Хранение  документации предприятия осуществляется в бумажной и электронной форме. Учтенные копии документов, действующих в рамках отдельных структурных подразделений, находятся в распоряжении подразделений на бумажных носителях в соответствующих папках.

    Оригиналы документов доступны представителям высшего  руководства предприятия, сотрудникам  подразделений (в рамках документации подразделений). Посторонние лица могут пользоваться документами только с согласия высшего руководства предприятия. Документы действуют до момента отмены или актуализации. Вышедшие из употребления документы сдаются в архив на хранение в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия. Срок хранения документации определяется в соответствии с НД.

    Устаревшие  документы (как оригинал, так и  копии документов) заменяются новыми по распоряжению высшего руководства  предприятия в соответствии с областью применения тех или иных документов.

    С учетом срока хранения, изменения  или актуализации происходит изъятие  документации во всех местах пользования  и сдача в архив.

    В случае необходимости, устаревшие документы  могут находиться на рабочих местах с соответствующей пометкой «для личных целей». Не допускается использование устаревших и неидентифицированных документов. Неуправляемые копии документов должны быть уничтожены. Ответственность за изъятие устаревших документов возлагается на персонал в соответствии с должностными  обязанностями. Отметка об изъятии документов отражается  в НД соответствующего  структурного подразделения.

Выводы  по разделу

    Рост  объемов, увеличение информационных контактов, потребности в сопоставлении  данных и, конечно, появление принципиально новых носителей и технологий поставили задачу организации нового делопроизводства, условно называемого идеальным, т.е. такого делопроизводства, которое реально будет работать не только на себя, не на собственное совершенствование, а будет реально способствовать повышению эффективности деятельности той организации, в рамках которой оно функционирует.

    Вопросы организации современного делопроизводства, требований к оформлению организационно-распорядительных документов, организации оперативного и архивного хранения документов довольно обстоятельно разработаны советским, а затем российским документоведением и архивоведением и используются в практике всех организаций, начиная от законодательных и правительственных органов и заканчивая коммерческими структурами и индивидуальными предпринимателями, которые зачастую даже не знают о том, что соблюдают стандартные требования.

    Широкое использование единых делопроизводственных нормативов и рекомендаций создает  реальную возможность нормативного закрепления создавшегося положения и его развития.

    На  наш взгляд, одна из первых задач  на пути создания идеального делопроизводства – уточнение понятия делопроизводства, или документационного обеспечения  управления. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документированное и организацию работы с документами. Определение в принципе верно отражает сущность данного процесса. Однако практика делопроизводства расходится со стандартом: делопроизводство реально работает не со всеми официальными документами, не со всеми управленческими документами, а лишь с организационно-распорядительными. За пределами делопроизводства остаются бухгалтерские, банковские, учетные (в том числе по личному составу) и другие, официально входящие в СДОУ как управленческие документы.

    Вторая  задача на пути создания идеального делопроизводства – четкое определение функций, обязанностей, прав и ответственности службы делопроизводства и всех работников организации при работе с документами. Данная задача решается путем разработки должностных инструкций и положений о соответствующих службах. Так, в должностные инструкции специалистам следует включать пункт об обязанности соблюдать действующую инструкцию по делопроизводству.

    Следующая проблема, которая должна быть решена в рамках идеального делопроизводства, – создание электронного документа  и организация электронного документооборота.

    Рекламируемые в течение последнего десятилетия  «безбумажные конторы», безбумажный  документооборот на практике разработчикам программ автоматизации делопроизводства создать не удалось – оно осталось лишь мифом.

    В настоящее время находит подтверждение  необходимость долговременного  хранения традиционных бумажных документов в управлении. Идеальное делопроизводство должно базироваться на параллельном и одновременном функционировании электронных и бумажных документов, во многом содержащих идентичную информацию.

Разработка  электронных шаблонов организационных  и информационно-справочных документов системы менеджмента качества организации

Назначение  организационных  и информационно-справочных документов в действующей  системе менеджмента  качества

    На  предприятии разработаны следующие  документа системы менеджмента  качества (СМК), а также документы  внешнего происхождения:

• Политика в области качества;
• Руководство по качеству;
• Процедуры и Инструкции по качеству;
• Перечень действующих Процедур и инструкций по качеству;
• Записи по качеству;
• организационные документы (положения, регламенты, инструкции, методические указания);
• карты процессов;
• должностные инструкции;
• положения о структурных подразделениях;
• технологическая документация (ТИ, ВТИ, ТК, ВТК);
• нормативная документация внешнего происхождения (ГОСТ, ОСТ, ТУ);
• нормативная документация внутреннего происхождения (ТУ, ТС);
• номенклатура дел, акты, докладные и объяснительные записки, заявления, письма, приказы, распоряжения, протоколы, справки, телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по факсимильной связи, журналы регистрации исходящей и входящей корреспонденции

Описание  структуры и последовательности построения общедоступных  и защищенных шаблонов документов

    Документы по качеству (далее по тексту – документ) должны состоять из следующих структурных  элементов:

    - титульный лист;

    - содержание;

    - основная часть;

    - приложения (при необходимости);

    - лист регистрации изменений;

    - лист согласования (для подлинника  документа).

    Лицевую сторону титульного листа документа  оформляют, оборотную сторону оставляют  незаполненной. На титульном листе  номера страниц не указывают, но включают в общее количество страниц документа.

    Содержание  включает порядковые номера и наименования разделов (при необходимости –  подразделов и пунктов), приложений с указанием их обозначения и  заголовков, а при необходимости  и графического материала с указанием номера страницы, на которой они помещены. Содержание размещают после структурного элемента «Титульный лист», начиная с нового листа.

    Слово «Содержание» записывают посередине страницы с прописной буквы.

    Основная  часть документа состоит из трех разделов:

    - 1 Общие положения;

     - 2 Требования к (наименование деятельности);

    - 3 Ссылки.

    В разделе «1 Общие положения» необходимо указать:

    - структурные подразделения предприятия, и/или должностные лица, для которых требования документа являются обязательными;

    - должностные лица, ответственные  за выполнение требований, установленных  документом;

     - должностное лицо, контролирующее  выполнение требований документа;

    - документы, определяющие порядок  управления документом;

    - перечень терминов и их определения  (за исключением терминов, представленных в ГОСТ Р ИСО 9000) и перечень сокращений, используемых в документе.

    Термины и сокращения следует приводить  в алфавитном порядке.

    В процедуре раздел «2 Требования к (наименование деятельности)» должен содержать  следующие подразделы:

    а) 2.1 Общие требования

    В подразделе «2.1 Общие требования»  следует указать назначение документа  и общие требования к описываемым  в процедуре видам деятельности.

    б) 2.2 Порядок (наименование деятельности)

    Подраздел «2.2 Порядок (наименование деятельности)» оформляется в виде таблицы, приведенной в приложении Б.

    Рекомендуется привести в виде рисунка общую  развернутую блок-схему, представленную в графе «Блок-схема» таблицы  «Порядок (наименование деятельности)».

    В разделе «3 Ссылки» приводят перечень документов, на которые в тексте даны ссылки.

    Материал, дополняющий положения документа, допускается помещать в приложениях.

     Приложения  могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера. Рекомендуемые приложения следует использовать при введении в действие новых форм документов.

    Приложения  обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением  букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Допускается  обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О. В случае полного использования букв русского или латинского алфавита допускается обозначение приложений арабскими цифрами. Если в документе одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».

    Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием вверху посередине слова «Приложение» и его обозначения, под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное». Приложение должно иметь заголовок, который записывается симметрично текста с прописной буквы отдельной строкой.

    При переносе текста приложения на следующую  страницу на новой странице вверху посередине указывают слова «Продолжение приложения» или «Окончание приложения» и его обозначение. В этом случае заголовок и степень обязательности приложения не указывают.

    В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках в тексте не указывают. Приложения располагают  в порядке ссылок на них в тексте документа.

    Все изменения к документу следует  фиксировать в листе регистрации  изменений.

    В листе согласования следует указать  руководителей подразделений, ответственных  за выполнение и контроль выполнения требований документа (за исключением документов по управлению процедурами и инструкциями по качеству).

    Лист  согласования оформляется в одном  экземпляре, имеет отдельную от документа  нумерацию и хранится с подлинником  документа.

Выводы  по разделу

    Для юридического оформления идеального делопроизводства в организации должны быть следующие документы:

• Инструкция по делопроизводству, построенная на основании государственного стандарта и соответствующих нормативов;
• Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или отраслевой, построенный на основе типового);
• Положение о службе делопроизводства;
• Положение об архиве организации;
• Должностные инструкции работников службы делопроизводства и архива;
• Положение об экспертной комиссии организации;
• Табель унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации;
• Альбом унифицированных форм документов (на электронных носителях и эталонный массив на бумаге);
• Номенклатура дел организации.