Разработка и документальное сопровождение информационной системы «Инвентарная книга

     СОДЕРЖАНИЕ 

 

Введение

 

     Темой дипломного проекта является «Разработка и документальное сопровождение информационной системы «Инвентарная книга».

     Для повышения эффективности функционирования предприятия необходимо обеспечить четко действующую систему учета и контроля  его средств и источников. Самофинансирование и самоокупаемость большинства предприятий повышает роль учета и контроля за рациональным использованием всех средств, в том числе и основных средств.

     В процессе функционирования предприятия  возникает необходимость в проверке фактического наличия и состояния хозяйственных средств и расчетов предприятия. Такие проверки называются инвентаризацией, цель которой заключается в том, чтобы фактическое наличие основных средств не расходилось с инвентарной книгой.

      Важное место в научно-техническом прогрессе занимают орудия труда, которые все больше подчиняют себе не только сам процесс труда, но и весь процесс производства, его технологию и организацию. Роль основных средств в общественном производстве определяется тем, какое место занимают орудия труда в развитии производительных сил и производственных отношений. Технический прогресс обуславливает зависимость общественного производства от состояния и уровня использования основных средств.

     Качественное  состояние основных средств, степень  их развития и  соответствия последним достижениям НТП определяют уровень производительных сил общества, их способность достигать поставленных целей.

     Целью дипломного проекта является автоматизация инвентарной книги на основе программы 1С.

     Объект  исследования: процесс автоматизации  инвентарного учета компьютерного центра.

     Перед началом работы были поставлены следующие  задачи:

1. Рассмотреть, проанализировать прикладную область инвентарной книги.
2. Провести сравнительную характеристику существующих программных аналогов, предназначенных для автоматизации сферы услуг.
3. Разработать Техническое задание на дополнительную конфигурацию «Инвентарная книга».
4. Осуществить выбор программных средств автоматизации инвентарной книги, описать основные функции, используемые в проекте, указать дополнительные и внешние функции.
5. Разработать проектную часть для  дополнительной конфигурации инвентарной книги, описать основные проектные решения по разработке с помощью диаграмм унифицированного языка моделирования UML.
6. Разработать дополнительную конфигурацию «Инвентарной книги».
7. Провести тестирование работы конфигурации.
8. Разработать руководство пользователя.
9. Провести калькуляцию расходов на разработку дополнительной конфигурации.

     Материалы дипломного проекта опираются на нормативно – правовую документацию предприятий, предоставляющих услуги населению.

     В качестве среды реализации была выбрана  система «1С: Предприятие». Режим  Конфигуратор данной системы позволяет  создавать мощные базы данных, прост  в эксплуатации и освоении, предоставляет набор стандартных инструментов, к тому же, «Демо» версия «1С: Предприятия» распространяется бесплатно.

 

1.ПРИКЛАДНАЯ  ОБЛАСТЬ

     Инвентарная книга  – это набор документов по проведению инвентаризации. Для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие  проводит инвентаризации имущества.

     Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены  в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

     Инвентаризация  имеет большое значение для правильного  определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п.

     В зависимости от полноты охвата имущества  инвентаризации бывают полные и частичные.

       Полная инвентаризация охватывает  все имущество предприятия, она  является весьма трудоемкой работой  и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января или на дату, близкую к концу отчетного года.

     Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид имущества предприятия и отдельное структурное подразделение.  Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений имущества сводится к минимуму.

     В зависимости от назначения и характера  различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводятся согласно плану-графику в заранее намеченные сроки.

     В целях обеспечения своевременного, полного и качественного проведения инвентаризаций на каждом предприятии должен быть составлен план-график проведения инвентаризаций, в котором обязательно указываются объект инвентаризации (наименование места проведения инвентаризации), наименование инвентаризуемых ценностей, время проведения инвентаризаций и ответственных лиц за проведение инвентаризаций.

     Внеплановые инвентаризации проводятся в следующих случаях:

     -при  смене собственника или реорганизации  предприятия (организации, учреждения);

     -при  смене руководителя предприятия  (организации, учреждения);

     -при  смене материально ответственных  лиц (на день приема-передачи дел);

     -при  установлении фактов хищений,  ограблений или злоупотреблений,  а также порчи ценностей; 

     -после  пожара или стихийных бедствий;

     -по  решению контролирующих, судебных  и других уполномоченных на то органов.

     Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

     Основные  документы по учету и инвентаризации основных средств

1. Акт приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1)

     Форма применяется для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке, а также для исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации).

     Акт в одном экземпляре на каждый отдельный  объект составляет приемочная комиссия, назначенная распоряжением (приказом) руководителя предприятия (организации). Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

2. Акт приемки-передачи основных средств после его оформления передают в бухгалтерию предприятия.

     К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту. На основании этих документов бухгалтерия делает соответствующие записи в инвентарных карточках (книгах) учета основных средств, после чего техническая документация передается в технический (производственный) или другой отдел предприятия.

     Акт утверждает руководитель предприятия (организации). При передаче основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах (для предприятия, сдающего и принимающего основные средства).

     Во  всех формах по учету основных средств  нормы амортизации указываются  за месяц. Для записи суммы амортизационных отчислений предусмотрены свободные строки.

     Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2)

     Форма применяется для оформления внутреннего  перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой, а также для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию.

     Накладную на внутреннее перемещение основных средств выписывает в двух экземплярах работник отдела (цеха) — сдатчик. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию, а бухгалтерия на основании полученной накладной на внутреннее перемещение делает запись в инвентарной карточке (книге) учета основных средств и перекладывает инвентарную карточку в соответствующее место картотеки. На основании второго экземпляра накладной на внутреннее перемещение основных средств сдатчик делает соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации) о выбытии объекта.

3. Инвентарная книга учета основных средств (ф. № ОС-11).

     Применяется на предприятиях с небольшим количеством инвентарных объектов. Записи в книге ведутся по классификационным группам (видам) основных средств и месту их нахождения.

4. Карточка учета движения основных средств (ф. № ОС-12).

     Применяется при ручной обработке документов. Заполняется она на основании инвентарных карточек (книг) соответствующих групп (видов) основных средств. На основе итоговых данных заполняются отчетные формы по движению основных средств. 

 

2. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ

 

Техническое задание

     Техническое задание на разработку конфигурации «Инвентарная книга».

     1. Введение

     1.1. Наименование конфигурации

     Наименование  конфигурации: «Инвентарная книга».

     1.2. Назначение и область применения

     Программа предназначена для автоматизации  инвентаризации. Программа представляет собой дополнительную конфигурацию для управления содержимым базы данных в соответствии с предъявляемыми требованиями.

     2. Требования к программе

     2.1. Требования к функциональным  характеристикам

     Программа должна обеспечивать возможность выполнения перечисленных ниже функций:

     Введение  БД инвентарных объектов:

• редактирование;
• сортировка;
• выборка
• поиск;

     Работа  с инвентарными объектами:

• перемещение;
• поступление;
• списание;
• инветаризация

     Отчетная  документация:

     Справочная  информация.

     2.2. Требования к обеспечению надежного функционирования программы

     Надежное (устойчивое) функционирование программы  должно быть обеспечено выполнением  Заказчиком совокупности организационно-технических  мероприятий, перечень которых приведен ниже:

     а) организацией бесперебойного питания технических средств;

     б) использованием лицензионного программного обеспечения;

     в) регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального  развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;

     г) регулярным выполнением требований ГОСТ 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов

     3.2. Требования к квалификации и численности персонала

     Минимальное количество персонала, требуемого для  работы программы, должно составлять 1 штатную единицу — пользователь программы — оператор. В перечень задач, выполняемых оператором, должны входить: