Характеристика документирования в бухгалтерском учете

 

 

Рис. 1. - Классификация учетных регистров

   Карточки представляют собой  плотные бланки с отпечатанными  на них таблицами, которые предназначены  для длительного пользования.  Они не скрепляются между собой  и хранятся в картотеке (специальном  ящике). С карточками могут работать  одновременно несколько учетных  работников, однако они легко  теряются и, поэтому необходима  регистрация карточек в специальном  реестре.

  Контокоррентные  карточки используются для учета  в денежном измерителе расчетов  и фондов; инвентарные – для  учета материальных ценностей  в натуральном и суммовом выражении;  многографные – для отражения одного факта хозяйственной жизни несколькими составляющими его суммами (учет затрат на объект). Свободные листы (ведомости) не имеют прочного скрепления, изготовляются из неплотной бумаги большого формата, хранятся в отдельных папках. Использование различных видов регистров в учете хозяйственной деятельности организации регламентируется положениями и инструкциями по ведению учетных процессов и их механизации.

   Графление бухгалтерских регистров  может быть параллельным, последовательным  и смешанным.

  Содержание  учетных регистров, как и данные  внутренней бухгалтерской отчетности, является  коммерческой тайной  предприятия.

  Запись  хозяйственных операций в учетные  регистры, называемая счетной записью,  осуществляется на основе контировки на третьем этапе обработки документов.

  Совокупность, логические связи, способы построения  учетных регистров определяют  форму бухгалтерского учета, применяемую  экономическим субъектом.   Объединяющими  чертами всех форм бухгалтерского  учета являются: двойная запись; хронологическая и систематическая  записи одновременно; число уровней  обобщения информации; регистрация  совершившихся и ожидаемых фактов  хозяйственной деятельности.

   В учетных регистрах могут  возникать ошибки (локальные и  транзитные). Причинами их могут  быть утомление и небрежность  работников, неисправность техники.  Исправление ошибок в учетных  регистрах должно быть обоснованно  и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием  даты исправления.

  Наиболее распространены  три специальных способа их  исправления: корректурный метод, способ дополнительных проводок  и способ  «красного сторно».

1. Корректурный применяется, когда ошибка обнаружена сразу путем зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной цифры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допускаются!

2. Способ дополнительной проводки применяется если проводка составлена правильно, а сумма указана меньше фактической и отражена она во многих регистрах. Исправляется ошибка путем составления бухгалтерской справки, где указывается также и бухгалтерская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным) – «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена неправильно она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы – сторнировочной записью или красным, то есть сумма подлежит вычитанию. Затем составляется правильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

Пример.   Произошла хозяйственная операция: получены деньги в кассу 200 000 руб. с расчетного счета.

1. Бухгалтер  составил ошибочную проводку  Дт 60 – Кт 51 -  200 000,00

 Сторнировочная запись Дт 60 – Кт 51 – 200 000,00

 Правильная  проводка  Дт 50 – Кт 51 – 200 000,00

2. Бухгалтер  составил проводку с ошибкой  в сумме   Дт 50 – Кт 51 -  250000,00

 а)  Сторнировочная запись Дт 50 – Кт 51 – 230000,00 

   или

 б)  Сторнировочная запись Дт 50 – Кт 51 -  250000,00

   Правильная проводка Дт 50 – Кт 51 – 20000,00

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.

 

2.4.ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

 

Документооборот – это организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерских документов с момента их составления до сдачи в архив. График документооборота оформляется в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением.

Обработанные  бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете и отчетности» бухгалтерские документы должны храниться в архиве не менее 5 лет.

 Существующая  схема документооборота показывает  движение документов в организации  с момента их создания, проверки, обработки и до  передачи в  архив. Документооборотом считается  путь продвижения документов  от момента их составления  до момента сдачи в архив.  Рациональная организация документооборота  это одно из основных условий  правильной постановки бухгалтерского  учета. 

   Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного  элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия,  фирмы, обеспечивая взаимодействие  их частей. Информация является  основанием для принятия управленческих  решений, служит доказательством  их исполнения и источником  для обобщений, а также материалом  для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во  многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами  государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности  обработки и движения документов  в конечном итоге зависит быстрота  принятия решений. Поэтому в  рациональной организации документообороту  всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где  несвоевременная обработка финансовых  документов может привести к  отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного  порядка документооборота зависит  от характера и особенностей  хозяйственных операций и их  учетного оформления, а также  от структуры предприятия и  его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

 Правильно  организованный документооборот  должен удовлетворять двум главнейшим  условиям: Во-первых, для каждого  документа устанавливается кратчайший  путь прохождения, т.е. минимальное  количество отдельных инстанций  (рабочих мест), через которые  он должен пройти без излишних  и повторных рейсов. Во-вторых, для  каждого документа определяется  минимальный срок прохождения,  ограниченный пределами времени,  необходимого для выполнения  работы с документом на каждой  инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и  т.п.).

 

Схема 1 – Схема документооборота при отгрузке товара

 

 График  документооборота может быть  оформлен в виде схемы (Схема  1)  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением  предприятия, учреждения, а также  всеми исполнителями с указанием  их взаимосвязи и сроков выполнения  работ. 

Если  компания крупная, то необходимо составлять полноценный график документооборота (Схема 2).

Схема 2 – График документооборота ОАО «Слуцкий агросервис»

 

  

Знакомить всех сотрудников с таким глобальным графиком не имеет смысла. Лучше  всего подготовить для каждого  подразделения выписку из графика. В ней нужно перечислить все  документы, которые относятся к  сфере деятельности подразделения, и сроки, в которые их необходимо сдавать.

   На практике некоторые хозяйства используют смешанную схему документооборота. То есть составляют график, а потом выписки из него в виде схем, памяток передают в структурные подразделения.

  Контроль  над соблюдением исполнителями  графика документооборота по  предприятию, учреждению осуществляет  главный бухгалтер.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В курсовой работе на тему «Документирование – как элемент метода бухгалтерского учета» были  рассмотрены понятия документирования, документации, документооборота, а так же приведены  понятия «бухгалтерский документ», охарактеризованы классификации первичных документов и регистров.

 Документы – это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение факта осуществления операции.

Документы являются источником учетной экономической  информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной  деятельности, обеспечивают сохранность  собственности, имеют правовое и  юридическое значение, являются письменными  доказательствами при спорах.

Порядок составления документов определен  Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

К бухгалтерским  документам предъявляются следующие  требования:

– они  должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;

– документ должен быть достоверным, а также  составлен четко и иметь ясное  содержание.

Учетные регистры – это специально приспособленные  листы бумаги для регистрации  и группировки учетных данных.

Документооборот – это организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерских документов с момента их составления до сдачи в архив. График документооборота оформляется в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением.

Обработанные  бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив.

Существующая  схема документооборота в ОАО «Слуцкий агросервис» показывает движение документов в организации с момента их создания, проверки, обработки и до  передачи в архив.

График  документооборота в анализируемом хозяйстве оформлен в виде схемы.

В целом  в хозяйстве используется необходимая  первичная документация, о оформляются необходимые учетные регистры.

 

 
СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

 

1. Ладутько Н.И. Бухгалтерский учет – Мн.:ООО «ФУАинформ», 2008 г. – 422с.

2. Макаров В.Г. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы, 2009.-296 с.

3. Закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994гс измю и доп.-Мн.:2007

4. Инструкция по применению и  регистров журнально-ордерной формы  учета в организациях агропромышленного  комплекса. Постановление Министерства  сельского хозяйства  и продовольствия  Республики Беларусь  № 41 от 31 мая 2004 г.// Национальный реестр  правовых актов Республики Беларусь. 

5.   Марченко А. К. Проблемы теории и практики бухгалтерского учета. - Минск: Вышэйшая школа, 2009. - 336 с.

6. Макаров В.Г. Теоретические основы бухгалтерского учета. - М.: Финансы, 2008. -159 с.

7. Левкович О.А., Бурцева И.Н.  Бухгалтерский учет. 2-е изд., перераб. И доп. – Мн.: Техноперспектива, 2003 г. – 432с.

8. Левкович О.А., Бурцева И.Н., Акулич Ю.А. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие / - Мн.: Амалфея, 2006 г. – 456с.

9. Макоед И.А. Пупко Г.М. Аудит: - Ч.1. – Мн.: 2003 г. – 248с.

10. Михалкевич А.П., Папковская П.Я. и др. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: Учеб. - Мн.: БГЭУ, 2007 г. – 491с.

11. Моисеенко Е.И. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 232 с.

12. Петрова В.И. Научная организация бухгалтерского учета. - М.: Финансы, 2010. - 136 с.

13. Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета. Мн., 2004 г. – 358с.

14. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет. – Мн.: изд. Сапун А.В., 2007 г. - 377с.

15. Тишкова И.Е. Бухгалтерский учет. – Мн.: Выш. Школа, 2007 г. – 237с.