Автоматизация учета затрат по бизнесс-процессам

     Автоматизации учета затрат по бизнес - процессам

     В условиях развивающихся рыночных отношений  для эффективного управление производственной деятельностью предприятия необходимо совершенствование системы бюджетирования и управления затратами, а также обеспечения оперативного контроля над финансовыми результатами. Возникает необходимость применять инновационные методы расчета себестоимости продукции в свете современных тенденций:

• снижения доли прямых материальных и трудовых затрат;
• увеличения косвенных затрат за счет расширения деятельности сервисных служб;
• усложнения технологического процесса за счет дифференциации технологических операций;
• ориентацию внимания менеджмента на динамику косвенных затрат

     Выбор метода Activity Based Costing («расчет затрат на основе бизнес процессов и видов деятельности») при калькулировании плановой и фактической себестоимости продукции позволяет процедуру контроля исполнения расходной части бюджета сделать более эффективной, а управление затратами более гибким. Причиной этому служит выбор в качестве объекта учета затрат бизнес-процесса, вида деятельности. В итоге формируется система затрат согласно которой каждому виду деятельности соответствует определенная величина затрат, большая часть из которых носит прямой характер, а величина косвенных затрат сокращается. Т.о. метод АВС ориентирован на на снижение косвенных затрат и реинжиниринг бизнес – процессов.

     Учет  затрат по бизнес - процессам является трудоемким и требует анализа большого количества информации, поэтому применение метода АВС невозможно без полной или частичной автоматизации, причем она должна быть выполнена на этапе постановки методики Activity Based Costing в компании. Для этого возможно использовать любые программные продукты, позволяющие вести управленческий учет начиная от Excel и оканчивая полноценной ERP – системой. В настоящее время существует широкий выбор программных продуктов, позволяющих решать подобные задачи:

• OROS ABC (разработчик — SAS Institute) — развитый программный продукт, поддерживающий весь комплекс методики АВС. Программа представляет собой интегрируемое решение. В ней изначально заложена способность интегрироваться в системы разработанные SAP;
• ARIS PCM (Process Cost Analyzer) (разработчик - IDS Scheer AG) - мощный сложный и дорогой программный продукт, предназначен для расчета стоимости выполнения разных вариантов бизнес - процессов на этапе их проектирования, а также для оценки стоимости выполнения реальных процессов на стадии эксплуатации;
• AllFusion Process Modeller (BPwin, разработчик — Computer Association) — инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес – процессов. Полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной организации (функционально стоимостной анализ, АВС);
• IDEF0.EM TOOL (разработчик - «Ориентсофт») – недорогое решение для разработки, внедрения и сопровождения процессной системы управления предприятием. Включает в себя систему управленческого учета затрат по методу АВС. Продукт ориентирован на российский рынок;

     Кроме того, на рынке имеется ряд решений  партнеров крупнейших разработчиков  автоматизированных систем, в которых  поддерживается метод расчета себестоимости - ABC. К ним относятся:

• «1С-ВИПАнатех: ABIS.ABC. Управленческий учет и расчет себестоимости» (партнер 1С — ВИПАнатех). Позволяет решать задачи экономии ресурсов, оптимизации затрат, повышения производительности бизнес-процессов, качества, а также управления рисками. Позволяет создавать аналитические АВС-базы данных и формировать АВС-базы нормативов на выполнение действий и бизнес-процессов
• Разработка для автоматизации АВС в Microsoft Business-Solution Navision (NaviСon).

        Эти программы совместимы с соответствующими базовыми решениями «1С:Предприятие 8.1» и MBS Navision.

     Однако  существует ряд особенностей для проекта автоматизации АВС, которые необходимо учитывать как при выборе системы, так и при реализации проекта внедрения:

• Автоматизацию учета затрат по бизнес – процессам необходимо производить на этапе внедрения данной методики в компании, так как расчет и задание параметров АВС в ручную является чрезвычайно трудоемким;
• Для описания бизнес – процессов предприятия необходимо использовать специализированные программные средства (ARIS, BPWin, IDEF0.EM TOOL, OROS и т. д). Так как любое изменение модели, описанной «на бумаге», приводит к путанице в общей структуре процесса.

     Разработка  ABC – системы обычно включает следующие этапы:

• Разработка методологии АВС – системы: классификация бизнес – процессов и разработка комплексной модели предприятия, выделение характеристик и состава деятельности персонала и оборудования, определение способов распространения затрат на центры затрат, действия и продукцию (услуги, клиентов, поставщиков), а также интеграции метода АВС в существующую систему бухгалтерского учета компании.
• Автоматизация АВС. Ввод в систему дополнительных аналитических измерений, например кода продукта (группы товаров) и центров возникновения затрат. По каждой операции, регистрируемой в системе, определение правил распределения затрат. Обеспечение связи АВС – системы с существующими автоматизированными системами управленческого и бухгалтерского учета для обеспечения переноса данных
• Для целей учета и анализа информации в необходимых разрезах разрабатывается структура модели данных и регламентов применения АВС – системы;
• Процессы и регламенты реализуются в автоматизированной системе – как в описательной, так и в табличной форме виде схем документооборота и инструкций участников бизнес – процессов.
• Методология решения описывается в должностных инструкциях. Проводится обучение пользователей системы.
• Передача системы в опытную эксплуатацию.

     В зарубежной бухгалтерской практике система АВС широко распространена в гибких организационных процедурах деятельности (реинжиниринге бизнес - процессов), в обосновании решений на основе максимальной точной калькуляции продукции.