Автоматизация бухгалтерского учета

В архиве вместе с файлом внешнего отчета содержится текстовый файл с  описанием назначения отчета и порядка  его подключения.

Если внешний отчет предназначен для замены регламентированного  отчета, уже существующего в конфигурации, его можно подключить к информационной базе, просто открыв отчет в режиме «1С:Предприятие» (меню Файл - Открыть).

При открытии будет задан вопрос Зарегистрировать внешний регламентированный отчет в информационной базе? После ответа Да внешний отчет будет зарегистрирован в информационной базе и сразу открыт для создания нового отчета.

Если ответить Нет, отчет не будет зарегистрирован, но также будет открыт для создания нового отчета. С таким отчетом можно будет выполнить все действия - создание, заполнение, печать - но созданный отчет нельзя будет сохранить в информационной базе.

Если внешний отчет является новым видом регламентированного  отчета, автоматически зарегистрироваться в информационной базе отчет не сумеет: такой режим необходимо подключить вручную. Указания по подключению также  имеются в текстовом файле, содержащемся в архиве, полученном с сайта «1С».

Для использования внешнего отчета пользователю необходимо указать, что  для данного регламентированного  отчета будет использоваться не внутренний объект конфигурации, а внешний отчет.

Для регистрации внешнего отчета как  нового вида регламентированных отчетов  в справочнике Регламентированные отчеты необходимо (рис. 6):

Рис. 6. Регистрация внешнего отчёта программы 1С: Предприятие 8

1) перейти в группу справочника,  в которой будет располагаться  отчет нового вида;

2) создать новый элемент справочника,  нажав кнопку Добавить в верхней командной панели формы справочника;

3) в форме элемента справочника  заполнить наименование, которое  будет выдаваться в справочнике Регламентированные отчеты и в списке видов отчетов формы Регламентированная и финансовая отчетность. Желательно также заполнить описание вида отчета;

4) переключатель Использовать установить в положение файл и указать, какой файл следует использовать в качестве внешнего отчета. После нажатия кнопки ОК в диалоге открытия файла в поле файл формы элемента справочника будет указано полное имя этого внешнего отчета.

После нажатия кнопки Записать внешний отчет сохраняется в информационной базе, после этого полное имя внешнего файла заменяется текстом Отчет загружен в ИБ.

То же самое происходит при нажатии  кнопки ОК, при этом форма элемента справочника Регламентированные отчеты закрывается.

Для тех элементов справочника, для которых используются внешние  отчеты, в форме списка справочника  после наименования отчета добавляется  строка (внешний).

После того, как внешний отчет  загружен в информационную базу, сам  файл внешнего отчета может быть удалён.

В любой момент можно вернуться  к использованию «внутреннего» объекта конфигурации. Для этого в форме элемента справочника для требуемого регламентированного отчета необходимо поставить переключатель Использовать в положение объект и сохранить элемент справочника.

Сам внешний отчет не удаляется  из информационной базы, поэтому возможно и обратное действие. Для удаления отчета из информационной базы необходимо выполнить следующее:

1) в справочнике Регламентированные отчеты найти регламентированный отчет, для которого подключен внешний отчет, - у такого отчета после наименования отчета будет добавлена строка (внешний);

2) открыть элемент справочника  для редактирования обязательно  кнопкой Изменить текущий элемент;

3) в поле выбора внешнего отчета  нажать кнопку Х (Очистить). После ее нажатия текст Отчет загружен в ИБ очищается, это является признаком того, что отчет будет удален из информационной базы;

4) закрыть форму элемента справочника  нажатием кнопки ОК.

Удаление отчета выполняется при  сохранении элемента справочника.

В случае необходимости отчет, загруженный  в информационную базу, можно сохранить  в файл на диске. Для этого в  форме элемента справочника Регламентированные отчеты необходимо щелкнуть по ссылке с текстом Выгрузить внешний отчет в файл. Будет открыт стандартный диалог сохранения файла. По умолчанию в качестве имени файла предлагается имя соответствующего объекта конфигурации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Опишите, как бы вы  предложили автоматизировать (схема,  какие объекты вы бы использовали, ввод данных и представление  отчета) при помощи 1С: Предприятие «Отчет по деньгам, выданным сотрудникам»

 

Табличная часть документа заполняется  списком работников, которым необходимо произвести выплату. Табличная часть  может быть автоматически заполнена  списком работников, перед которыми у организации имеется задолженность  по состоянию на конец месяца (по кнопке «Заполнить - По задолженности  на конец месяца») или произвольным списком работников, отобранных по каким-либо критериям (по кнопке «Заполнить - Списком работников»).

После заполнения табличной части  по кнопке «Рассчитать» производится расчет суммы к выплате.

После подготовки документа по кнопке «Печать» можно получить печатную форму  платежной ведомости по форме  №Т-53 или расчетно-платежной ведомости  по форме №Т-49.

После выдачи заработной платы в  программу необходимо внести сведения о получении или не получении зарплаты каждым работником, указанным в ведомости.

Для этого необходимо открыть документ «Ведомость на выплату зарплаты», с  помощью которого производилась  подготовка ведомости на выдачу зарплаты, и в колонке «Отметка» табличной  части документа по каждому работнику  вместо значения «Не выплачено» указать:

• значение Выплачено, если сумма была выплачена работнику;
• значение Задепонировано, если сумма работнику выплачена не была, и подлежит депонированию.

 

После установки отметок документ Ведомость на выплату зарплаты необходимо записать в информационную базу.

Регистрация факта выплаты 

Регистрация факта выплаты зарплаты из кассы организации производится в программе документами Расходный  кассовый ордер.

Для составления расходного кассового  ордера на общую сумму заработной платы, выданной работникам организации  по платежной ведомости (или по нескольким ведомостям) используется документ Расходный  кассовый ордер с операцией Выплата  заработной платы по ведомостям.

Создать новый расходный кассовый ордер для выдачи заработной платы  по ведомости можно на основании  документа Ведомость на выплату  зарплаты. При этом в документ автоматически  переносятся данные о выплаченных  по ведомости суммах, т.е. суммах с  отметками Выплачено.

 

Если в организации принято  выдавать заработную плату каждому  работнику по отдельным расходным  кассовым ордерам, а не по платежной  ведомости, то для автоматизации  подготовки расходных кассовых ордеров  на выплату заработной платы работникам и последующей регистрации факта  выдачи по ним денежных средств используется обработка «Выплата заработной платы  расходными ордерами» (вызывается из документа  Ведомость на выплату зарплаты по кнопке «Перейти - Выплата зарплаты расходными ордерами» или из меню Зарплата - Выплата зарплаты расходными ордерами).

 

После регистрации факта выплата  денежных средств через кассу (проведения документа/документов Расходный кассовый ордер) оплаченные ведомости считаются  «закрытыми», и соответствующие  им документы Ведомость на выплату  зарплаты становятся недоступными для  редактирования. В случае необходимости  внесения изменений в «закрытые» документы «Ведомость на выплату зарплаты» необходимо сначала отменить проведение соответствующего документа Расходный кассовый ордер.

 

Таким образом, необходимо автоматизировать создание документа, регистрирующего получение денежных средств сотрудниками, и отчета, который предоставляет информацию о том, кто получил и какую сумму. Рассмотрим пошагово весь процесс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Автоматизация отчета по деньгам выданным сотрудникам.

Пусть у нас имеются документы «ведомость по выплате заработной платы» и «расходный кассовый ордер». При выдаче денежных средств сотрудникам расходный кассовый ордер может быть введен на основании ведомости на выдачу заработной платы,  в которой может быть начислена заработная плата одновременно на несколько человек (сотрудникам организации). Так же расходник оформляется для выдачи денежных средств подотчетнику на командировочные расходы. Чтобы связать два документа сделаем следующее.

Во вкладке «Ввод на основании» в окне «вводится на основании» привяжем документ «Ведомость на выплату заработной платы» через «Конструктор ввода на основании» где мы укажем все необходимые реквизиты», т.о. у нас получится связка реквизитов двух документов между собой, и расходный кассовый ордер может быть введен как на основании ведомости на выплату заработной платы автоматически так и произвольно.

 

 

 

 

За тем в программе 1 С введем расходный кассовый ордер на основании документа «ведомость на выплату заработной платы» нескольким сотрудникам и еще выдадим деньги подотчетникам на различные расходы.

 

Теперь необходимо создать регистр  накопления вид регистра - обороты, на основании которого далее будет  создан необходимый отчет. Для этого  в конфигураторе добавим новый  регистр «Выдача денежных средств» и заполним его необходимыми измерениями. Пусть это будут: организация, кто получил, подразделение, комментарий. И ресурс: сумма. 

 

Во вкладке регистраторы укажем расходный кассовый ордер.

 

Далее сконструируем макет данного  регистра:

 

Во вкладке итоги сделаем  тоже самое.

Теперь необходимо чтоб в документе  «расходный кассовый ордер» в движение были сопоставлены реквизиты. С помощью  конструктора движений регистров заполняем  необходимые выражения реквизитов.

 

 

Таким образом наш регистр будет накапливать сведения на основании необходимых реквизитов. Далее заходим в 1С. Необходимо перепровести уже существующие документы «расходные кассовые ордера». И по вкладке перейти проверить связь.

Теперь на основании созданного регистра можно легко сделать  отчет. Для этого заходим в  конфигуратор, добавляем отчет «Отчет по деньгам выданным сотрудникам». В конструкторе макета на основании регистра накопления переносим все измерения и ресурс в поле, во вкладке итоги делаем тоже самое.

 

 

Нам необходимо чтоб наш отчет формировался на определенную дату. Для этого  при помощи кнопки - параметры виртуальной таблицы зададим этот параметр. Во вкладку конец периода введем выражение &Дата, нажмем ОК.

 

Зададим тип реквизита «дата»

Закроем все и сохраним конфигурацию. Зайдем в 1 С отчеты. И сформируем наш новый отчет на дату.

Наш отчет вывел нам необходимые данные. По нему можно увидеть, кто получил деньги, за что (на основании комментарий), на основании какого документа были выданы деньги. Общая сумма по нашей организации, отдельно по сотрудникам и подотчетникам. В отчете можно задать необходимые параметры, например, только по одному сотруднику и сформируются данные только по заданному параметру.

Список использованных источников

 

1. Об информации, информационных технологиях  и о защите информации [Электронный  ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] № 149 - ФЗ // Доступ из Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»
2. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. – М.: Дашков и К, 2009. – 395 с.
3. Информационные системы в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2008. – 463 с.
4. Костров А.В. Основы информационного менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 528 с.
5. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 240 с.
6. Раздорожный А.А. Организация производства и управление предприятием. – М.: Экзамен, 2009. – 877 с.
7. Ясенев В.Н. Информационные системы и технологии в экономике. – М.: Юнити – Дана, 2008. – 560 с.
8. Сайт поддержки пользователей программ «1С: Предприятия 8» www.users.v8.1c.ru

¹ Информационные системы в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2008. – С. 16.

² Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] № 149 - ФЗ // Доступ из Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»

³ Раздорожный А.А. Организация производства и управление предприятием. – М.: Экзамен, 2009. – С. 599.

⁴ Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. – М.: Дашков и К, 2009. – С. 23.

⁵ Ясенев В.Н. Информационные системы и технологии в экономике. – М.: Юнити – Дана, 2008. – С. 125.

⁶ Костров А.В. Основы информационного менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2009. – С. 129.

⁷ Сайт поддержки пользователей программ «1С: Предприятия 8» www.users.v8.1c.ru