Автоматизация учета и контроля принятых решений в ВУЗе

 

 

Рисунок 7 – Пристыковка  базы данных

 

 

3.2 Руководство администратора

 

Программа сконфигурирована таким образом, что она должна работать в любом каталоге. То есть для установки программы достаточно перенести рабочий каталог с лазерного диска в любое место вашего компьютера или запустить ее с лазерного диска.

Для запуска программы  необходимо запустить файл «Project1.exe» после чего на экране появится форма запуска (См. Рисунок 8). Чтобы перейти к авторизации пользователя, необходимо нажать левой кнопкой мыши на форме.

 

 

Рисунок 8 – Форма «Заставка»

 

Для создания прозрачности окна при запуске системы использовалось свойство формы AlphaBlendValue.

Также при запуске программы определяется путь до базы данных, где хранится информация о пользователях. Также на данной форме находится элемент XPManifest (XPMan), который служит для придания всем объектам приложения объемную форму.

При щелчке левой кнопкой  мыши по форме «Заставка», загружается форма авторизации пользователя  (См. Рисунок  9). Форма содержит две функции: входа в систему и регистрации нового пользователя.

 

 

Рисунок 9 – Форма «Вход в программу»

 

После этого необходимо ввести фамилию и пароль в необходимые поля на форме «Вход в программу». Для того чтобы войти в базу данных под администратором, необходимо на форме авторизации программы внести данные, а именно имя и пароль администратора (имя и пароль по умолчанию: «АДМИНИСТРАТОР» и «1» соответственно). После чего на экране появится форма, с помощью которой секретарь или декан (администратор) может отправить какой-либо приказ или распоряжение (См. Рисунок 10).

В левой части формы  заполняется информация о принятом решении, когда оно было принято, когда необходимо его выполнить и номер, под которым оно регистрируется в базе. А так же в левой верхней части располагается текущее число. В правой части назначаются ответственнее лица. В нижней части располагается само сообщение, которое необходимо выполнить и функциональные кнопки.

 

 

Рисунок 10 –Форма «Приказ»

При добавлении нового сообщения необходимо заполнить все поля, такие как «Коллегиальный орган», «Дата принятия решения» и «Дата исполнения решения», причем дата принятия должна быть меньше, чем дата исполнения. Иначе появится следующее сообщение (См. Рисунок 11).

 

 

Рисунок 11 – Ошибка, при не соответствии сроков выполнения задачи

 

Так же при заполнении формы «Приказ» нужно назначить  ответственных лиц, которые впоследствии будут отчитываться по данному решению. Сделать это можно путем выбора в области «Ответственные за исполнение» должностей, которым соответствуют флажки. После этого необходимо указать тот приказ, который необходимо отправить ответственному лицу. Так же можно установить частоту напоминаний, для того чтобы ответственное лицо получало подсказку, которая помогала бы не забыть те приказы, которые важнее. Сделать это можно нажатием на флажок «Установить напоминание». После того как все поля заполнены, можно нажать на кнопку «Отправить» и тогда все данные сохранятся в базе данных, которая находится на сервере и пользователь получит уведомление о  новом сообщении.

Если по ошибке или  каким-либо другим причинам необходимые  поля не все были заполнены, появится предупреждающее сообщение (См. Рисунок 12).

 

 

Рисунок 12 – Сообщение о необходимости заполнить необходимые поля

 

Так же при не заполнении необязательного поля «Номер протокола» появится сообщение, которое потребует  подтверждение того, что секретарь  оставляет данное поле пустым (См. Рисунок 13).

 

 

Рисунок 13 – Подтверждение не заполнения поля «Номер протокола»

 

При нажатии на кнопку «Да» сообщение отправится без номера протокола, если же будет нажата кнопка «Нет», то указатель переместится на поле «Номер протокола».

Так же секретарь или  декан может просмотреть все решения, которые были получены пользователями, предварительно нажав на кнопку «Просмотреть все решения», после чего появится форма «Декан» (См. Рисунок 14).

 

 

Рисунок 14 – Форма «Декан»

 

При нажатии на форме  «Приказ» кнопки «Проверка отчетов» откроется форма, на которой будут отображены все решения, которые были помечены ответственными лицами, как выполненные (См. Рисунок 15)

 

 

Рисунок 15 – Форма «Проверка отчетов»

 

При нажатии на кнопку «Отказать» выделенное сообщение снова  отправляется ответственному лицу на доработку. Данная возможность сделана для того, чтобы декан или секретарь подтвердил выполнение какого-либо решения. Если же решение было выполнено не до конца по каким-то причинам (неясности поставленной задачи) декан или секретарь могут отказать в выполнении, сопроводив причину отказа пояснительной запиской, которую можно написать, используя для этого поле, находящееся в нижней части формы. При нажатии на кнопку «Принять» выделенное решение становится выполненным.

Так же декан может войти как обыкновенный пользователь при нажатии на форме «Приказ» кнопки «Форма пользователя». Сделано это для тех случаев, когда приказ исходил от вышестоящих органов, которые назначили ответственным лицом декана факультета. Все возможности декана как пользователя будут рассмотрены ниже.

Для того чтобы изменит  данные какого-либо пользователя нужно  нажать кнопку «Регистрация», при этом появится одноименная форма (См. Рисунок 16). На данной форме есть возможность просмотреть, а так же изменить данные пользователя. При помощи кнопок «Предыдущий», «Следующий» можно перемещаться по записям, при этом поля для редактирования не доступны. Если будет нажата кнопка «Редактировать», то поля для редактирования записей станут доступны.[15]

 

 

Рисунок 16 – Форма «Регистрация»

 

Если же введены не все данные, и вы нажали данную кнопку, появится сообщение о том, какое  поле не было заполнено (См. Рисунок 17).

 

 

 

 

Рисунок 17 – Предупреждение о не полноте данных

 

После того, как будут  введены все данные, можно нажать кнопку «Принять». Появится сообщение об успешной регистрации (См. Рисунок 18).

 

 

Рисунок 18 – Сообщение об успешной регистрации

 

Так же для удобства использования  данного программного продукта предусмотрена  справка, вызвать которую можно  путем нажатия кнопка F1. Появится форма одноименная форма (См. Рисунок 19).

 

 

Рисунок 19 – Форма «Справка»

 

 

2. Руководство пользователя

 

После того как была произведен вход в систему как обыкновенный пользователь, открывается форма «Сообщение» (См. Рисунок 20). В верхней части окна отображается должность сотрудника, который получил сообщение от декана (администратора).

 

 

Рисунок 20 – Форма «Сообщение»

 

На данной форме пользователь получает сообщение, каким органом управления было назначено данное сообщение, сроки выполнения, номер протокола. Так же ответственное лицо (пользователь) может сразу отчитаться или просмотреть следующее сообщение. Так же при получении нового сообщения в трее появляется анимированная иконка (см. Рисунок 4) и появляется информационная подсказка (См. Рисунок 21).

 

 

Рисунок 21 – Информационная подсказка «Вам пришло новое сообщение»

 

В нижней части формы  представлена строка состояния, в которой  указано общее количество сообщений. «В процессе» - это сообщения, которые  помечены как выполненные, которые  ожидают подтверждения декана или секретаря. «Не выполнено» - количество не выполненных решений. «Провалено» - количество сообщений, которые не были выполнены.

Так же в верхней части  представлено ниспадающее меню, в пункте меню «Решения» при выборе «Просмотреть» откроется форма, на которой можно просмотреть решения, которые были получены ранее (См. Рисунок 22).

 

 

Рисунок 22 – Форма «Просмотр принятых решений»

 

На данной форме в  верхней части можно при помощи ниспадающих списков сортировать  таблицу, в которой приведены все решения. По статусу выполнения решения делятся на: «В процессе», «Не выполнено» и «Провалено». При выборе статуса остаются лишь те сообщения, по которому статусу отсортирована таблица (См. Рисунок 23).

 

 

Рисунок 23 – Список сортировки по статусу выполнения

Так же можно наложить еще один фильтр, которой будет  оставлять лишь записи с указанным  коллегиальным органом, которым  было назначено принятое решение (См. Рисунок 24).

 

 

Рисунок 24 – Список сортировки по коллегиальному органу

 

Так же на форме «Просмотр принятых решений» можно создать отчет, нажав на одноименную кнопку, при этом таблица станет возможной для редактирования в приложении Microsoft Excel (См. Рисунок 25), которая включена в пакет программ Microsoft Office. Что позволяет значительно облегчить доступность данных для хранения в отдельных файлах.

 

 

Рисунок 25 – Редактирование таблицы в Microsoft Excel

 

При выборе на форме «Сообщение» в меню Решения->Отчитаться, откроется форма «Отчет» (См. Рисунок 26).

 

 

Рисунок 26 – Форма «Отчет»

 

В нижней части данной формы находится управляющий  элемент, при помощи которого можно  пометить сообщение как выполненное. Для этого необходимо нажать кнопку «Отчитаться». После этого появится возможность отчитаться (См. Рисунок 27). В поле «Описание» необходимо ввести информацию, которая может подтвердить выполнение принятого решения. При этом так же необходимо поставить флажок на против записи «Выполнено». Только после того как будет заполнен отчет и поставлен флажок «Выполнено» будет доступна кнопка «Сохранить».

 

 

Рисунок 27 – Процесс заполнения отчета

 

Кнопка «Сохранить» не доступна, она станет активной, после того как будет введено описание (отчет) и поставлен флажок «Выполнено». Так же при необходимости можно нажать на кнопку «Отменить», тогда описание и флажок «Выполнено» исчезнут и снова появится возможность перемещаться по таблице, в режиме просмотра. Так же на данной форме доступна кнопка «Создать отчет».

Таким образом, представлена пользовательская и администраторская часть программы «Автоматизация учета и контроля принятых решений в ВУЗе».

 

Заключение

 

Реализация программы  «Автоматизация учета и контроля принятых решений в ВУЗе» выполнялась в языке программирования Borland Delphi7. Программа создана для предоставления оперативной информации руководству (декан) и сотрудникам организации (заведующие кафедрами, председатели методических советов и т.п.), подготавливать информацию для дальнейшего анализа, снижать объёмы бумажного документооборота и д.р.

Данная программа работает с оперативными данными, накопление этих данных позволяет проводить анализ деятельности предприятия за любой период времени. Это является одной из задач внедрения системы, и для успешного достижения её, в систему встроен модуль оптимизации хранения информации. Благодаря его использованию, существенно сокращается время, затрачиваемое на подготовку информации для использования в других подсистемах. Это достигается путем выбора наиболее оптимального способа хранения данных в зависимости от типа. При таком подходе, время, затрачиваемое на получение этих данных другими подсистемами, также сокращается.

В программе разработаны  все элементы систематизации информации журналы документов, различные способы  фильтрации, позволяющие быстро найти  сообщения, имеющие общий признак.

Программа имеет простой и удобный в использовании интерфейс, имеющий интуитивно-понятные связи между диалогами ввода информации.

В ходе написания программы  были изучены принципы организации  автоматизированных рабочих мест, приобретены  навыки  проектирования баз данных и разработки приложений в визуальной среде программирования Delphi.

Список использованных источников

1 Microsoft. Проектирование  и реализация баз данных Microsoft SQL Server 2000. Учебный курс MCSA/ MCSE, MCDBA/Пер. с англ. - 3-е изд., испр. - М.: Издательско-торговый дом "Русская Редакция", 2006, c.35-50.

2 Microsoft Corporation. Администрирование Microsoft SQL Server 2000. Учебный курс MCSA/ MCSE, MCDBA/Пер. с англ. - 2-е изд., испр. - М.: Издательско-торговый дом "Русская Редакция", 2002. – 32-65 стр.

3 Боуман Дж.С., Эмерсон  С.Л.: Практическое руководство по SQL. Диалектика, 2003, - с. 180.