Отчетная информация

 

Цель работы: научиться выводить на печать отчетную информацию согласно требуемым форматам.

1. Краткие теоретические  сведения

 Создание отчета как  объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. 
 
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. 
 
К числу таких элементов относятся:

-  Заголовок. Этот раздел  печатается только в верхней  части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка  отчета, дата или констатирующая  часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

-  Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся  сверху на каждой странице  отчета. Для добавления или удаления  верхнего колонтитула необходимо  выбрать в меню Вид команду  Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0. 

-  Область данных, расположенная  между верхним и нижним колонтитулами  страницы. Содержит основной текст  отчета. В этом разделе появляются  данные, распечатываемые для каждой  из тех записей в таблице  или запросе, на которых основан  отчет. Для размещения в области  данных элементов управления  используют список полей и  панель элементов. Чтобы скрыть  область данных, нужно задать  для свойства раздела Высота  значение 0. 

-  Нижний колонтитул. Этот  раздел появляется в нижней  части каждой страницы. Используется  для вывода данных, таких как  итоговые значения, даты или номера  страницы, печатающихся снизу на  каждой странице отчета. 

-  Примечание. Используется  для вывода данных, таких как  текст заключения, общие итоговые  значения или подпись, которые  следует напечатать один раз  в конце отчета. Несмотря на  то, что в режиме Конструктора  раздел "Примечание" отчета находится  внизу отчета, он печатается над  нижним колонтитулом страницы  на последней странице отчета. Для добавления или удаления  области примечаний отчета необходимо  выбрать в меню Вид команду  Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета 

2.Задание к  лабораторной работе

Составить отчет, содержащий сведения о недопоставках по каждому  контракту (по количеству и сумме) и  об общих суммах недопоставок по каждой стране.

Вначале должна быть указана  текущая дата и заголовок “Список контрактов, по которым не выполнены все поставки”.

Далее следует таблица, содержащая поля Номер контракта, Дата заключения, Срок исполнения, Название товара, Название партнера, Количество по контракту, Недопоставленное количество, На какую сумму недопоставки.

Контракты должны быть разбиты  на группы по стране партнера.

Перед каждой группой указывается  слово Страна: и название конкретной страны.

После окончания группы указывается  текст Общая сумма недопоставок по стране: и соответствующее число  под последним столбцом таблицы.

Шапка таблицы печатается на каждой странице.

Таблица на каждой странице заканчивается горизонтальной линией.

Отчет завершается словами  Исполнитель: и конкретной фамилией.

 

 

 

 

 

3.Выполнение лабораторной работы:

Составляем отчет, содержащий сведения о недопоставках по каждому контракту (по количеству и сумме) и об общих суммах недопоставок по каждой стране.

Вначале указываем текущую дату, время и заголовок “Список контрактов, по которым не выполнены все поставки”.

Далее следует таблица, содержащая поля Номер контракта, Дата заключения, Срок исполнения, Название товара, Название партнера, Количество по контракту, Недопоставленное количество, На какую сумму недопоставки.

Контракты разбиваем на группы по стране партнера (Россия, Украина).

Перед каждой группой указываем  слово Страна: и название конкретной страны.

После окончания группы указываем  текст Общая сумма недопоставок по стране: и соответствующее число  под последним столбцом таблицы.

Отчет завершаем словами  Исполнитель: и конкретной фамилией.

 

 

 

 

Отчет в режиме конструктора:

 

 

 

 

 

Запрос к базе данных :

SELECT П.Страна, К.[Номер контракта], К.[Дата заключения], (DateDiff("d",К.[Дата заключения],К.[Дата исполнения])) AS [Срок исполнения (в днях)], Т.Наименование AS [Название товара], П.Название AS [Название партнера], К.Количество AS [Количество по контракту], (К.Количество-Sum([Поставленное количество])) AS [Недопоставленное количество], Т.[Стоимость еденицы]*[Недопоставленное количество] AS [Общая сумма]

FROM Товар AS Т INNER JOIN (Партнер AS П INNER JOIN (Контракт AS К INNER JOIN Накладная AS Н ON К.[Номер контракта] = Н.[Номер контракта]) ON П.[Номер партнера] = К.[Номер партнера]) ON Т.[Номер товара] = К.[Номер товара]

GROUP BY П.Страна, К.[Номер контракта], К.[Дата заключения], Т.Наименование, П.Название, К.Количество, Т.[Стоимость еденицы], К.[Дата исполнения]

HAVING (((К.Количество)>Sum([Поставленное количество])));

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Представление отчета:

 

 

 

 

Вывод: В ходе выполнения данной лабораторной работы, я изучил создание  отчетов в программе Microsoft Access 2010. При создании отчета был использован запрос к базе данных «Банк». Для вывода данных в таблицы использовали группировку по столбцу «Страна», и использовали функцию суммирования столбца «Общая сумма».