Понятие закупки в логистике

     - Приобретать товар наилучшего качества.

     - Взаимодействовать только с надежными  поставщиками.

     - Поддерживать доброжелательные  партнерские отношения с надежными  поставщиками.

     - Извлекать максимальную выгоду  для фирмы (например, за счет  скидок).

     - Сотрудничать с другими подразделениями фирмы.

     - Вносить свой вклад в достижение  корпоративных целей и поддержание  логистической стратегии.

     - Снижать долю расходов на закупки  в общих логистических издержках.

     - Вести эффективный автоматизированный  учет приобретаемых товаров и  поддерживать другие информационные системы компании.

     - Развивать и стимулировать деятельность  и повышать квалификацию менеджеров, занятых в снабжении и закупке.

     Приоритеты  достижения каждой цели определяются самой компанией в зависимости  от ее экономического положения. Например, фирма, стоящая на грани банкротства, скорее сосредоточится на достижении первой цели из приведенного выше списка, чем станет заботиться об обучении персонала.

     В моменты товарного дефицита фирмы  в первую очередь будут заботиться о том, чтобы гарантировать поставки, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным становится поддержание товарооборота компании на достаточном уровне при минимизации вложений в товарные запасы2.

     Основные  цели деятельности в области организации  и управления закупками рассмотрим более детально:

     1. Оптимальные сроки поставки материальных  ресурсов, готовой продукции и  предоставления услуг. Опоздание  в закупках может сорвать производственный  график, что повлечет за собой  большие накладные расходы, а  закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия. Например, авиакомпания не сможет перевозить пассажиров, если вовремя не будет обеспечена топливом, но хранить лишние тонны горючего также невыгодно для компании.

     2. Оптимальный размер партии поставки, т.е. соблюдение точного соответствия  между объемом поставок и потребностями  в них. Избыток или недостаточный  объем поставляемой продукции  негативно влияет на баланс  оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса.

     3. Поддержание и повышение качества. Продукция, материалы или услуги  должны поставляться необходимого  уровня качества, иначе конечный  продукт не будет соответствовать принятым стандартам, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

     4. Поиск и закупка товаров и  услуг по минимальным ценам.  Эта задача особенно актуальна  для российских предприятий, так  как закупочная деятельность  требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

     5. Поиск компетентных поставщиков  и развитие отношений с ними. Успех закупок отдела в конечном  итоге определяет надежность  поставщиков. Деятельность поставщика  оказывает большое влияние на  производительность, качество и  конкурентоспособность компании–покупателя, чем это представляет большинство менеджеров. Работник, отвечающий за выбор поставщика, должен проводить тщательный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводить по нескольким критериям, например, по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

     6. Повышение конкурентоспособности  компании. Основные задачи исследования  рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Толчком к проведению исследования может стать интерес к определению размеров затрат, изменений в собственной программе дистрибьюции, внедрению достижений технического прогресса, повышению доли фирмы на рынке, конкуренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем и т.д.

     Безусловно, цели управления закупками различаются  в зависимости от специализации  фирмы (промышленная, торговая, сервисная). Основной целью логистического менеджмента закупок, например, в производственной компании является надежное обеспечение производственных подразделений фирмы материальными ресурсами, необходимыми для выполнения производственного графика. Производственный график при этом должен быть сформирован в соответствии с маркетинговой и логистической стратегией фирмы на рынке продаж готовой продукции. 

     3. Основные функции  отдела закупок и взаимодействие  с другими функциональными подразделениями  компании.

     Отдел (служба) закупок является функционально  обособленным подразделением фирмы  и входным звеном в логистической  цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения  с другими структурными подразделениями  компании для рациональной организации логистического процесса.

     Основные  функции отдела закупок:

     1. Определение потребности в материальных  ресурсах. Для этого отдел закупок  получает информацию от отдела  маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

     2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков.  Это важная функция отдела  закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

     3. Заключение договоров и контроль  исполнения. Данная функция отдела  закупок выполняется при тесном  сотрудничестве с юридическим отделом, т.к. важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

     4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных  ресурсов, идентификация продукции,  уточнение количества, подготовка  отчетов и перемещение сырья  к месту его использования  и хранения.

     5. Проверка поступающей продукции  и подтверждение качества. Проверка  и подтверждение того, что поступающее  сырье, материал и услуги отвечают  требованиям, т.е. соответствуют  договору и сертификации.

     6. Для эффективного функционирования  отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

     Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию  и как анализировать надежность поставщика.

     Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов.

     Сертификация.

     Контроль  над контактами с поставщиками. Отдел  закупок должен поддерживать взаимоотношения  с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного  отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы - покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

     Приведенный выше перечень задач – один из вариантов  набора полномочий работников отдела закупок производственного предприятия. В каждой фирме отдел закупок/снабжения будет иметь свой объем полномочий, которые будут зависеть от организационной структуры компании и логистической системы в целом. 

     4. Выбор поставщиков методом экспертных оценок

         Одной из основных проблем в управлении закупками материальных ресурсов является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков схожих материальных ресурсов, а и, главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером предприятия в реализации его логистической стратегии.  Разнообразие и большое количество потенциальных поставщиков материальных потоков повышает актуальность проблемы выбора тех из них, которые смогли бы с наибольшим эффектом обеспечить надежность логистических процессов.

Перечислим  и охарактеризуем основные этапы  решения этой задачи.

1. Поиск  потенциальных поставщиков. При  этом могут быть использованы  такие методы: – объявление конкурса (тендера): проводится, если предусматривается закупить сырье, материалы, комплектующие на крупную денежную сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком или потребителем; – изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.; – посещение выставок и ярмарок; – переписка и личные контакты с возможными поставщиками.             Вследствие комплексного поиска формируется перечень потенциальных поставщиков материальных ресурсов, по которому проводится дальнейшая работа.

2. Анализ потенциальных поставщиков. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется по специальным критериям, которые позволяют сделать выбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков и не ограничивается ценой и качеством поставляемой продукции. Кроме них, можно привести еще много существенных критериев выбора поставщика, которые могут быть не менее важными для предприятия. Критерии оценки и выбора генераторов материальных потоков зависят от требований потребительской логистической системы и могут быть различными: – надежность снабжения;

– отдаленность поставщика от потребителя; – сроки выполнения заказов; – периодичность поставок; – условия оплаты; – минимальный размер партии товара; – возможность получения скидки; – доля поставщика в покрытии затрат; – полнота ассортимента; – условия распределения рисков; – наличие сервисного обслуживания; – рекламная поддержка; – репутация поставщика; – финансовое состояние поставщика, его кредитоспособность и др. Предприятие определяет для себя наиболее значимые критерии в зависимости от специфики своей деятельности.

         В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по установлению договорных отношений. Список поставщиков обычно составляется по каждому конкретному виду поставляемых материальных ресурсов.

Конкретные  результаты по многим из приведенных  позиций достигаются как компромисс в процессе переговоров и зависят  от позиций поставщика и покупателя на рынке.

3. Оценка  результатов работы с поставщиками. На выбор поставщика существенно  влияют результаты работы по  уже заключенным договорам. Оценку  поставщика нужно проводить не  только на стадии поиска, а  и в процессе работы с уже  отобранными поставщиками. Поэтому некоторые предприятия проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться в том, что они продолжают предоставлять удовлетворительные услуги. Преимущественно это выполняется неформально, как субъективный анализ, однако предприятие может также прибегать и к более сложным показателям, количественно измеряя аспект деятельности поставщиков.

          Для оценки уже известных поставщиков часто используют методику ранжирования, при помощи которой разрабатывается специальная шкала оценок, что позволяет рассчитать рейтинг поставщика.