Классификация первичных документов

Министерство  образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию Санкт-Петербургский

Государственный Университет Сервиса и Экономики 
 
 
 

Реферат

по предмету

бухгалтерский учет

Тема: «Классификация первичных документов» 
 
 
 
 

     Работу  выполнила студент

     4 курса заочного обучения

     Корчагин  А.М. 

     Работу  проверил

     ______________ 
 
 
 
 

Ломоносов

2011 

Содержание. 

     Введение……………………………………………………………………3

     Понятие о документах и способах документирования………………….4

     Виды  документов и их классификация………………………………..…8

     Правила оформления управленческих документов…………………….10

     Список использованной литературы…………………………………….15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Введение.

     Важнейшими  носителями информации, особенно в  деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

     Документы — одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо — это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Понятие о документах и  способах документирования. 

     Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве

     Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

     Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

     В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

     Важный  вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

     Запись  информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

     Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

     Совокупность  работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации  в них движения документов характеризует  термин "Делопроизводство".

     Официальный документ - документ, созданный юридическим  или физическим лицом, оформленный  и удостоверенный в установленном  порядке.

     Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

     Если  документ создан лицом вне сферы  его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

     Документы выполняют ряд важных функций:

• информационную, являются носителем и источником информации;
• управленческую, позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
• правовую, служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
• коммуникативную, помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
• учетную, накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
• социальную, отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
• культурную, являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
• историческую, являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

     Все создаваемые управленческие документы  “обслуживают” определенные управленческие функции. Например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

     Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

     Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

     Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

     Унификацией документов - приведение документов к  оптимальному единообразию по составу  и формам. Унифицированная форма  документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

     Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

     В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных  элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

     Многочисленность  видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных  правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Виды  документов и их классификация. 

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделении предприятия.

     Вторая  группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

     Документы классифицируются: по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все Типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации - письменные, графические, ,фото-, кинодокументы и т.д.

     Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

     Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

     Иногда  для работы требуется не копия  с подлинного документа, а выписка  из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Правила оформления управленческих документов. 

     Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.