Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

     1.2  Документирование аудита

      Один  из методов обеспечения высокого качества оказания аудиторских услуг  – соблюдение строгих правил документирования аудиторской работы.

      Назначение  аудиторских документов:

• документирование аудита. Это  важное условие квалифицированного проведения внутрифирменного контроля качества, аттестации аудиторов, а также доказательство при возникновении  претензий со стороны проверяемого экономического субъекта по качеству проведения аудиторской проверки. Документация является доказательством проведения аудиторской проверки;
• содействие ликвидации так называемых аудиторских фирм – однодневок, которые наносят ущерб профессиональному имиджу аудитора. Сфабриковать рабочие документы аудитора с указанием номеров и дат проверяемых документов без реального проведения аудита практически невозможно;
• рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение проведения проверки надлежащим образом, а также раскрывать методы  аудита, объем проверенных документов, подтверждать полноту и качество аудиторского заключения.

К составу  рабочей документации аудиторской  организации предъявляются 

следующие  минимальные требования:

• информация об организационно – правовой форме и структуре экономического субъекта;
• извлечения или копии учредительных документов экономического субъекта, а также иных важных юридических документов;
• материалы, свидетельствующие о планировании аудита, программа аудита;
• записи об изучении и оценке системы внутреннего контроля;
• анализ хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;
• анализ существующих показателей и тенденций развития экономического субъекта;
• записи о характере, дате проведения и объеме аудиторских процедур и результатах аудита;
• материалы, свидетельствующие о контроле работы, выполненной не аудиторами;
• сведения о том, кем и когда выполнялись аудиторские процедуры;
• копия переписки с другими аудиторскими организациями, экспертами и прочими лицами в связи с проведением аудита;
• копии переписки или записи обсуждения во время встреч  с ответственными лицами экономического субъекта по поводу вопросов, возникших в прцессе аудита, включая условия проведения аудита;
• письма – подтверждения, полученные от экономического субъекта и третьих лиц;
• выводы, сделанные аудиторской организацией по результатам аудита;
• копии бухгалтерской и иной финансовой документации экономического субъекта.

Рабочие документы аудитора являются официальными документами 

в аудиторской  организации  и должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа (теста или процедуры);
• наименование аудируемого лица;
• период, за который проводился аудит;
• дата выполнения аудиторской процедуры или составления рабочего документа;
• содержание документа;
• личная подпись лица, создавшего документ;
• дата проверки документа;
• личная подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровка либо идентифицируемое условное обозначение такого лица.

  Используемые  в рабочей документации  условные обозначения (символы) должны быть объяснены.

  Документы, входящие в рабочую документацию аудита, должны, как правило, содержать  ссылку на источник сведений, включенных в них.

  Если  документ, входящий в состав рабочей  документации аудита, создан экономическим  субъектом или другим лицом, то это  обстоятельство должно быть раскрыто в документе с указанием лица аудиторской организации, проверившего такой документ.

  Каждый  документ, входящий в рабочую документацию аудита, должен иметь идентификационный  номер. Система построения и порядок  присвоения идентификационных номеров  таким документам устанавливаются  аудиторской организацией.

  Рабочие документы должны быть оформлены  аккуратно.

  По  окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного  хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться  скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого аудита, проводимого  аудиторской организацией. Система  расположения документов в папках устанавливается  аудиторской организацией.

  Документы подразделяются на постоянный архив  аудиторов и текущий.

      Постоянный  архив – это комплект документов, которые содержат информацию постоянного  характера, постоянно используются в ходе данного аудита и будущих работ.  В такой архив включаются данные об инвентаризации; протоколы и материалы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров; юридические документы постоянного характера; заключения по аудиту; материалы по организации системы внутренного контроля и прочие документы.

      Постоянный  архив ведется с целью отражения  готовых ссылок на повторяющиеся  обстоятельства для всех работников аудиторской организации, экономии времени при будущих проверках, а также для сохранения данных по изучению тенденций в работе организации, в том числе новыми сотрудниками.

        В текущем архиве хранится  прочая информация, например, рабочие  документы, общий план проведения  аудита, программа аудита, проверяемая  бухгалтерская (финансовая) отчетность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Аудит расчетов с поставщиками и  подрядчиками

2.1. Нормативно-правовая  база

             При ведении учета расчетов  с поставщиками и подрядчиками  следует руководствоваться кодексами:  Гражданский Кодекс Российской  Федерации и Налоговый Кодекс  Российской Федерации.

     Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 предъявляет требования к ведению бухгалтерского учета  и составлению бухгалтерской  отчетности. Данный закон определяет порядок документирования операций, в том числе по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, их отражение в регистрах бухгалтерского учета, случаи необходимости проведения инвентаризации обязательств и отражение  результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета. Так же закон  «О бухгалтерском учете» устанавливает  сроки хранения документов бухгалтерского учета и ответственность за нарушение  законодательства Российской Федерации  о бухгалтерском учете.

     Постановлением  правительства РФ от 08.07.1997г. № 835 «О первичных учетных документах»  функции по разработке и утверждению  альбомов унифицированных форм первичной  документации возложены на Государственный  комитет Российской Федерации по статистике при согласовании с Министерством  финансов РФ и Министерством экономики  РФ.  

     Приказом  Министерства финансов РФ от 27.07.1998г. № 34 утверждено Положение по ведению  бухгалтерскому учету, которое устанавливает  сроки по списанию дебиторской и  кредиторской задолженности.

     Приказом  Министерства финансов РФ от 06.05.1999г. № 32 утверждено Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), которое устанавливает способ списания кредиторской задолженности  на счет прибылей. ПБУ 10/99 «Расходы организации» устанавливает способ списания дебиторской задолженности за счет убытков.

     Приказом  Министерства финансов РФ от 31.10.2000г. № 94 утвержден План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению. План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (состав первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка). Инструкция устанавливает единые подходы к применению плана счетов финансово-хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономической содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов. Описание счетов бухгалтерского учета по разделам приводятся в последовательности, предусмотренный план счетов бухгалтерского учета.

2.2. Источники информации

     Главная цель проверки – установить правильность ведения расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные ТМЦ, принятые работы и оказанные услуги.

     Согласно  основной цели аудитору в первую очередь  необходимо проверить наличие договоров  с поставщиками и подрядчиками, правильность их оформления и соответствие содержания договоров экономическому смыслу совершенных  сделок.

     При наличии дебиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения. Особое внимание должно быть обращено на задолженность с истекшим сроком исковой давности. Следует выяснить причины ее образования, а также уточнить, были ли приняты меры к взысканию задолженности.

     Если  среди контрагентов предприятия  есть поставщики-нерезиденты, осуществляющие поставки за иностранную валюту, необходимо выяснить, как велся учет курсовых разниц, и уточнить, производился ли пересчет остатков по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  на отчетную дату. При наличии поставщиков-резидентов, договоры на поставку от которых выражены в иностранной валюте (или в  условных единицах), необходимо определить, каким образом в учете отражались курсовые разницы, возникшие до даты принятия товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) к учету до и после этой даты.

     При применении в организации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета все  операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере №6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки  данных все операции группируются в  различных аналитических карточках  и ведомостях аналитического и синтетического учета.

     Данные  аналитического и синтетического учета  расчетов с поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление  о расчетах:

- с поставщиками  и подрядчиками по акцептованным  и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- с поставщиками  и подрядчиками по не оплаченным  в срок расчетным документам;

- с поставщиками  по неотфактурованным поставкам;

- по  выданным авансам;

- с поставщиками  и подрядчиками по выданным  векселям, срок оплаты которых  не наступил;

- с поставщиками  и подрядчиками по просроченным  оплатой векселям;

- с поставщиками  по полученному коммерческому  кредиту и др.

     Основными источниками для проверки данного  раздела учета являются:

- договоры  на поставку товарно-материальных  ценностей (выполнение работ,  оказание услуг);

- счета-фактуры  поставщиков (при импортных операциях  – таможенные декларации);

- накладные  на поступившие товарно-материальные  ценности, акты выполненных работ;

- документы  оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о взаимозачетах и др.);

- журналы  регистрации счетов-фактур;

- книга  покупок;

- регистры  аналитического и синтетического  учета.

2.3.Программа  аудита расчетов  с поставщиками  и подрядчиками

     При проверке расчетов с поставщиками и  подрядчиками прежде всего необходимо установить качество состояния внутреннего  контроля и учета таких расчетов. Для достижения этой цели, как правило, прибегают к опросу (письменному  или устному) работников предприятия. Это позволяет выявить наиболее уязвимые места в системе учета  расчетов и определить дальнейшее направление  проверки. Преимущественно проверяют  виды работ, которые совсем не подвергались контролю либо мало контролировались бухгалтерией (или другой внутренней службой предприятия).   

     По  данным тестирования можно определить уровень организации внутреннего  контроля за операциями по расчету  с поставщиками и подрядчиками и  общее состояние учета этих операций.