Сущность и объективные предпосылки развития функций управления

 

Общее признание в теории управления получили следующие основные положения:

выделение в управлении отдельных функций – это объективный  процесс, обусловленный развитием  производства и усложнением его  управления;

естественно - научной  основой формирования и развития функций управления является разделение общественного труда вообще и в сфере управленческой деятельности в частности;

движущей силой трансформации  функций управления на всех этапах общественного развития была и остается необходимость повышения эффективности управленческого труда и управляемой системы.

Важно отметить, что функции  управления объективно обусловлены  управляемой (объект управления) и управляющей (субъект управления)  подсистемами, действующими законами науки управления, используемыми принципами управления и сложившимися в системе управления отношениями. Выбор и совершенствование организационной структуры управления, организация управления и особенно разделение управленческого труда, использование методов и средств управления, информационных технологий, подготовка и расстановка кадров и др. осуществляются  в зависимости от состава и содержания функций управления представляют собой содержание процесса  управления и отображают характер персонала управления. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой  последовательности регламентированных действий.

Таким образом, функция  управления – это специфические  виды управленческой деятельности, обособившиеся  в процессе разделения управленческого  труд, выражающее его содержание в  действии и направленные на достижение поставленной цели.

 

 

 

2. Сущность и объективные предпосылки развития функций управления

по Ю.В.Васильеву

 

 

Необходимость выделения  функций управления, отделения управленческих функций от неуправленческих связана  с преимуществами специализации деятельности. Впервые школа научного управления (1885 – 1920) выступила за отделение управленческих функций от фактического выполнения работы. Процессный подход, предложенный школой административного управления, рассмотрел функции управления как взаимосвязанные. До этого функции рассматривались как независимые друг то друга. А.Файоль выделил пять функций управления: «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать» [85, С.71].

Выделение функций является результатом вертикального и горизонтального разделения труда в организации.

Функция управления –  это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

Васильев выделяет основные характеристики функций управления:

а) однородность и содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления:

б) целевая направленность этих работ;

в) обособленный комплекс выполняемых задач.

Функция управления должна иметь четко выраженное содержание (набор действий в рамках функции), процесс осуществления (логическую последовательность осуществляемых в рамках функции действий) и структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление.

Выделение функций управления имеет большое значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления. Во-вторых, выделение функций управления помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передачи управленческого опыта. В-третьих, изучение функций управление дает понимание сущности управленческой деятельности.

Анализ эффективности  реализации функций позволяет более  четко определить обязанности и  права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать более рациональную систему менеджмента.

Результаты анализа  функций управления могут быть выражены в виде функциональной модели управления, отражающей взаимосвязь функций  управления с конкретными исполнителями, показывающей, как связаны между  собой подразделения в статике, отражающей динамику выполнения работ и их взаимосвязь.

В определении функций  получил всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных, или специальных, функций. Первые рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, вторые – как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.

Многие авторы выделяют четыре общих функций: планирование, организацию, контроль и мотивацию.

Каждая из четырех функций является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций, а функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Согласно  Ю.В.Васильеву, планирование – это процесс разработки плана, определяющего то, чего нужно  достичь и какими рычагами, соосбразуясь со временем и пространством.

Задачи планирования:

а) обеспечение целенапрвленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;

б) перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных;

в) координация деятельности структурных подразделений и работников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов;

г) создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт-план»;

д) стимулирование трудовой активности работающих. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продук5тивной и скоординированной деятельности всех участников;

е) информационное обеспечение работников организации. Планы содержит важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.

При планировании разрабатывается  комплекс мероприятий, которых определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Благодаря планированию обеспечивается увязка функций отдельных структурных подразделений в технологической последовательности: научные исследования и разработки, производство, сбыт.

 

Организация как функция управления

 

Функция организации  направлена на создание необходимых  условий для достижения поставленных целей.

Основными задачами организации  являются:

а) формирование структуры организации исходя из размера предприятия, его целей, технологий, персонала и других переменных;

б) установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

в) обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Согласно Ю.В. Васильеву  организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Организация как функция  управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при организуются старые в целях приданий им качеств, необходимых для достижения целей.

Основной показатель высокой организации управления – быстрая реакция на изменения факторов внешней среды. Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллективов. Однако можно выделить две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление.

В первом случае владельцы  собственности распоряжаются единовластно и могут вводить любые формы  управления, не считаясь с мнением  коллектива.

Вторая концепция организации  управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели организации, высказывать свое мнение и свои предложения. Конечно, принимает управленческие решении все-таки высшее руководство, но специалисты оказывают существенное влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий. Партисипативное управление дает организации значительные преимущества по сравнению с единовластием, и не только потому, что «одна голова – хорошо, а две – лучше». Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором, так как сказывается на психологическом климате в коллективе и других факторах здоровой окружающей среды, а также помогает удовлетворять потребности работников в самоутверждении, вырабатывает чувства ответственности и причастности к общему делу.

Известный социолог М. Поль в книге «Участие работников в  промышленности» предлагает модель организации производства, которая  описывается системой уравнений, учитывающей  следующие ключевые независимые  переменные.

P=f (L,U),

L=f (E,T),

U=f (P, L, G, I),

Где P – участие рабочих в организации производства и контроле;

L – скрытая власть (неформальное лидерство, общественное мнение, так называемая «власть подчиненных» и другие факторы);

U – оценка деятельности со стороны администрации и коллектива;

E, T – технологические факторы;

G – правительственные акты и действия;

I – более общие идеологии.

Разработанная М. Полем  система уравнений показывает важную роль участия коллектива в организации  производства, его сознательного, творческого  отношения к задачам организации.

 

Функция мотивации

 

Как отмечалось ранее, организация  – это социотехническая система, и человеческий фактор играет в ней  огромное значение. Чтобы реализовать  намеченные планы, недостаточно создания хорошей структуры и налаживания  четких связей между подразделениями, нужно заинтересовать работников в достижении поставленных целей. Деньги не всегда побуждают человека трудиться усерднее, с большей отдачей. Истинные побуждения гораздо сложнее.

Согласно Ю.В. Васильеву  мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации.

Стимулы используются людьми давно. В Древнем Риме «стиления  лошадьми, запряженными в колесницы. В настоящее время понятие  «стимулы» имеет несколько значений.

Стимулирование предполагает внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью непосредственного влияния на результаты труда, активизацию деятельности работников.

Мотивация – более  широкое понятие, которое можно рассматривать в двух аспектах:

1. как психологический процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение определенной целей или вознаграждения.
2. Как определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения отдельных людей и их групп.

 

Эволюция мотивации  характеризуется развитием от простейших форм физического, силового принуждения  к труду (в рабовладельческом, феодальном обществе) к простым и прагматичным первоначальным теориям, основанным на понимании психологии человека, его  поведения, процессного характера мотивации.

Первым, кто обнаружил, что четко разработанные рабочие  операции и хорошая заработная плата  не всегда ведут к повышению производительности труда, был Э. Мэйо. Он отмечал, что  важно принимать во внимание психологию человека, его некоторую «нелогичность». Появилась новая теория «человеческих отношений». Но психологических теории мотивации появились позднее – в 40-х годах ХХ в. И развиваются до настоящего времени.

 

Функция контроля

 

По мере того, как организация  движется к намеченным целям, она должна постоянно отслеживать промежуточные результаты и контролировать изменения во внутренней и внешней среде. Установление того, достигла ли организация своих целей, осуществляется с помощью контроля. Иными словами, менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть.