Учет расчетов с подотчетными лицами

4.  Кому, за что и по какому документу уплачено -  указывается получатель денежных средств, т.е. организация, где были приобретены материалы или билеты, оказаны услуги и т.д.; что приобреталось (билеты, канц. товары, ремонт и т.д.) и по какому документу (чеки, накладные, акты, квитанции и т.д.)

5. Сумма расхода –  сумма израсходованных денежных средств согласно документам, приложенным к А/о (кассовые чеки, корешки приходных ордеров и т.д.)

К Авансовому отчету должны быть приложены документы, удостоверяющие произведенные расходы:

- документы, подтверждающие получение материальных ценностей, основных средств, факт потребления работ, оказания услуг;

- документы, подтверждающие факт оплаты расходов.

Документами, подтверждающими  факт получения подотчетным лицом  материальных ценностей, потребления  работ, оказания услуг являются: товарные чеки, накладные на отпуск товаров, акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций, торгово-закупочные акты при покупке материальных средств у физического лица и другие.

При предоставлении подотчетным  лицом чека контрольно-кассовой техники, содержащего в себе наименование, количество и цену приобретенных  товаров, товарный чек может не предоставляться.

При приобретении  материальных ценностей к Авансовому отчету кроме  документов, подтверждающих получение имущества подотчетным лицом, должны быть приложены документы, подтверждающие факт его оприходования на склад, с подписью его материально-ответственного лица, получившего материальные ценности.

Документами, подтверждающими факт оплаты, являются чеки контрольно-кассовой техники, а также квитанции к ПКО и бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны наименование продавца, его ИНН, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

К бланкам строгой  отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и расчетов с использованием пластиковых карт.

При расчетах по служебным  командировкам к Авансовому отчету должны быть приложены следующие  унифицированные формы документов:

1. Служебное задание для направления в командировку (ф. № Т-10А) (Приложение Е), которая составляется руководителем структурного подразделения, к которому прикреплен командируемый работник, и утверждается руководителем учреждения либо другим уполномоченным на это лицом. В нем указывается содержание задания (цель) сотрудника, место назначения и срок командировки. По возращению сотрудника из командировки заполняется краткий отчет о выполнении задания, который согласовывается с руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

2. Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку (ф. № Т-9 или ф.  № Т-9А) (Приложение Ж). Он издается на основании утвержденного руководителем учреждения служебного задания. В нем указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого сотрудника, цель, срок, дата начала и дата окончания командировки, источник финансирования командировочных расходов. Форма Т-9 заполняется при командировании одного сотрудника, а форма Т-9А при направлении в командировку нескольких сотрудников.

3. Командировочное удостоверение  (ф. № Т-10) (Приложение И). Оно подтверждает время пребывания сотрудника в командировке (время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа. При однодневных командировках, если сотрудник должен возвратиться  из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, Командировочное удостоверение не выписывается. При посещении сотрудником в ходе выполнения Служебного задания нескольких пунктов назначения в каждом пункте необходимо сделать отметки о времени прибытия и выбытия. Отметки должны быть заверены подписью ответственного должностного  лица и печатью. Личные данные сотрудника и пункт назначения, должны совпадать с данными в проездных документах. Наименование места назначения, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок прибывающей стороны на обороте удостоверения.

Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом на оборотной стороне и сдается с приложенными к нему документами в бухгалтерию.

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части  бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер  переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что  отчет принят к проверке со всеми  прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Проверенный авансовый  отчет подписывается директором учреждения, для чего в верхней  части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая  строка. Также на лицевой стороне предусмотрены подписи руководителя структурного подразделения, главного бухгалтера и бухгалтера производившего расчет. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

Если подотчетное лицо не представило  авансовый отчет в установленные  сроки или не возвратило остаток  аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс. При удержании сумм невозвращенного аванса из заработной платы работника общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Чтобы удержание из заработной платы работника не обернулось разбирательством в суде, следует получить его письменное согласие в форме заявления. Если оно отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету.

Кроме того, при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств необходимо, чтобы подотчетные суммы были обеспечены финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации [14, с.285].

 

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 208.00 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет. Сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством [4].

Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:

208.10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

208.20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

208.30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

208.60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

208.90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам» [4].

Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

208.11 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

208.12 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

208.13 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;

208.21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

208.22 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

208.23 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

208.24 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

208.25 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

208.26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

208.32 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

208.34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

208.62 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

208.63 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

208.91 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

Группировка расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной  деятельности) по аналитическим группам  синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам» [4].

Расчеты с подотчетными лицами учитываются:

- расчеты с подотчетными лицами  по оплате труда и начислениям  на выплаты по оплате труда  - на счете, содержащем аналитический  код группы синтетического счета 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

2 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

3 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;

- расчеты с подотчетными лицами  по работам, услугам - на счете,  содержащем аналитический код  группы синтетического счета 20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

2 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

3 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

4 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

5 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

6 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

- расчеты с подотчетными лицами  по поступлению нефинансовых  активов - на счете, содержащем  аналитический код группы синтетического счета 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

2 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

4 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

- расчеты с подотчетными лицами  по социальному обеспечению - на счете, содержащем аналитический  код группы синтетического счета 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;