Содержание 
 

 

      Введение

     Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики.

     Выполнение  задач, стоящих перед бухгалтерским  учетом, непосредственно затрагивает  организацию документооборота, являющегося  элементом учетной политики. В  соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

     Любая хозяйственная операция отражается в бухгалтерском и налоговом учете на основе первичного документа. Нет документа - нет расхода при налогообложении, нет отражения на счетах учета, а в итоге - нет права на вычет НДС. Попробуем разобраться, что представляет собой документооборот и как его правильно организовать.

     Некоторые главные бухгалтеры не уделяют должного внимания правилам формирования документооборота в организации. И напрасно. Ведь от того, как оформлен документ, вовремя  ли он передан соответствующему подразделению  организации, зависит не только точность составленного баланса, который отражает финансовое состояние организации, но и то, насколько правильно определена сумма подлежащих уплате в бюджет налогов.

 

     1. Формирование учетной  политики предприятия.

     Разделы учетной политики рассматриваются в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое вступило в силу с 1 января 1999 г. Этим положением предусматриваются правила документооборота и технология обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики.

       В соответствии с Положением  по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, принятая организацией учетная политика утверждается приказом или иным письменным распоряжением руководителя организации.

     При этом утверждаются:

     1. рабочий план счетов бухгалтерского  учета, содержащий применяемые  в организации счета, необходимые  для ведения синтетического и  аналитического учета;

     2. формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

     3. методы оценки отдельных видов  имущества и обязательств;

     4. порядок проведения инвентаризации  имущества и обязательств;

     5. правила документооборота и технология  обработки учетной информации;

      . порядок контроля за хозяйственными  операциями, а также другие решения,  необходимые для организации бухгалтерского учета.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

     Первичный учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным - непосредственно после её окончания.

     Формы учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, методами оценки отдельных видов имущества и обязательств, порядком проведения инвентаризации и контроля за хозяйственными операциями являются обязательными элементами учетной политики предприятия.

     Первичные учетные документы создаются, порядок  и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

     Особое  внимание следует обратить на ужесточение  с 1 января 1999 г. требований к оформлению первичных документов. Эти требования изложены в Порядке поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном совместным постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29 мая 1998 г. №57а. Этим постановлением предусмотрено, что введение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации как элемента учетной политики проводится с начала финансового года.

     С января 2000г. первичные учетные документы  должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 - 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:

     - сельскохозяйственной продукции  и сырья;

     - труда и его оплаты;

     - материалов, МБП, основных средств  и нематериальных активов;

     - работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;

      - работы строительных машин и  механизмов;

      - результатов инвентаризации;

      - кассовых и торговых операций.

     Маловероятна, но не исключена возможность разногласий  с контрольными органами по поводу правомерности принятия или неприятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше Постановления. Во избежание разногласий на этапе формирования учетной политики следует проанализировать существующую систему документооборота и применяемые формы первичных документов и учетных регистров в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства.

     Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных  документов - это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности" от 6 мая 1998 г. №283). Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:

     • самостоятельно устанавливает организационную  форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

     • определяет в установленном порядке  форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,

     • разрабатывает систему внутрипроизводственного  учета, отчетности и контроля;

     • формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам. При этом утверждаются:

     • формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или электронный;

     • порядок проведения инвентаризации;

     • правила документооборота и технология обработки учетной информации;

     • порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

     Принятая  организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией организации.

 

     

     2. Документооборот  – элемент учетной  политики.

     Одновременно  с утверждением учетной политики организация обязана установить правила документооборота, технологию обработки учетной информации, а также "формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности".

     Правила документооборота должны не только содержать  информацию о прохождении определенного  документа, но и устанавливать порядок  хранения документов, например авансовых  отчетов и др.

     При наличии обособленных подразделений и филиалов в графике документооборота необходимо определить порядок и сроки передачи ими в бухгалтерию головной организации информации, первичных и иных организационно-распорядительных документов.

     Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

     В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

     

     Рисунок 1. Состав документов бухгалтерского учета

      2.1. Первичные бухгалтерские  документы.

     Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Документы принимаются к учету, если они  правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

     Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

     На  основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется  исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

     Формы первичных документов, разработанные организацией самостоятельно, утверждаются в ее учетной политике вместе с перечнем должностных лиц, ответственных за составление этих документов.

     В налоговом учете доходы организации  определяются на основании первичных  и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы, а также документов налогового учета3. Под документально подтвержденными расходами в целях исчисления налога на прибыль понимаются "затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором)"4.