Учет расчетов с подотчетными лицами

Ивановский филиал

Автономной некоммерческой организации

высшего профессионального  образования 

Центросоюза Российской Федерации

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ  КООПЕРАЦИИ»

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Бухгалтерский финансовый учет»

 

на тему: «Учет  расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 4 курса  группы 4 БП специальности 080109

«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

                                             Шарова Ольга Александровна

                                                         Проверил: к.э.н., доцент Халезов А.В.

 

 

 

 

 

Иваново 2011 год

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………..………...........…………………………….….3

Глава 1. Нормативное регулирование организации и учета расчетов…..…….5

Глава 2 . Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами…………..….8

2.1 Документальное оформление, порядок выдачи и использования подотчетных сумм………………………………………………………………...8

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными   лицами……………………………………………………………………………14

2.3 Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета ……………………………………………………..……………………….25

Глава 3. Особенности документального оформления и учета расчетов по заграничным командировкам…………………………………………………...27

Заключение…………………………………………………………...…………..36

Список литературы……………………………………………………………....38

Приложения…..…………………………………………………...………...…...40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; представительские расходы; расходы по командировкам как на территории Российской Федерации так и за ее пределами.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Целью настоящей работы является изучение вопросов учета расчетов с подотчетными лицами, исходя из этого, можно определить следующие задачи курсовой работы:

- изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами на современном этапе;

- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

- осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования настоящей  курсовой работы является Учреждение Российской академии наук Институт химии растворов РАН (ИХР РАН). Основная сфера деятельности учреждения – научно-исследовательская деятельность в области химии. Данная организация является бюджетным учреждением. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе. Поэтому предметом исследования данной курсовой работы  является организация учета расчетов с подотчетными лицами в государственном учреждении с учетом особенностей бюджетного учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И УЧЕТА РАСЧЕТОВ.

 

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы  целесообразно представить в виде следующей системы:

- 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

- 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

- 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

- 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения  по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» [1].

Нормативным документом по учету расчетов в бюджетных учреждениях является Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н [4].

Порядок выдачи кредитным учреждением средств организации на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Положении о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации», утвержденная Банком России 24.04.2008 N 318-П [9].

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам, прописанным в Указании Банка России от 27.08.2008 N 2060-У «О кассовом обслуживании в учреждениях Банка России кредитных организаций и иных юридических лиц» [11]. В соответствии с Указаниями Банка России «О предельных размерах расчетов наличными и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 рублей, в случае, если  заказчик (организация, действующая через сотрудника) хочет оплатить исполнителю стоимость его материалов (работ, услуг) наличными [12].

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических, т.е. находят свое отражение в Налоговом Кодексе от 31.07.1998г №146-ФЗ [2].

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку [3].

Размер суточных устанавливается  Постановлением Правительства РФ  от 02.10.2002 №729 [6].

Особенности направления  работников в командировки регулируется Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 [8].

Основными документами  четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая  главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 г. №106н [10].

2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

- приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

- командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

- авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный руководителем  План счетов бухгалтерского учета  - содержит перечень применяемых  организацией синтетических счетов  и субсчетов. 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

Глава 2.1 Документальное оформление, порядок выдачи и использования подотчетных сумм

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности в бюджетных учреждениях  постоянно возникает необходимость  приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности:

- на хозяйственные расходы;

- в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

- на командировочные расходы,

- на другие прочие расходы.

Такие выданные денежные средства называются подотчетными суммами, а сами работники, получающие такие средства – называются подотчетными лицами.

Авансы под отчет  выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного  заявления работника с указанием  назначения аванса и срока, на который  он выдается. Под отчет денежные средства могут быть выданы только физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией [13].

 В Институте химии растворов аванс на хозяйственные нужды выдается на основании служебной записки (Приложение А), а командировочные расходы на основании заявления (Приложение Б). Согласно данных документов производится выдача денежных средств из кассы учреждения по Расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) (Приложение В). Выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо ответственное за выдачу заработной платы в тех случаях, когда из-за отдаленности структурного подразделения учреждения оформляется Платежной ведомостью (форма по ОКУД 0504403), подписанной руководителем бюджетного учреждения, по которой производятся причитающиеся работникам структурного подразделения выплаты. Возврат же неиспользованных подотчетных сумм оформляется Приходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310001) (Приложение Г).

Выдача  наличных  денег  под  отчет  производится  при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, передача  выданных  под  отчет  наличных  денег  одним  лицом  другому запрещается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним [13].

В ИХР РАН ежегодно создается приказ «О порядке выдачи подотчетных сумм», в котором закреплен порядок выдачи и списания подотчетных сумм. В нем определен список сотрудников, имеющих право на получение денежных сумм  в подотчет, там же оговорены сроки сдачи отчетов – не позднее двух недель по истечению срока, на который они выданы или в течение трех дней со дня возвращения с командировки.

По израсходованным  суммам работники составляют Авансовый  отчет (форма по ОКУД 0504049) (Приложение Д). Он заполняется в единственном экземпляре подотчетным лицом от руки или с помощью ЭВМ и сдается в бухгалтерию.

На титульной части  бланка авансового отчета подотчетное  лицо указывает:

- наименование организации;

- структурное подразделение, в котором он работает;

- свою фамилию, имя и отчество;

- должность;

- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое);

- израсходованная сумма  и т.д.

Перед заполнением оборотной  стороны авансового отчета подотчетное  лицо должно систематизировать первичные  документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем  порядке, по графам:

1. Номер по порядку  – указывается номер документа  по порядку, в зависимости от того, как они были пронумерованы и приложены к авансовому отчету.

2. Дата - указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа директора на командировку.

3. Номер – указывается  номер приложенных документов (товарного  чека, билетов и т.д.)