Электронный документооборот

     Электронный документооборот 

     Документ  является основным способом представления  информации на любом предприятии. Эффективность  управления предприятием зависит и  от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

     Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ — это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

     Минусы  бумажного документооборота:

• медленный поиск документов;
• трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
• длительность сроков подготовки и согласования документов;
• сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
• невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

     Таким образом, традиционный документооборот  оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

     Преимущества  электронного документооборота:

1. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
2. Исключение несанкционированного доступа, что может повлечь за собой миллионные убытки организации.
3. Прозрачность бизнес-процессов.
4. Повышение исполнительской дисциплины.
5. Легкость внедрения инноваций и обучения.
6. Развитие корпоративной культуры.
7. Рост конкурентных преимуществ.

     Различают внутренний и внешний электронный  документооборот. Перемещение документов внутри информационной системы предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте.

     Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

     Согласно Закону Республики Беларусь 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

     Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной.

     Общая часть электронного документа состоит  из информации, составляющей содержание документа.

     Особенная часть электронного документа состоит  из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

     Электронный документ должен соответствовать следующим  требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;
• иметь установленную структуру;
• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

     Электронный документ имеет формы внутреннего  и внешнего представления. Формой внутреннего представления является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации. Формой внешнего представления — воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. 

     Системы электронного документооборота 

     Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

     Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

     Внедрение электронного документооборота позволяет  достичь реализации следующих целей:

• интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов;
• интеграции всех информационных потоков и создании единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;
• коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;
• оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

     Создаваемые в настоящее время электронные  системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):

     Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно – аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

     Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально -распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

     Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

     Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

     Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

     СЭД имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы .

     Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы. Системы класса "docflow" ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

     Требования  к программному обеспечению

Требования  к ресурсам:

     1. Операционная система

     2. СУБД

• Необходимость приобретения сторонней СУБД

     3. Зависимость от сторонних продуктов

• наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

     4. Аппаратная часть

• производительность компьютеров

Стоимость продукта

     1. Стоимость дополнительного программного  обеспечения

• СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

     2. Закупка нового оборудования

     3. Затраты на обучение персонала

     4. Затраты на подготовку готового  решения

Удобство  сопровождения

     1. Документация

• соответствие документации текущей версии продукта
• наличие электронных обучающих материалов
• освещенность вопросов расширения системы

     2. Возможности расширения системы

     3. Техническая поддержка системы

Удобство  использования

     1. Простота выполнения базовых  операций пользователя

• доступность управляющих элементов
• количество элементарных операций для выполнения действий

Требования  к техническому обеспечению

Идентификация пользователей

     1. Аутентификация 

• защищенность протокола связи
• интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

     2. Авторизация 

• возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
• организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

     3. Разграничение прав доступа к  документам

• возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
• делегирование прав доступа к документу от одного лица другому