Учет расчетов с подотчетными лицами

На время служебной  командировки работнику гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В состав возмещаемых  расходов входят:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя [6].

В состав иных расходов могут  включаться:

- сборы за услуги аэропортов (например, расходы на оплату услуг таможенных терминалов), комиссионные сборы;

- расходы на провоз багажа;

- расходы по оплате услуг связи;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок, в том числе на такси;

- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке за наличную иностранную валюту [6].

В случае отмены командировки по решению руководителя учреждения сумма удержанного сбора за сданные проездные документы при наличии подтверждающего документа о возврате билета включается в расходы учреждения.

Командированным сотрудникам  выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами. Время задержки командированного сотрудника в пути по независящим от него причинам удостоверяется должностными лицами вокзалов, аэропортов, пристаней.

Суточные за время  нахождения в пути выплачиваются  по той же норме, что и за время  пребывания в месте командировки [13].

Обязательным  условием осуществления командировок в бюджетном учреждении является наличие лимитов бюджетных обязательств по соответствующим КОСГУ (Классификация операций сектора государственного управления).

Командировочные расходы  относятся на следующие подстатьи  классификации расходов бюджетов Российской Федерации:

- суточные - на подстатью 212 «Прочие выплаты»;

- оплата услуг связи - на подстатью 221 «Услуги связи»;

- оплата проезда, постельных принадлежностей, не включенных в стоимость билета, оплата разных сборов при приобретении билетов на проезд всеми видами транспорта (комиссионный сбор, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.) - на подстатью 222 «Транспортные услуги»;

- оплата расходов по найму жилого помещения; оплата за оформление заграничных паспортов, виз и других документов при следовании в заграничные командировки; оплата комиссии за обмен иностранной валюты; оплата договоров на оказание услуг по обслуживанию в залах официальных лиц и делегаций, организуемых в составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов) - на подстатью 226 «Прочие услуги»;

- оплата расходов протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств - на подстатью 290 «Прочие расходы".

Нецелевым использованием средств бюджета, выделенных для возмещения командировочных расходов, являются:

- расходование средств при отсутствии оправдательных документов;

- не оформление или неправильное оформление первичных документов;

- расходование средств сверх установленных норм без разрешения руководителя учреждения или уполномоченного им лица;

- перераспределение бюджетных средств получателем, у которого отсутствует право самостоятельно определять направление их расходования, по кодам классификации расходов бюджетов внутри сметы доходов и расходов.

Возмещение командировочных  расходов сверх установленных законодательством  норм производится за счет экономии средств, выделенных по смете на содержание учреждения, по согласованию с главным распорядителем бюджетных средств.

Для направления сотрудника бюджетного учреждения в командировку за границу необходимо оформить:

1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

2. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

3. Смету командировочных расходов (она составляется исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных, расходов по найму жилого помещения и др.);

4. Командировочное удостоверение оформляется только при командировках в страны СНГ, когда не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. При командировке в страну с визовым режимом въезда Командировочное удостоверение не оформляется. Время пребывания сотрудника учреждения в загранкомандировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте [13].

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с командировками за границу, производится в соответствии со сметой командировочных расходов.

 Авансовый отчет  представляется в течение трех рабочих дней после возвращения сотрудника из загранкомандировки.

При получении сотрудником  наличных денежных средств в иностранной  валюте и дальнейшем ее расходовании в Авансовом отчете на лицевой  и оборотной стороне выданные и израсходованные суммы отражаются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.

Датой погашения задолженности  в иностранной валюте по суммам, выданным сотрудникам учреждения социального  обслуживания населения под отчет  на осуществление расходов, считается дата утверждения Авансового отчета.

Для подтверждения времени  пребывания сотрудника в загранкомандировке к Авансовому отчету прилагается  ксерокопия страниц загранпаспорта с отметками о пересечении  границы.

Оправдательные документы, которые прилагаются к Авансовому отчету, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Перевод документов на иностранных  языках, поступающих в учреждение социального обслуживания населения, подписывается переводчиком и удостоверяется руководителем структурного подразделения учреждения, в котором работает командируемый работник. Нотариальное заверение переведенных документов не требуется.

Направление федеральных  гражданских служащих в служебную  командировку за пределы территории Российской Федерации производится по правовому акту (приказу, распоряжению) представителя нанимателя или уполномоченного им лица (Правительства РФ, Минздравсоцразвития России, Российской академии наук и т.д.) или уполномоченного им лица [8].

Работники подведомственных учреждений командируются за пределы Российской Федерации только по согласованию с руководителем органа государственной власти, являющегося главным распорядителем бюджетных средств (главным распорядителем Института химии растворов является Российская академия наук).

При направлении сотрудников  учреждений в загранкомандировку суточные выплачиваются в иностранной  валюте в размерах, устанавливаемых  Правительством РФ [7].

Отдельным категориям работников в период их пребывания в краткосрочных  служебных командировках на территории иностранных государств в соответствии с действующим законодательством предусмотрены надбавки к суточным, а также выплаты безотчетных средств в иностранной валюте на расходы протокольного характера.

Сотрудникам учреждений, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке.

За время нахождения в пути работника, направляемого  в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:

- при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации (100 рублей);

- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории иностранного государства [5].

При следовании работника  с территории Российской Федерации  день пересечения Государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации день пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

При направлении работника  учреждения в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной  задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя учреждения или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работникам, выехавшим  в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% установленной нормы.

В случае если работник учреждения, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит.

Если принимающая сторона  не выплачивает работнику иностранную  валюту на личные расходы, но предоставляет  ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов установленной нормы суточных (включая надбавки).

В случае пребывания сотрудника учреждения в служебной командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение [7].

Расходы по найму жилого помещения при направлении сотрудников учреждений в загранкомандировки возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не превышающим предельные нормы, также установленные Правительством Российской Федерации [5].

При следовании в загранкомандировки сотрудникам помимо суточных, расходов по проезду и найму жилых помещений возмещаются также расходы по оформлению заграничных паспортов, виз и других документов.

В случае служебной необходимости  расходы за пользование услугами такси в загранкомандировках, при наличии документального подтверждения произведенных расходов (кассовых чеков, бланков строгой отчетности об оплате услуг такси) и разрешения руководителя учреждения подлежат возмещению сотруднику.

Возмещение командировочных  расходов за границу без подтверждающих документов не производится и рассматривается как сверхнормативные расходы.

Задолженность в иностранной  валюте по суммам, выданным сотрудникам  учреждения под отчет на загранкомандировки, для отражения в бюджетном  учете и отчетности подлежит пересчету в валюту Российской Федерации. Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным сотрудникам учреждения под отчет на осуществление расходов, считается дата утверждения Авансового отчета. Перевод денежных средств в валюте в Российские рубли производится по курсу Центрального Банка Российской Федерации.

Пример:

Научный сотрудник Института  химии растворов РАН Шиханова Ирина Владимировна была командирована  в Республику Абхазия для участия  во 2 Молодежной школе-семинаре «Современные проблемы металловедения» сроком на 10 календарных дней с 14 по 23 мая. Оформленный ей Авансовый отчет на сумму 20618,99 рублей со всеми прилагающими к нему документами был сдан в бухгалтерию 24 мая 2011года. На основании чего бухгалтер произвел расчет:

- суточные по территории РФ (14-15 и 21-23 мая) – 5дн.*100руб.=500руб.

- суточные по Республике  Абхазия (16-20 мая) – 5дн.*54долл. =270долл. Доллар по курсу ЦБ  РФ на 24.05.2011г. стоил 28,3418 руб. 270долл.*28,3418 =7652,29руб.

- проживание в гостинице по квитанции с 16.05.2011 по 20.05.2011(4суток): 550*4=2200руб.

- расходы по проезду   составили:

• Билет Иваново-Москва 14.05.2011 – 584руб.
• Билет Москва-Адлер 15.05.2011 – 2589,70руб.
• Билет Адлер-Владимир 21.05.2011 – 1758руб.
• Билет Владимир-Иваново 23.05.2011 – 185руб.

- организационный взнос  за участие в конференции согласно  приложенных документов (квитанция  об оплате, счет-фактура и акт  выполненных работ) составил 5150руб.

Исходя из вышеперечисленных  расчетов бухгалтером были сделаны  следующие бухгалтерские проводки: