Інформаційно-пошукові системи в установах

     За  критерієм відповідності інформаційно-пошукові системи поділяються на системи з використанням логічних схем, аналітичних функцій (статистичні і векторні), з аналізом критерію відповідності на збіг чи часткове входження.

     За  ступенем автоматизації інформаційно-пошукові системи поділяються на системи з автоматичною класифікацією масивів, системи з автоматичним пошуком для сортування і порівняння пошуку образу документів з пошуковим розпорядженням, системи з автоматичним індексуванням для автоматизації процесів згортання при реферуванні, анотуванні, виборі ключових слів, системи з автоматичною видачею інформації, системи з автоматичним управлінням. 

     1.3. Робота з базами даних робітників служб документаційного забезпечення управління 

     В даний час існує багато систем управління базами даних. Серед них  програма Microsoft Access 2000 займає одне з  перших місць по популярності. Причиною цього є те, що дана програма входить до складу пакета Microsoft Office, тобто добре інтегрована з іншими популярними продуктами фірми Microsoft. Це означає, що Access підходить для рішення задач якщо не більшості, то, принаймні, значній частині користувачів.

     Для ведення документообігу на підприємстві Access підходить оптимально, оскільки не тільки дає можливість самостійно коректувати бази даних, а й не потребує складних специфічних знань програмування та є простою в застосуванні.

     Access добре зарекомендував себе при  використанні в мережі. Безсумнівним  достоїнством Access є те, що ця програма  створювалася відразу для Windows і тому не містить у собі  обмежень, обумовлених «спадщиною MS-DOS».

     Для того, щоб почати роботу з базою  даних, слід завантажити Microsoft Access. На екрані з’являється вікно-запрошення, яке  пропонує зробити наступний вибір: створити нову базу даних, або відкрити існуючу.

     Початкове вікно відрізняється простотою  та лаконічністю.  Шість вкладок  цього вікна представляють шість  видів об’єктів, з якими працює програма.

     Таблиці – основні об’єкти бази даних. Утворення бази даних починається  з утворення таблиці. Цей процес полякає у завданні її полів та зазначенні їх властивостей. Воно починається  з натискання на кнопці Утворити у  вікні База даних.

     Є декілька методів створення нової  таблиці, які відрізняються рівнем автоматизації. Самий автоматичний спосіб полягає у імпорті таблиць  з другої бази даних, можливо, утвореної  в іншій системі. В залежності від обставин з імпортує мої таблиці  може поступити структура полів, їх назва та властивості, а також  і зміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, потрібні правки заносять вручну. 

     В тих випадках, коли мова йде про  чужу таблицю, яка знаходиться на далекому серверу і яку не можливо  імпортувати повністю, використовують режим Зв’язок з таблицями. Це нагадує підключення до таблиці  для загального користування її даних.

     Таблиці баз даних не являються самостійними документами. Сама база – це документ. Їй відповідає файл на диску, і можливо  зробити його копію. Структура таблиць  – також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деяких такого файлу не має, але структура таблиць входить у склад загального файлу бази даних наряду з за просами, формами та іншими об’єктами.

     Зміст таблиць не можливо зберегти присудковою командою або відмовитися від його зберігання. Усі зміни в таблицях зберігаються автоматично в режимі реального часу.

     Для утворення зв’язків між таблицями  є спеціальне діалогове вікно, яке  має назву Схема даних.

     Це  вікно відкривають натисканням  на кнопці панелі інструментів або  командою Сервіс – Схема даних. Якщо раніш ніяких зв’язків між таблицями  не було, то при відкритті вікна  Схема даних відкривається вікно  Добавлення таблиці, в якому можна  обрати потрібні таблиці для включення  їх в структуру між табличних  зв’язків.

     Якщо  зв’язки між таблицями вже  були задані, то для введення в схему  даних нової таблиці треба  клацнути правою кнопкою на схемі  даних і в контекстному меню обрати пункт Добавити таблицю. Ввівши в  схему даних усі таблиці, які  треба зв’язати, можна приступати до утворення зв’язків між полями таблиць.

     Зв’язок між полями встановлюється шляхом перетаскування імені поля із однієї таблиці в  іншу на відповідне йому зв’язане поле. Після перетаскування відкривається діалогове вікно Зв’язки, в якому можна задати властивості утвореного зв’язка.

     Запити  існують для доступу к даним, це дуже гнучкий та зручний засіб. Для однієї таблиці можна створити багато різних запитів, кожний з яких зможе брати із таблиці лише невелику частину інформації, але ту частину, яка в даний момент необхідна. У результаті роботи запита із загальної бази формується результативна таблиця, яка містить частину загальної інформації, відповідну запиту.

     Важливою  властивістю запитів є те, що при  утворенні результативної таблиці  можна не тільки обирати інформацію із бази, але й обробляти її. При  роботі запиту данні можуть впорядковуватися, фільтруватися, розподілятися, та при  цьому ніяких змін в базових таблицях може не відбуватися.

     Ще  однією цікавою властивістю запитів  є їх можливість виконувати стогові  обчислення. Запит може не тільки видати результативну таблицю, але й  знайти середнє значення по якомусь  полю.

     Існує багато різних видів запитів, але  самі прості з них та ті, які використовуються найчастіше, - це запити на вибір. Ціль запита на вибір полягає в утворенні  результативної таблиці, в якій відображаються тільки необхідні за умовою запиту данні із базових таблиць. Як і  інші об’єкти, запити можна створювати автоматично за допомогою Майстра  або вручну

     Форма являє собою якийсь електронний  бланк, у якому є поля для уведення даних. Складач уводить дані в  ці поля, і дані в автоматично  заносяться в таблиці бази.

     Форма складається із численних елементів  керування, і від того, наскільки  акуратно ці елементи розташовані на екрані, залежить зовнішній вигляд форми. Автоматичні засоби дозволяють створювати акуратні форми й не задають  користувачеві зайвих питань. Починати краще починати з них.

     Автоформати - найпростіший вид автоматичних форм. Для створення автоформи треба відкрити вкладку ФОРМИ в діалоговому вікні БД  і клацнути на кнопці СТВОРИТИ- відкриється вікно НОВА ФОРМА.

     У діалоговому вікні  НОВА ФОРМА  вибирається як джерело даних  для форми яку-небудь таблицю  або запит, після чого створюють  автоформу подвійним клацанням у списку вибору виду автоформи.

     Форма створюється в такі етапи:

1. вибір полів, дані для яких можна буде вводити у формі;
2. вибір зовнішнього вигляду форми;
3. Готову форму можна відразу ж використовувати для перегляду існуючих записів або уведення нових.

     Редагування форм складається в створенні  нових або зміні наявних елементів  керування, а також у зміні  їхнього взаємного розташування.

     Прийоми створення нових елементів керування:

1. Перетягнувши долілиць розділову границю між заголовками й областю даних, ми можемо звільнити вгорі досить місця для створення великого напису.
2. На панелі елементів існує спеціальний елемент керування для створення заголовків, які називаються НАПИС.
3. Клацнувши на ньому, а потім на формі , ми одержуємо текстову рамку, у яку можна вводити  довільний текст. Закінчивши уведення, треба нажати клавішу ENTER, після чого можна приступитися до оформлення тексту.
4. Для форматування елемента керування  його треба спочатку виділити. Для цього служить інструмент ВИБІР ОБ'ЄКТІВ.
5. При виділенні елемента керування довкола нього утвориться рамка з вісьма маркерами.

     Створення й редагування зв'язаних полів  відбувається наступним чином:

1. Заголовок таблиці, що ми тільки що створили, не зв'язані з жодним з полів таблиці. Тому елемент керування НАПИС (зведене поле). Текст уведений у нього, залишається незмінним незалежно від того, яку запис у цей момент переглядають у формі.
2. Зовсім інакше полягає справа з елементами керування, у яких відображається вміст полів таблиці. Такі елементи  керування називаються зв'язаними полями.
3. для їхнього створення служить елемент Поле.
4. Для створення зв'язаного поля в місці з ним одночасно утвориться ще один елемент керування - приєднаний напис. Вона переміщається разом зі зв'язаним полем і утворить із ним єдине ціле .
5. Відірвати поле від приєднаного напису дозволяє маркер.

     При створенні форми вручну елементи керування розміщаються на ній так, як зручно проектувальникові.  

     

4. Використання  баз даних в  роботі діловода

 

     Ведення діловодства на сучасному етапі  потребує використання,обробки та зберігання великої кількості інформації.

     В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. Великими і середніми організаціями широко використовується система «Справа».

     Ця  система автоматизації діловодства  і документообігу цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних  картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

     Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

     Основні фактори ефективності автоматизації  документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

• Заощадження організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.
• Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.
• Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.
• Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.

     Основа  пропонованого рішення – система автоматизації діловодства і документообігу є сучасним масштабованим рішенням.

     Одиницею  збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка документа електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Вона містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає реєстраційну картку документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних.

     Функціональні можливості системи автоматизації  діловодства підтримують ведення  реєстраційної картки на всіх етапах виконання документу, включаючи  його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

     Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Системою підтримуються три базові групи:

• вхідні;
• вихідні (внутрішні);
• листи і звернення громадян.

     Група Вхідні призначена для реєстрації службової  кореспонденції, що надходить в організацію. Група Вихідні (внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів. Група Листи і звернення громадян для реєстрації листів громадян, що надходять в організацію.