и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

     Мы  должны уметь управлять информацией  и улучшать свое дело с помощью  правильного её использования для  повышения эффективности работы, производства товаров или услуг.

     Все виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Поэтому в работе делается акцент на эффективность коммуникаций, т.е. обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией.

     Внутренние  коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части  организации. Это подчеркивает важность изучения коммуникационных связей внутри организации в период становления цивилизованной рыночной экономики.

     В первой части работы рассматривается  теоретический материал, касающийся этапов и элементов коммуникационного  процесса, виды коммуникационных сетей.

     Во  второй – технико-экономическая характеристика исследуемой организации, анализ этапов коммуникационного процесса в ТФОМСе, коммуникационные барьеры и их значение в работе ТФОМСа, анализ коммуникационных сетей в данной организации.

     Объектом  исследования является государственная некоммерческая организация Территориальный Фонд обязательного медицинского страхования Самарской области.

     Предметом данной работы является процесс управления организационными коммуникациями в  ТФОМСе Самарской области.

     В данной работе была поставлена следующая цель: проанализировать сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса внутри организации на примере Территориального Фонда обязательного медицинского страхования Самарской области.

     Для достижения данной цели были поставлены задачи:

• Проанализировать сущность коммуникаций в организации;
• Исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса ТФОМСе Самарской области.

           Теоретической и  методологической основой работы явились нормативные акты Самарской области, научные труды ученых, экономистов, посвятивших свои работы психологии и менеджменту организаций.

 

      Глава 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

     1.1 Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации.

 

     Современный отрезок пути развития коммуникации как социологического, психологического, межкультурного, экономического феномена заставляет взглянуть на этот процесс в первую очередь с точки зрения потребности общественного производства, в котором традиционные факторы (земля, труд, капитал) действуют только при условии эффективного использования коммуникации. Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В процессе специализации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов.

     Коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

     Основатель  клана Рокфеллеров Джон-старший  говорил: «Умение общаться с людьми - такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе, и я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире»³.

     Для формирования правильных взаимоотношений  в группе, поддержания оптимального уровня психологической близости между ее членами, общение играет большую роль. Деловое общение предполагает прежде всего передачу информации в словесной форме.

     Разработка  стратегии эффективности организации. Практика менеджмента рассматривает  производительность не только как более  интенсивное применение капиталов, земли, материалов, оборудования, но и как умелое использование всех других факторов, в том числе информации и времени. Именно использование информации определяет суть работы коммуникационного подразделения любой организации по достижению общей эффективности.

     Деятельность  эта начинается с разработки долгосрочной стратегии, в основу которой положен  системный подход. Место коммуникации и ее инструментов в подобного  рода стратегических программах определяет степень решения проблем людских ресурсов, а также продвижение информации сверху вниз. Коммуникационные технологии помогают проводить открытую политику в отношении персонала, предусматривающую большую степень его участия в принятии решений, сотрудничество, удовлетворение от работы и соответствующее поощрение. В рамках этой функции осуществляется также мониторинг сознания, мнений, отношений и поведения как внутри, так и вне организации.

     Формирование  корпоративной культуры. Этот процесс  можно рассматривать с двух позиций. С одной стороны, корпоративная культура выступает в качестве нематериального актива организации и фактора создания добавленной стоимости. Вспомним крылатое выражение М. Кастельса: культуры созданы из коммуникационных процессов, и обратимся к рассуждениям П. Бурдье о трех видах капитала: экономическом, культурном и символическом⁴.

     При определенных условиях культура может  выступать в форме капитала. Если говорить об измерении капитала в  культуре, то обладатель культурных потребительных стоимостей (образования, творческих способностей, литературного дара и т. п.) становится обладателем культурного капитала, когда он включает эти стоимости в процесс рыночного обмена, преобразует их в стоимость и в результате обмена приобретает большую экономическую власть, или больший капитал. Подтверждение этой мысли мы находим у В. Ильина: «Элементы культуры (квалификация, опыт, произведение искусства или изобретение) становятся культурным капиталом, когда они начинают приносить их обладателю прибыль или усиливать его экономическую власть. Это происходит в том случае, когда обладатель данного элемента культуры имеет возможность присваивать себе весь или значительную часть произведенного прибавочного продукта. Культурный капитал не отделен непроходимой стеной от других форм капитала»⁵. С другой стороны, корпоративная культура является частью организационного капитала фирмы, который, в свою очередь, является составляющей интеллектуального капитала организации. Обе стороны феномена корпоративной культуры актуальны, если учитывать конечную цель формирования корпоративной культуры.

     Культура  организации (организационная культура, корпоративная культура) – это  совокупность организационных, управленческих, технологических, информационных и  неформальных межличностных отношений, которая достигается при определенном уровне развития управленческой деятельности и управленческих знаний.

     Зачастую  руководители организации оказываются  не в состоянии реализовать свою стратегию и требуемые перемены не потому, что они не аргументированы  или неверны, а из-за недооценки значения культуры своей организации. Радикальные перемены оказываются возможными только в ситуации, когда все участвующие в этом процессе верят в них и их поддерживают.

     В прогрессивных организациях стимулируются  сомнения и творчество, доверие, групповой стиль работы и обмен опытом. В то же время в них создана особая инфраструктура, способствующая обучению, помогающая управлять распространением знаний.

     Одной из форм коммуникации является система  подачи и реализации предложений  по улучшению работы компании. Например, в компании Audi сотрудник, у которого появилась идея, заполняет специальный бланк и обсуждает с начальником свое предложение о возможной его реализации. Если польза очевидна, то краткое описание идеи отправляется в Интернет – систему, которая в состоянии обработать 40 тыс. заявок в день. Расчет эффекта (прямого или косвенного) осуществляется непосредственным начальником сотрудника, подавшего заявку. В случае, если предложение увеличивает прибыль компании, размер премии составляет 10% от полученной экономии⁶.

     Российским  компаниям, появившимся в последнее  десятилетие, пришлось заново формировать  свою корпоративную культуру. Смена  собственников предприятий наложилась на смену экономических формаций, и ревизии пришлось подвергнуть  практически все: от соцсоревнования и досок почета до процедуры приема на работу. Только в 2000 – 2001 гг. к российским финансово-промышленным группам пришло осознание необходимости направленного воспитания у персонала чувства принадлежности к единой компании.

     Формирование каналов коммуникации внутри организации. На Западе этот аспект деятельности топ-менеджмента относится к «внутреннему» (внутриорганизационному, внутрикорпоративному) PR – внутрикорпоративным связям с общественностью.

     Типичной  проблемой внутрикорпоративной коммуникации является недостаточная информированность персонала. Как следствие – отсутствие взаимопонимания в коллективе, конфликты и сопротивление политике руководства. Дело даже не в недостатке информации вообще, а в ее несоответствии значимым для человека факторам. В число таких факторов можно включить цели фирмы, востребованность инициативы с мест, возможности профессионального роста в организации. В организации с высоким корпоративным IQ (по определению Гейтса) взаимный обмен информацией наиболее эффективен, все сотрудники хорошо информированы по поводу корпоративных целей.

     С внутрикорпоративной коммуникацией  связана еще одна весьма серьезная  проблема, имеющая непосредственное отношение к интеллектуальной собственности. Коммуникация, в соответствии с ранее данным определением, есть обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. Интеллектуальная собственность – это не просто патенты и торговые марки. За ними стоит человек, его разум, интеллект. Интеллект не похож ни на какой другой вид собственности. И как собственность он ставит перед бизнесом новые проблемы, решать которые можно с помощью внутрифирменной коммуникации.