Учет расчетов с подотчетными лицами

2 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

3 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

- расчеты с подотчетными лицами  по прочим расходам - на счете,  содержащем аналитический код  группы синтетического счета 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

 Операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

получение денежных средств подотчетным  лицом при условии полного  его отчета по ранее выданному  авансу согласно его заявлению с  указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560 - 020826560, 020831560, 020832560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»;

выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811560 - 020813560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации», 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»;

получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560, 020822560, 020826560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счета 020135610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения».

 Операции по уменьшению  расчетов с подотчетными лицами  оформляются следующими бухгалтерскими  записями:

принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 «Материальные запасы» (010521340 - 010526340, 010531340 - 010536340), 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010621310, 010631310, 010634340), 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960212, 010960221 - 010960226, 010960290, 010960212, 010970221 - 010970226, 010970290, 010980212, 010980221 - 010980226, 010980290, 010990212, 010990221 - 010990226, 010990290), 021001560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам», 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030212830, 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830 - 030234830, 030291830), 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда», 040120200 «Расходы хозяйствующего субъекта» (040120213, 040120213, 040120221 - 040120226, 040120262, 040120263, 040120290);

выданные подотчетным  лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости  по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211830 - 030213830, 030262830, 030263830, 030291830);

возврат остатков подотчетных  сумм отражается по кредиту соответствующих  счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020881660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;

возврат подотчетным  лицом, ответственным за выдачу заработной платы, денежных средств в сумме  остатков невыплаченной заработной платы, пособий, пенсий, стипендий отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;

возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов отражается по кредиту соответствующих  счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660, 020822660, 020826660, 020834660, 020862660, 020863660, 020872660, 020873660, 020875660, 020891660) и дебету счета 020135510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»;

списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству Российской Федерации нереальной ко взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020881660) и дебету счета 040120273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;

оплата подотчетным  лицом аванса отражается согласно представленному  по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560, 020632560, 020634560, 020662560, 020663560, 020691560);

погашение задолженности  подотчетного лица в сумме удержаний  из его заработной платы отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;

выплата подотчетным  лицом алиментов, иных удержанных с  работников (студентов) сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда».

В рамках формирования учетной  политики учреждение вправе с учетом требований законодательства Российской Федерации, органов, осуществляющих функции  и полномочия учредителя, налогового законодательства Российской Федерации по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете), устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) - дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета [4].

Отражение операций по счету осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам [15, с.459].

На примере Института  химии растворов РАН рассмотрим следующие виды учетов расчета с подотчетными лицами:

- учет хозяйственных расходов (расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д.)

Пример 1. Инженеру 1 категории Феоктисовой Н.В. 21.04.2011г.,согласно служебной записки был выдан аванс на приобретение расходных материалов (масло, тестер сети) в размере 546 рублей – Дебет 208.34 Кредит 201.34. Авансовый отчет был сдан 29.04.2011г., вследствие чего на склад были заприходованы материалы, указанные в товарных чеках, на сумму 546 рублей – Дебет 105.34 Кредит 208.34.

                        208.34

С. н.
Об.        546	546
С. к.

Ни остатка не перерасхода  по авансовому отчету нет.

- учет прочих расходов (расходы по оплате услуг ксерокопирования, почтовых услуг, текущему ремонту  оборудования  т.д.)

Пример 2. 16.03.2011г. Феоктистова Н.В. сдала авансовый отчет за отправку заказного письма через отделение почты на сумму 85,74 рублей, вследствие чего бухгалтер сделал следующую запись – Дебет 401.20 Кредит 208.21.

                        208.21

С. н.
Об.	85,74
С. к.	85,74

Аванс на данные услуги получен  ей не был, вследствие чего 06.04.2011г. ей была выдана кредиторская задолженность по данному отчету – Дебет 208.21 Кредит 201.34 в сумме 85,74 рублей

- учет командировочных  расходов (суточные, проезд, проживание)

Пример 3. 03.04.2011 Феоктистова  Н.В. принесла в бухгалтерию заявление  на выдачу наличных денежных средств  на сумму 4657 рублей. На основании его  кассир 06.04.2011 г. выдала соответствующую  сумму. Это отразилось в бухгалтерском  учете так: Дебет 208.12 Кредит 201.34 – выдана подотчетная сумма на суточные в сумме 600 рублей; Дебет 208.22 Кредит 201.34 в сумме 2132 рубля – на приобретение билетов; Дебет 208.26 Кредит 201.34 в сумме 1925 рублей – на проживание в гостинице. По приезду из командировки Феоктистовой был сдан отчет со всеми прилагающими к нему документами, на основании чего сделаны следующие записи: Дебет 401.20 Кредит 208.12 – согласно отметкам в командировочном удостоверении учтены суточные за 6 суток в размере 600 рублей; Дебет 401.20 Кредит 208.22 – списана стоимость билетов в размере 2133,80 рублей; Дебет 401.20 Кредит 208.26 в сумме 1365 рублей – списаны расходы на проживание в гостинице.

                        208.12                                                   208.22     

С. н.
Об.        600	600
С. к.

С. н.
Об.       2132	2133,80
С. к.	1,80

                        208 26

С. н.
Об.       1925	1365
С. к.       560

 

Феоктистовой Н.В. был выдан перерасход по проездным билетам в сумме 1,80 рублей и сдан остаток денежных средств не израсходованный на проживание в сумме 560 рублей.

Синтетический учет подотчетных  сумм, исходя из вышеперечисленных  примеров, выглядит следующим образом:

                        208.00

С. н.
Об.        546     600     2132     1925	546 85,74 600 2133,80 1365
5203	4730,54
С. к.      472,46

 

Для улучшения контроля расчетов с подотчетными лицами в Институте химии растворов ведется аналитический учет подотчетных сумм, как в разрезе субсчетов, так и в разрезе контрагентов (сотрудников).

 

2.3 Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (форма по ОКУД 0504051) или в Журнале операций №3 расчетов с подотчетными лицами (форма по ОКУД 0504071) (Приложение К) [14, с.283].

Карточка ведется непосредственно  по конкретным дебиторам (кредиторам). В ней указывается дата; номер журнала ордера, в котором отразились данные операции; содержание операции; корр. счет; сумма (по дебету или по кредиту); дебетовый или кредитовый остаток.

Записи в Журнале №3 осуществляются ежедневно на основании авансовых отчетов, приходных и расходных кассовых ордеров. По каждой строке в графе «Документ» указывается дата, номер и наименование документа, в котором были отражены операции по счету 208 «Расчеты с подотчетными лицами». В графе «Наименование показателя» записываются фамилия подотчетного лица. Также в журнале показываются остатки на начало и на конец периода, за который формируется журнал (в ИХР РАН журналы операций формируются за месяц), корреспонденция счетов и сумма бухгалтерской операции.

По окончании месяца в Главную книгу (форма по ОКУД 0504072)(Приложение Л) переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету 208, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций №1 по счету «Касса». Данные из главной книги переносятся в Баланс (форма по ОКУД 0503130)(Приложение М). Задолженность по расчетам с подотчетными лицами показывается во II разделе актива баланса «Финансовые активы» по строке 310 – «Расчеты с подотчетными лицами» [16, с.79].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА РАСЧЕТОВ ПО ЗАГРАНИЧНЫМ КОМАНДИРОВКАМ

 

 

Служебной командировкой  является поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

Не признаются служебными командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;

- поездки, вызванные производственной необходимостью, работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).