Технология решения комплекса задач «учет кассовых операций» с использованием пакета прикладных программ 1С.ПРЕДПРИЯТИЕ 7.7

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают  по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для  ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный  бухгалтер организации.

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств

 

13

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (форма  №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации  другим кассирам или доверенному  лицу (раздатчику), а также учета  возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Расчетно-платежная ведомость

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового  ордера, но и на основании платежной  или расчетно-платежной ведомости.

Эти ведомости оформляют  при выдаче зарплаты сотрудникам  организации.

При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости  использовать:

• расчетно-платежную;
• расчетную;
• платежную.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной  ведомости указать итоговые выплаченные  и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость  и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным  бухгалтером и руководителем  организации. На общую сумму, которая  будет выплачена по ведомости, оформляется  расходный кассовый ордер. Номер  расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые  в банк, составляют один общий расходный  кассовый ордер.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале . Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

 

14

Авансовые отчеты

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные  нужды, командировочные, представительские  и тому подобные расходы.

Срок, на который организация  может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может  и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может  быть утвержден перечень хозяйственных  операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки  сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих  дней после окончания такого срока  работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с  приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток  неизрасходованных денег, если таковой  имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в  срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии  на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне  формы АО-1 авансового отчета подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по

15

ним. Документы, приложенные  к авансовому отчету, нумеруются подотчетным  лицом в порядке их записи в  отчете.

При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

В бухгалтерии проверяются  целевое расходование средств, наличие  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а  также на оборотной стороне формы  указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые  дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в  кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

 

Если сотрудник обоснованно  израсходовал большую сумму, то сумма  перерасхода по авансовому отчету ему  возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем организации  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому  ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного  авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.[2,c.325]

 

 

 

 

16

Для решения  задач указанного комплекса используется:

• приходный кассовый ордер;
• справочник банки; Табл.1.2

Таблица 2.1

Справочник банки

• справочник сотрудники; Табл.2.2

Таблица 2.2

Справочник сотрудники

• справочник контрагенты; Табл.2.3

Таблица 2.3

Справочник контрагенты

• справочник материалы; Табл.2.4

Таблица  2.4

Справочник материалы

• расходный кассовый ордер;
• расчетно-платежная ведомость.

Выходная  информация

• оборотно-сальдовая ведомость по счету;
• карточка счета;
• анализ счета;
• база данных переменной информации.[5,c.121]

построим  информационную модель рис.2.1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17

 

 

 

 

 

 Рис. 2.1. Информационная модель учета кассовых операций

Процесс решения  задачи по учету кассовых операций реализуется на основе технологий электронной  обработки данных.

 

 

 

18

3.Технология решения комплекса задач.

Для автоматического  учета расчетов по комплексу задач  можно применять различные технические  средства: сбор информации, передача , обработка производится на ПК с помощью  программ: 1С;MS Word. Все операции тех. Процесса выполняются на ПК последовательно в соответствии с блоками меню практически по каждому разделу. В тех.процессе выполняемом на ПК можно выделить следующие этапы:

• подготовительный;

Подготовительный этап связан с  подготовкой информационной базы к  работе. Особое значение этот этап приобретает  в начальный период при внедрении  задачи. На данном этапе заносятся  в машину справочные данные предприятия, корректируется план бухгалтерских  счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются справочники: подразделения, номенклатура, поставщики, покупатели, материалы, места хранения МПЗ, сотрудники. Справочники предназначены  для ведения аналитического учета  на счетах, а также для автоматического  ввода различной информации в  первичные документы.

На подготовительном этапе осуществляется ввод данных об организации, реквизитов предприятия, информации о руководстве .

При решении комплекса задач  по учету расчетов с поставщиками используются следующие справочники:

1. Банки. Справочник "Банки" предназначен для хранения реквизитов кредитных организаций, через которые наиболее часто осуществляются расчеты.

2. Список контрагентов. Справочник "Контрагенты" содержит информацию  о контрагентах организации (юридических  и физических лицах) и используется  как при выписке первичных  документов, так и для ведения  аналитического учета. Под контрагентом  – частным лицом в 1С:Бухгалтерии  понимаются любые физические  лица, в том числе предприниматели  без образования юридического  лица, с которыми организация  вступает в различного 

рода гражданско-правовые отношения. Физические лица могут, например, выступать  в качестве поставщиков материально-производственных запасов или покупателей товаров, продукции, работ, услуг. Физических лиц, с которыми организация устанавливает  трудовые отношения, в справочник "Контрагенты" заносить не следует. Для них предназначен специальный справочник "Сотрудники".

2. Список сотрудников. Справочник используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.

 

• Начальный;

Начальный этап связан с операциями сбора, регистрации первичных документов и представляет собой ввод в компьютер переменных данных с первичных документов, таких как:

• ввод входящих остатков; рис 3.1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20

 

Рис. 3.1. Ввод входящих остатков по счету 50.1

 

• приходный кассовый ордер №1 от 04.10.2011г.[4] (операция1)рис 3.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

Рис. 3.2. Приходный кассовый ордер №1 от 04.10.2010 г.

 

• расходный кассовый ордер
• основной этап;

Основной  этап является завершающим в работе с программой. Он включает обобщение учетных данных, накопленных в информационных массивах, и связан с формированием различных отчетных форм.

На основании  первичной информации формируются:

• кассовая книга.  Отчет "Кассовая книга" предназначен для формирования отчета по кассовым операциям и формируется на основании кассовых документов.

Также можно  посмотреть оп данному счету:

• карточку счета. В отчет "Карточка счета" включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям

22

объектов  аналитического учета - наименованию материала, организации-поставщику и т.д.[4] Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. рис 3.3

Рис. 3.3. Карточка счета 50.1 за 04.10.2010 г.

 

 

23

I -этап

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

II-этап

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

III-этап