Автоматизация бухгалтерского учета

Содержание

1. Принципы организации и внедрения систем автоматизации бухгалтерского учета 3

2. Работа пользователя в режиме заполнения данных о сотрудниках предприятия в программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление» (справочники - «Сотрудники», «Общие сведения», «Прописка») 6

3. Дайте характеристику объекту конфигурации 1С: Предприятие «Отчеты», какую роль он занимает при автоматизации (приведите пример) 8

4. Опишите, как бы вы предложили автоматизировать (схема, какие объекты вы бы использовали, ввод данных и представление отчета) при помощи 1С: Предприятие «Отчет по деньгам, выданным сотрудникам» 13

Список использованных источников 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Принципы организации  и внедрения систем автоматизации  бухгалтерского учета

 

Современное общество называют информационным. При этом имеют в виду, что значительная часть общества занята производством, хранением, переработкой и реализацией  информации. Научно-техническая революция  выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного  процесса. Информационный процесс необходим  как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной организации  самого процесса производства.

Под информационной системой понимают взаимосвязанную совокупность средств, методов, персонала, используемую для  хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.¹

Согласно российскому законодательству, информационная система – это  организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и  информационных технологий, в том  числе с использованием средств  вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации).²

Информационная система создается  для конкретного объекта. Эффективная  информационная система принимает  во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а  также внешними обстоятельствами и  дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функции управления.³

Наиболее эффективно информатизации поддаются следующие виды деятельности: бухгалтерский учёт, включая управленческий и финансовый; справочное и информационное обслуживание экономической деятельности; организация труда руководителя; автоматизация документооборота; экономическая  и финансовая деятельность; обучение. Наибольшее число пакетов прикладных программ (ППП) создано для бухгалтерского учёта. Среди них «1С: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер» и др.

Автоматизированная система бухгалтерского учета, являясь неотъемлемой частью автоматизированной информационной системы, занимает одно из важнейших мест в  информационных системах хозяйствующего субъекта, оперативно обеспечивая руководство  предприятия учетной информацией  для принятия управленческих решений.

Процесс построения системы бухгалтерского учета на предприятии базируется на его методологии, охватывая решение  взаимосвязанных вопросов информационного, программного, технического, организационно-правового  ее обеспечения и во многом определяет эффективность организации учетного процесса.

Модельный подход к организации  учетного процесса заключается в  определении методологии и построении модели учетной системы. Однако понятие  «учетная система» охватывает не только методологию отражения операций вычисления показателей, способов оценки, организацию учетной работы и т.п., но и технику ведения учета. Поэтому модельный подход к организации учетного процесса в условиях автоматизации базируется на принципах автоматизированной информационной технологии, и его суть состоит в том, чтобы смоделировать последовательность этапов преобразования учетной информации от общей модели учета до алгоритмической модели, решающей функциональные задачи.⁴ Учетная информация отражает сведения о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического субъекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, а также полученных финансовых результатах. Данная информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений. Основные компоненты информационной технологии обработки учётных данных представлены на рисунке 1.⁵

Рис. 1. Основные компоненты информационной технологии обработки  учётных данных

Поскольку объекты бухгалтерского учета весьма разнообразны, то и  принципы обработки информации применительно  к таким объектам могут существенно  различаться. Например, способы и  приемы, наиболее эффективные в учетных  процессах крупных организаций, в малых предприятиях могут оказаться  нерациональными, привести к дополнительным затратам и ненужному увеличению объемов детализированной по разным признакам бухгалтерской информации.

Следовательно, одновременно могут  и должны существовать несколько  равноправных моделей текущего учета  хозяйственных процессов, а субъекты хозяйственной деятельности должны обладать правом выбора из этих моделей, основываясь на специфике производства, объемах обрабатываемой информации и запросах заинтересованных пользователей.

По мнению исследователей, создание компьютерных систем бухгалтерского учета  должно базироваться на следующих принципах:⁶

• экономическая целесообразность. Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на проектирование, внедрение, изучение, сопровождение;
• гибкость. Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность реагирования на изменения внешних факторов;
• контроль. Создание параллельных информационных течений, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность данных;
• защита и безопасность данных;
• совместимость. Система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей предприятия, уже имеющихся компьютеров и программ;
• универсальность. Программная система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и обрабатывать  конкретную задачу как отдельный случай более общей. Поэтому при составлении алгоритма следует обратить внимание на массовые операции. Разработчик должен собрать данные о типах хозяйственных операций и их частоту на конкретном предприятии. После этого следует разделить информационный массив на стандартные и нестандартные операции. Алгоритм должен быть ориентирован на массовые операции, но предусматривать обработку и не массовых.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Работа пользователя  в режиме заполнения данных  о сотрудниках предприятия в  программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление» (справочники - «Сотрудники», «Общие сведения», «Прописка»)

 

При работе со справочником «Сотрудники» в программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление», прежде всего, необходимо настроить таблицу данных на сотрудников (рис. 2).

Рис. 2. Настройка таблицы  справочника «Сотрудники» в программном модуле «Зарплата» системы автоматизации бухгалтерского учета «ИНФИН - Управление»

Настроив таблицу, необходимо внести данные на каждого сотрудника организации  при помощи вкладок «Добавить запись», «Изменить запись» на панели инструментов (рис. 3).

Рис. 3. Панель инструментов справочника «Сотрудники»

Внесём необходимые данные на директора  предприятия Хлебнова Александра Владимировича (рис. 4).

Рис. 4. Создание записи справочника  «Сотрудники»

Общие сведения о сотруднике и прописка также вносится при помощи панели инструментов справочника «Сотрудники».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Дайте характеристику  объекту конфигурации 1С: Предприятие «Отчеты», какую роль он занимает при автоматизации (приведите пример)

 

В информационной базе системы 1С:Предприятие хранятся две конфигурации - основная конфигурация (редактируемая) и конфигурация базы данных. Конфигурация базы данных определяет структуру таблиц базы данных и всю функциональность, с которой работают пользователи. Основная конфигурация используется только для изменения. Это позволяет вносить и сохранять изменения в конфигурации в процессе работы пользователей. Произвести изменение в конфигурации базы данных в процессе работы пользователей нельзя.

Для просмотра структуры конфигурации базы данных, свойств, форм, макетов  и другой информации об объектах, можно  открыть окно конфигурации базы данных. Для этого необходимо выбрать  пункт «Конфигурация - Конфигурация базы данных - Открыть конфигурацию БД». По виду оно ничем не отличается от окна «Конфигурация». Приемы работы с объектами конфигурации базы данных совпадают с приемами работы в окне «Конфигурация» с тем лишь отличием, что все объекты доступны только для чтения (просмотра).

Конфигурация представляется в  виде древовидной структуры, каждая ветвь которой описывает определенную составляющую конфигурации. Дерево конфигурации представляет собой иерархический  список всех объектов конфигурации. Дерево конфигурации позволяет создавать  и удалять объекты конфигурации, менять их порядок, копировать и переносить объекты, фильтровать объекты по подсистемам (рис. 5).

Рис. 5. Окно «Конфигурация» программы 1С: Предприятие

Работа с конфигурацией осуществляется в окне «Конфигурация». Для открытия конфигурации необходимо выбрать пункт «Конфигурация - Открыть конфигурацию». На экран выводится окно «Конфигурация». Чтобы увеличить рабочую область для работы с различными объектами, окно «Конфигурация» можно временно закрыть. Закрытие окна «Конфигурация» не означает завершение работы с отдельными ее составляющими, открытыми для редактирования: закрывается не конфигурация, а окно конфигурации. Для открытия окна «Конфигурация» необходимо выбрать пункт «Конфигурация - Окно конфигурации». С помощью контекстного меню окна, вызванного правой кнопкой мыши на шапке конфигурации, окно конфигурации можно сделать прикрепленным, свободным, прячущимся. Если свойство окна «Соединяемые» не активно, то режимы размещения окна «Прикрепленное» и «Прячущееся» не доступны.

Для получения сводной выходной информации в системе 1С: Предприятие  используются объекты конфигурации, называемые «Отчет». Объект этого типа содержит алгоритм формирования «бумажного» или «электронного» отчета на внутреннем языке системы 1С: Предприятие. Отчет может содержать одну или несколько форм, при помощи которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма. Обычно отчет имеет и сделанные в табличном редакторе описания печатных форм (макеты), которые используются для вывода результатов выполнения алгоритма на экран и принтер.

Любой отчет или обработка в  составе конфигурации могут быть сохранены как внешние. Внешняя  обработка может быть включена в  состав конфигурации. Можно сравнить внешние обработки между собой и с отчетами /обработками, включенными в конфигурацию.

Для описания отчетов и процедур обработки информации на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное число отчетов и обработок. Отчеты и обработки могут иметь несколько  форм, предназначенных, например, для  ввода параметров формирования отчета или параметров обработки данных.

Алгоритм получения отчета описывается  с использованием встроенного языка. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный  формат отчетов (макеты).

Система также поддерживает разработки внешних обработок, хранящихся не в  самой конфигурации, а в отдельных  файлах.

В типовых конфигурациях для  «1С: Предприятия 8», выпускаемых фирмой «1С», формы регламентированной отчетности входят в состав конфигураций и выпускаются вместе с релизами конфигураций. Однако когда возникает необходимость - например, вступает в силу новая редакция формы отчетности, - фирма «1С» выпускает такие формы отчетности в виде внешних отчетов «1С: Предприятия 8» (файлов с расширением *.erf).

Использование внешних отчетов  является временным решением, которое  следует использовать только до выхода релиза конфигурации, в котором будут  встроены необходимые изменения. Поэтому  на использование внешних отчетов  накладываются определенные ограничения:

• при выпуске внешнего отчета оговаривается, с каким релизом конфигурации он может использоваться;
• не гарантируется поддержка внешним отчетом предыдущих релизов конфигурации;
• при работе пользователя с конфигурацией нельзя использовать более одной версии внешнего отчета;
• открытие формы отчета выполняется более продолжительное время, по сравнению с отчетом, реализованным как объект конфигурации;
• выгрузка данных отчета в электронном виде выполняется намного медленнее и др.

Список внешних отчетов, выпущенных для конкретного релиза конфигурации, можно увидеть на странице конфигурации сайта поддержки пользователей  программ «1С: Предприятия 8», если в информационной базе включен сервис оповещений регламентированной отчетности.⁷

В этой же форме можно щелкнуть по наименованию внешнего отчета, чтобы  скачать его к себе на компьютер.

Как правило, отчеты распространяются в виде архива RAR. Для работы с  внешним отчетом архив необходимо распаковать.