Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

     Сплошная  инвентаризация охватывает проверку всего  без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

     Выборочная - это инвентаризация, при которой  проверяются только нескорые (на выборку) ценности у конкретного материально-ответственного лица [1 с. 145].

     В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально-ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов.

     Необходимая - проводится при смене материально-ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

     Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально-ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

     Контрольно-перепроверочная  проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных  ценностей [1, с. 146].

     По  частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые  инвентаризации.

     Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции  осуществляют в ряде производств  при передаче смен материально-ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

     Не  реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств  и других ценностей в кассе.

     Наиболее  обширной и трудоемкой инвентаризацией  является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов. [1, с. 148-149]

     Следует также выделить и рассмотреть  текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

     Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит  в том, что постоянно действующая  инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей, в то время  когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более  оперативно выявлять естественную убыль  и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда  в натуре материальных ценностей  уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета  на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации. [1, с.187] 

     1.4 Порядок проведения инвентаризации 

     Количество  инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества  и финансовых обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия.

     Для проведения инвентаризации на предприятии  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия.

     Постоянный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением  приказов о проведении инвентаризации.

     В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей администрации  предприятия, работники бухгалтерской  службы, руководители структурных подразделений, главные специалисты, начальники отделов, руководитель юридической службы. В инвентаризационную комиссию можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации [4, с. 43].

     Запрещается назначать председателем комиссии одного и того же работника два  раза подряд при инвентаризации у  одних и тех же материально- ответственных лиц. [ 8, с.44]

     Перед началом проведения инвентаризаций членам инвентаризационных комиссий вручается  приказ, а председателям - контрольный  пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания проведения работ. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. [8, с. 45]

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Одновременно  материально-ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

     Сведения  о фактическом наличии имущества  и реально учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее, чем в двух экземплярах.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

     Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера.

     Руководитель  предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

     При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут  раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Наименование  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки подчеркиваются.

     На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту  проверку.

     Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

     На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

     В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно  заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

     По  окончании инвентаризации могут  проводится контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует  проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация.

     Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

     В межинвентаризационный период на предприятиях с большой номенклатурой ценностей могут производится выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

     Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя предприятия. 

     1.5 Отражение результатов в учете 

     Для выявления результатов инвентаризации используют книгу остатков материалов, в которой отводят специальные  графы для записи остатков материалов в натуральном измерении по данным инвентаризационных описей. Затем составляются сличительные ведомости, для чего могут  использоваться также данные отчетов материально-ответственных лиц. Сличительные ведомости подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В них включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально-ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разницы между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, а свои заключения и приложения фиксирует в протоколе.

     Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после  ее окончания.

     Выявленные в результате инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

     1 стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

     2 стоимости недостачи, порчи и  другой утраты имущества в  пределах норм списывается по  распоряжению руководителя предприятия  на издержки производства (счета 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»), издержки обращения (счет 44 «Расходы на продажу»). Недостачи продукции в пределах норм естественной убыли списываются по основным направлениям ее использования, включая и остаток продукции на складах, т.е. списывают на счета 20 «Основное производство», 10 «Материалы» или 43 «Готовая продукция». Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявленных фактических недостач;