Выставки и ярмарки в СКС и Т

Планировка стенда тесно  связана с размером арендуемой площади, ее расположением и видом выставляемой продукции.

Если стенд достаточно большой, а выставляемая продукция  мелкая, значит целесообразнее будет использование витрин.

Выставочная деятельность является одним из способов рекламы  фирмы, ее продукции и услуг, поэтому  важным аспектом является привлечение  внимания к проводимому мероприятию.

На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать  все возможные контакты и проявлять  интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по объему и нудной по содержанию. Важнейшей информацией является: организация - откуда он, адрес - где он, телефон - как с ним связаться, имя/фамилия - как его зовут, сфера деятельности- чем он занимается (почему здесь), дополнительная информация -кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

При организации стендов  туристских фирм используются преимущественно  две концепции. Первая (характерна для стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран) делает акцент на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды роскошно оформлены. Для привлечения посетителей используются определенные игровые элементы: мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех тунисским стендам), игра (например, определение названий трех видов вина или угадывание туристских курортов, изображение которых появляется на экране). Согласно второй концепции, предпочтение отдается информационным аспектам. Стенд представляет собой не что иное, как достаточно просто, но со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Существенное значение имеют при этом компетентность и усердие персонала, бесперебойное снабжение рекламными материалами.

В принципе нет и не может быть каких-либо стандартных  рекомендаций по оформлению стенда, но в любом случае фирма должна четко  определить тематический план экспозиции. Оформление стенда необходимо выдержать  в едином стиле. Как показывает опыт, привлекательность стенда всегда достигается броской или, как говорят, "ударной" частью экспозиции, которая обращает на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах. Это обеспечивается плакатами, диаграммами, фотографиями, количество которых, однако, не должно быть чрезмерным. Большие объемы текстовой и графической информации на стенде не усваиваются посетителями.

Важное значение при  оформлении выставочного стенда имеют  композиции из зелени и цветов. Живые  растения не всегда удобны: выставочные залы - не лучшая среда обитания, а полив может испортить экспонаты или рекламу. Композиции из искусственных цветов и зелени более удобны, практически не требуют ухода, их можно разместить на любом уровне и в любом месте.

Выставочная экспозиция условно разбивается на зоны:

1. публичная (самая большая по площади, здесь находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);
2. рабочая (место для ведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);
3. служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, приготовления напитков и т.д.).

На большинстве выставок часть рекламных материалов принято  раскладывать на виду для раздачи посетителям. Запас таких материалов (рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий) в зависимости от объема и количества можно хранить непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу. Цель данного вида рекламы - оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления, что является и самым удачным вариантом передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам. На стенде помимо общедоступных обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью  отдельных рекламных элементов:

• надписей на фризе стенда (название фирмы, товарный знак, в некоторых случаях и телефон);
• плакатов на стенах;
• экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около стенда;
• мониторов для демонстрации рекламных роликов.

Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности фирмы, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы способен выявить непродуманные решения. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Если это невозможно, важно учесть ошибки на будущее.

Необходимо помнить о том, что  любая выставка - это одновременно и учебный процесс. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые  партнеры. С каждым разом совершенствуются методы оформления и дизайн выставок. Электронные новинки появляются и исчезают, потому что на одном-двух стендах они интересны, но установленные на всех уже не привлекают внимание посетителей. Именно поэтому очень сложно сформулировать единые рекомендации по эффективному оформлению выставочного стенда. Самое главное для туристского предприятия - уловить новые тенденции и быть, если не первым, то оригинальным.

К числу серьезных проблем, с  которыми сталкивается экспонент, относится  обеспечение выигрышного расположения стенда. Сложность этой проблемы состоит  не только в том, чтобы ее определить, но и в том, чтобы преодолеть трудности, связанные с обязательствами организаторов выставки. Каждая экспозиция имеет специфические особенности, и результативные в одном случае приемы могут "не сработать" в другом . Вместе с тем существуют общие правила, связанные с направлением естественного движения посетителей - как правило, от входа к центру против часовой стрелки. Поэтому наиболее выигрышные места находятся справа от входа и в центре. Необходимо учитывать также месторасположение конкурентов и фирм, устраивающих многолюдные презентации. По возможности следует избегать размещения стенда вдали от выходов и центральных проходов, позади больших колонн и лестниц, в задней части зала и т.д.

2.2. Работа персонала  фирмы во время выставки.

Основная роль в обеспечении успешного участия фирмы в ярмарке или выставке принадлежит персоналу, занятому в проведении данного мероприятия. Как уже подчеркивалось выше, этот персонал должен пройти соответствующее обучение и с ним необходимо .провести инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данной ярмарки или выставки. А именно, прежде всего следует рассмотреть:

-- цели участия в  ярмарке или выставке;

-- распорядок работы  сотрудников фирмы;

-- обязанности отдельных  сотрудников во время проведения данного мероприятия;

-- график дежурства  на стенде;

-- порядок работы со  средствами массовой информации;

-- перечень услуг, предоставляемых  на ярмарке или выставке;

-- сегменты возможных  посетителей;

-- возможные модели  поведения посетителей ярмарки или выставки;

-- порядок проведения  маркетинговых исследований;

-- состав экспонентов;

-- основные качественные  параметры представляемых товаров,  их цена и конкурентные преимущества;

-- порядок регистрации  всех пожеланий и рекомендаций  посетителей ярмарки или выставки;

-- порядок подведения  итогов участия фирмы в ярмарке  или выставке и др.

Обсуждение всех указанных  выше вопросов является, безусловно, необходимым  условием для успешной работы персонала  на ярмарке или выставке. Однако практическая реализация обсужденных вопросов, несомненно, зависит от подбора персонала, его квалификации. Что касается квалификации персонала, участвующего в работе ярмарки или выставки, то она должна удовлетворять определенным специфическим требованиям, это прежде всего:

-- высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;

-- уверенное поведение  и находчивость во время нестандартных  ситуаций;

-- хорошо поставленная  речь;

-- знание иностранных  языков;

-- опыт работы на  ярмарках и выставках;

-- умение работать со средствами массовой информации;

-- умение находить  обоснованные решения в сложных  ситуациях.

Свои профессиональные знания персонал ярмарки или выставки реализует как, работая на стенде фирмы, так и за его пределами. Что касается работы на стенде, то здесь первоочередными задачами персонала являются привлечение как можно большего числа посетителей стенда и установление контактов с посетителями, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности.[24, с.45-48]

Работа персонала вне  стенда сводится, прежде всего, к:

-- изучению специфики  ярмарки или выставки в целях  участия в ее работе в будущем;

-- изучению товаров  фирм-конкурентов, их цены и каналов распределения;

-- генерации идей о  разработке новых товаров;

-- поиску новых посредников;

-- поиску новых стратегических  партнеров;

-- исследованию путей  и возможностей продвижения товаров  на целевые рынки.

При решении сформулированных задач персонал фирмы учитывает реальные результаты, подводит итоги участия в ярмарке или выставке и разрабатывает, рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Роль персонала во время работы выставки невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

- Технические работники  раздают рекламные материалы  у входа, разносят их по стендам,  обслуживают переговоры и следят  за стендом.

- Специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд.

- Специалисты, глубоко  знающие технические и маркетинговые  особенности предлагаемой продукции. 

На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать  все возможные контакты и проявлять  интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по объему и нудной по содержанию. Важнейшей информацией является: организация - откуда он, адрес - где он, телефон - как с ним связаться, имя/фамилия - как его зовут, сфера деятельности- чем он занимается (почему здесь), дополнительная информация -кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Успех выставочной деятельности фирмы во многом зависит от стендистов - сотрудников фирмы, работающих в публичной зоне экспозиции. Помимо предъявления высоких требований к индивидуальным качествам (умение и желание общаться с людьми, выносливость, привлекательная внешность) при отборе кандидатов на эту работу самое серьезное внимание необходимо уделить уровню их профессиональной компетентности, знания одного или двух иностранных языков (как обязательное условие - языка страны проведения выставки), психологическим навыкам. Просто красивая внешность, чему придают сегодня неоправданно большое значение многие фирмы, без надлежащего знания предмета только отвлекает посетителя от экспозиции. Для стендиста в гораздо большей степени важно то, что называется обаянием: приятная внешность; готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

 Кроме основного  намечают запасной состав стендистов, предусматривая возможность взаимозаменяемости. До начала выставки необходимо  провести инструктаж будущих стендистов по следующим вопросам:

 • тематика выставки;

 • цели участия  в данном мероприятии; 

 • перечень услуг,  предоставляемых на выставке; •  основные новинки; 

 • задачи, стоящие  перед стендистами (ознакомление  с новинками, заключение договоров и т.д.);