Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

     Наибольший  рост средней заработной платы в  течение года наблюдался у водителей  автомобильной и механизированной колонн на 38% и 35% соответственно, а также  рабочих мастерских на 38%

     По итогам работы 2009 года прибыль предприятия составляет 296 тыс.руб., в 2010 году – 131 тыс. руб. На уменьшение прибыли сказались повышение цен на ГСМ и зарплаты рабочим и административному персоналу. Рентабельность – 1,03%.

     Коэффициент текущей ликвидности – 1, в то время как  за аналогичный период 2009 года он составлял 1,02.

     Коэффициент фондоотдачи (Объем реализации/(Уставной капитал+добавочный капитал) -3,5, соответственно -2,7 в 2009 году.

     На  предприятии действует Коллективный договор, который принят на общем  собрании коллектива ОАО «Дорэкс». В отчетном году на предприятии продолжались мероприятия по совершенствованию организации текущей деятельности и применения инновационных технологий:

• проводилось переоборудование части подвижного состава для применения жидких регентов (солевых растворов);
• продолжена работа по применению системы спутниковой навигации, что нашло свое отражение в снижении потребления ГСМ, а так же усилению дисциплины водительского состава;
• дополнена система видеонаблюдения, введена в действие контрольно - пропускная система;
• продолжается работа по введению в эксплуатацию единого программного комплекса, объединяющего ведение бухгалтерского учета, работы автомобильной и тракторной техники, оперативного планирования и контроля за отклонениями, в разрезе подразделений предприятия, введена в действие с января 2009 года бухгалтерская программа «1С бухгалтерия 8 версия»

    Структура управления предприятием можно отнести  к линейно-функциональному типу. Эта структура характеризует  ОАО “Дорэкс ” как предприятие производственного типа.

    Для эффективной и оперативной работы по эксплуатации дорог предприятие  имеет две производственных базы. На одной из них размещены следующие объекты:

    административное  здание конторы с оборудованной  диспетчерской службой (ЦУП);

• пескобаза;
• закрытая теплая стоянка для спецмашин предназначенных для экстренного выезда на линию, автомашин технической помощи с передвижным электрогазосварочным аппаратом и некоторых других механизмов, обеспечивающих содержание дорог;
• два топливо-масло заправочный пункт емкостью 15000 л.
• здание ремонтно-механической мастерской с размещением в нем:
• двух постов со смотровыми  ямами для ремонта машин и механизмов;
• токарного участка с комплектом станков для металлообработки (токарный, фрезерный, сверлильный и заточной станки);
• электро-газосварочного участка;
• агрегатного участка для разборки, ремонта и сборки агрегатов и узлов машин и механизмов;
• электропункта (автоэлектрика) с аккумуляторной;
• электропункта для объектов наружного освещения;
• малярного участка для реставрации и покраски техники;
• гардеробных (раздевалок), умывальни;
• материально-технического склада площадью 100 кв. м.;
• наружные и внутриплощадочные инженерные сети;
• противопожарные сооружения ( гидранты).

     Управленческие  решения принимаются быстро и  обоснованно, на уровне “здравого смысла”. В целях повышения управляемости производственной деятельности и затратами, а так же сохранности товарно-материальных ценностей, на  предприятии проводится ряд мероприятий в областях организации учета затрат своей деятельности и усиления охраны объекта. Разработано новое программное обеспечение, включающее в себя автоматизацию работы складов запчастей и ГСМ, диспетчерской службы,  производственного и бухгалтерского блоков. Введение данных программ позволит оперативно (практически ежедневно) получать информацию о затратах, своевременно принимать управленческие решения по снижению себестоимости и, в конечном итоге, позволит влиять на конечный результат деятельности предприятия. Для ее осуществления закуплены 20 комплектов компьютерной техники. В настоящее время уже введен в действие производственный блок вышеназванной компьютерной программы по управлению затратами (на базе 1С 8.0). Осуществляется компьютерная обработки путевого листа, на основании данных которого пользователи получают информацию о расходе материальных ценностей на любую дату в натуральном выражении. С объединением данного блока с бухгалтерским блоком, появилось возможность отслеживания затрат в стоимостном выражении. Внедрение вышеназванной программы уже дало результат. Так за 2010 г. расход ГСМ (в натуральном выражении) был сокращен на 9,2%, что составило 76,3 тыс. л. или 774,7 тыс. руб. Расходы на привлеченную технику в натуральных показателях составили 99,8% от уровня прошлого года. Расходы на запасные части составили 84% от уровня прошлого года. Затраты на  коммунальные услуги составили 63% от уровня прошлого года.

     По  уровню технологии и организации  производства ОАО “Дорэкс” не отстает  от передовых предприятий своей  отрасли. В порядке эксперимента в этом зимнем сезоне начато применение жидких противогололедных материалов. А именно для борьбы с зимней скользкостью применяются подземные технические природные воды с высокой концентрацией хлоридов в рассоле. Для этих целей четыре автомашины МДК обеспечены спецоборудованием для его распределения. 

      В соответствии с Федеральным законом  РФ “О бухгалтерском учете” ответственность  за организацию бухгалтерского учета  в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Руководителем ОАО “Дорэкс” учреждена бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Ответственность за подготовку бухгалтерской отчетности несут директор и главный бухгалтер ОАО “Дорэкс ”.

      Бухгалтерский учет в ОАО “Дорэкс ” осуществляется в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” от 21.11.1996г. № 129-ФЗ, Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика” (ПБУ 1/98), утвержденным приказом Минфина Российской Федерации от 9.12.1998г. № 60н, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998г. № 34н и на основании нового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н.

      Согласно  учетной политике ОАО “Дорэкс” бухгалтерский и налоговый учет на предприятии ведется бухгалтерией, в которой работает четыре человека: главный бухгалтер, старший бухгалтер, бухгалтер по заработной плате и бухгалтер-кассир. Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно.

      Расходы, произведенные  организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим  отчетным периодам отражаются в бухгалтерской отчетности отдельной строкой и учитываются в учете по дебету счета 97 “Расходы будущих периодов ”. Перечень расходов будущих периодов:

• расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки, осуществляемые в целях создания новых или совершенствования применяемых технологий, создание новых видов сырья и материалов;
• расходы на приобретение лицензий, выданных на срок более одного отчетного периода;
• расходы по добровольному и обязательному страхованию работников и имущества организации, произведенные разовым платежом;
• расходы на подготовку и освоение производства новых видов продукции и новых технологических процессов;
• программы для ЭВМ, без передачи исключительного авторского права на их использование, срок использования которых относится к нескольким отчетным периодам;
• оплата дней очередного отпуска, приходящихся на следующий месяц после отчетного;
• другие аналогичные расходы.

      Расходы будущих периодов подлежат отнесению  на издержки производства или обращения  с кредита счета 97 в течение срока, к которому они относятся равными долями.

      Доходы, полученные (начисленные) в отчетном году, но относящиеся к будущим  периодам, учитываются на счете 98 «Доходы  будущих периодов» и включаются в состав доходов организации  при наступлении отчетного периода, к которому эти доходы относятся.

      Учет  затрат на производство ведется с  подразделением на прямые и косвенные. Прямые собираются по дебету счета 20 “Основное производство”. К прямым затрат относятся те, которые непосредственно можно включить в себестоимость выполненных работ. Информация  о расходах для нужд управления организации в целом не связанных непосредственно с производственным процессом отражается на счете 26 “Общехозяйственные расходы”. Общехозяйственные расходы (косвенные) собираются в течение месяца по дебету счета 26 в корреспонденции с кредитом счетов 02, 05, 10, 60, 68, 69, 70, 71, 73, 76 в сумме фактических расходов. В конце отчетного периода общехозяйственные расходы списываются в дебет счета 90 “Продажи”.

        Учет расходов на продажу ведется на счете 44 “Расходы на продажу”. Расходы на продажу признаются в себестоимости проданной продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном периоде их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности. Списание производится ежемесячно со счета 44 в дебет счета учета продаж 90 “Продажи”. 

     2.2 Первичный учет  расчетов с подотчетными  лицами

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

     Документ  – это оправдательный объект с  информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

     Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дорэкс» подразделяются на три вида.

     Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и  бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной  записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

     К таким документам относятся: приказ о командировании (приложение А), служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

     Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение Б) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение Б2).

     В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое  подписывается и утверждается директором предприятия.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчетом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

     Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

     Доверенность (форма № М-2) применяется для  оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика (приложение Г).

     Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

     При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый и товарный чеки (или накладную).

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

     Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.