Інвентаризація активів

Всі вище перераховані види інвентаризацій (крім повної та суцільної) мають однакове (рівноцінне) значення, і на практиці жодній з них не слід надавати переваги.

Згідно Інструкції №69, основними завданнями інвентаризації є (пункт 7):

Виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

Встановлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом співставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

Виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів та моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

Перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

Перевірка правильності зарахування на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів, фінансових вкладень, сум грошей у касах, на поточному, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

Інвентаризація є просто необхідним і незамінним, безальтернативним важелем в руках керівництва підприємства в сфері управління матеріальними ресурсами.

 

3.2 Методика і техніка проведення інвентаризації активів і зобов'язань

 

3.2.1 Інвентаризація грошових засобів

Згідно Порядку ведення касових операцій в національній валюті України, затвердженому Правлінням НБУ від 02.02.95 р. №21 (із змінами і доповненнями), в строки встановлені правлінням (керівництвом) підприємства, але не ріже одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахунком всіх грошей та перевіркою інших цінностей, які знаходяться у касі.

Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Для проведення ревізії каси наказом керівництва підприємства призначається комісія, яка складає акт. У випадку виявлення ревізійною комісією нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку та обставини їх виникнення.

При інвентаризації каси робиться перерахування готівки (як в національній, так і іноземній валюті), цінних паперів, грошових документів, бланків суворої звітності.

Інвентаризацію каси доцільно проводити в такому порядку:

підрахунок фактичної наявності готівки в касі, цінних паперів, грошових документів, бланків суворої звітності;

перевірка правильності оприбуткування і списання грошових коштів, а також складання первинних документів;

складання акту інвентаризації.

Відмітимо, що згідно Інструкції №69 при перевірці фактичної наявності цінних паперів встановлюють правильність їх оформлення, реальність відображеної в балансі підприємства їх вартості, повнота та своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів по фінансовим інвестиціям.

Інвентаризацію цінних паперів необхідно проводити по окремим емітентам з вказанням назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення.

У випадку передачі підприємством цінних паперів на зберігання спеціальним організаціям (депозитарій, банк), їх інвентаризація заключається в звірці залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок спеціальних організацій.

Інвентаризації бланків суворої звітності слід приділити особливу увагу. Згідно постанови КМУ “Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів та документів суворого обліку” від 19.04.93 р. № 283 для підприємств найбільш актуальним є слідуючі бланки суворого обліку:

проїзні документи (білети на проїзд в залізничному, морському, річному та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів, військові проїзні документи);

знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, відкритки з марками);

документи обслуговуючі грошовий обіг (ощадні книжки, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право ввозу-вивозу; поліси страхування; ліцензії;

бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей.

Крім того, до бланків суворого обліку відносяться:

бланки довіреностей;

форми документів застосовуваних для оформлення заказів і розрахунків з споживачами за побутові послуги;

білети і абонементи на відвідування спектаклів, концертів та ін.

Необхідно встановити здійснюється на підприємстві контроль за рухом бланків суворого обліку, чи ведеться журнал їх реєстрації, правильність та своєчасність оформлення актів на списання бланків суворої звітності.

Згідно наказу Мінстату України “Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності” від 11.03.96 р. №67 для обліку бланків суворої звітності передбачені слідуючі типові форми:

прибуткова-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма №С3-1);

прибуткова-видаткова книга по обліку бланки суворої звітності (форма №С3-2);

акт на списання використаних бланків суворої звітності (форма №3);

акт перевірки наявності бланків суворої звітності (форма №С3-4);

карточка-довідка по виданим і використаним бланкам суворої звітності (форма №С3-5);

Найбільш часто підприємства зіштовхуються з таким бланком суворої звітності, як довіреність, тому його інвентаризації необхідно приділити особливу увагу. Особливістю первинного обліку бланків довіреностей є те, що списання таких бланків здійснюється на підставі актів списання бланків довіреностей (форма №14-2а); реєстрація виданих, повернутих та використаних довіреностей (форма №14-3).

Вказані форми встановлені Наказом Мінфіну України від 16.05.96 р. №99.

Результати проведеної інвентаризації бланків суворого обліку відображаються в інвентаризаційному описі за формою № инв-16, яка складається в двох екземплярах, підписується інвентаризаційною комісією і матеріально-відповідальною особою. Один екземпляр опису передається в бухгалтерію підприємства (організації), другий залишається у матеріально-відповідальної особи, приймаючої цінності або бланки документів суворої звітності на відповідальне зберігання.

До початку інвентаризації від кожної матеріально-відповідальної особи або групи осіб, які відповідають за зберігання цінностей, береться розписка, яка включається в заголовну частину інвентаризаційного опису.

При зміні матеріально-відповідальної особи опис складається в 3-х примірниках (матеріально-відповідальній особі, яка здала цінності; матеріально-відповідальній особі, яка прийняла цінності; та бухгалтерії). На останній сторінці форми перед розписом голови комісії є дві вільні строки для запису останніх документів у випадку руху цінностей, бланків документів суворої звітності під час інвентаризації.

 

3.2.2 Інвентаризація основних засобів

Інвентаризація основних засобів -це не тільки підрахунок фактичної кількості одиниць будівель, машин та обладнання.

Перехід на міжнародні стандарти бухгалтерського обліку потяг за собою зміни в обліку необоротних активів підприємства. Зокрема, значні зміни відбулися в обліку основних засобів в зв'язку з набуттям чинності П(С)БО 7 “Основні засоби”, затвердженого наказом Мінфіну України №92 від 27.04.2000 р. під №288/4509 та набув чинності з 1 липня 2000 р. з введенням в дію даного стандарту збільшилося роботи постійно діючим інвентаризаційним комісіям, оскільки на ці комісії покладаються обов'язки по встановленню вартісних ознак предметів, які входять до складу малоцінних необоротних активів. Також вони повинні: здійснити перерозподіл старого рахунку 01 згідно з вимогами нового законодавства; обрати один із п'яти методів нарахування амортизації, викладених в П(С) БО 7, додаючи метод, яким користувалися до введення в дію нового стандарту; в разі необхідності провести переоцінку окремих об'єктів основних засобів, якщо їх залишкова вартість значно (більш ніж на 10%) відрізняється від справедливої вартості на дату балансу. Також необхідно визначити строк корисного використання (експлуатації) основних засобів.

Основні засоби -матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх в процесі виробництва або поставки товарів, надання послуг, надання в оренду іншим особам або здійснення адміністративних та соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він довше одного року).

Бухгалтерський облік основних засобів ведеться на балансовому рахунку 10”Основні засоби”. Згідно П(С)БО 7, всі основні фонди підприємства для мети бухгалтерського обліку класифікується за групами.

Придбані (створені) основні засоби зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю. Одиницею обліку основних засобів є об'єкт основних засобів.

Об'єкт основних засобів -завершений прилад з усіма належностями до нього та окремий конструкційно відокремлений предмет, призначений для виконання окремих визначених самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструкційно об'єднаних предметів одного або різного призначення, які мають для їх обслуговування загальні прилади, приналежності, управління та єдиний фундамент, внаслідок чого кожний предмет може виконувати свої функції, а комплекс -визначену роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно.

Якщо один об'єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), та кожна з них може визнаватися в бухгалтерському обліку окремим об'єктом основних засобів.

Первісна вартість безоплатно одержаних основних засобів дорівнює їх справедливій вартості на дату отримання.

Первісна вартість основних засобів, внесених до статутного капіталу підприємства, визнається узгоджена з засновниками (учасниками) підприємства первісна вартість.

Згідно з п.8 П(С)БО 7 “Основні засоби” і п.4 П(С)БО 19”Об'єднання підприємств”: справедлива вартість - сума, за якою може бути здійснюватися обмін активу або оплата зобов'язання в результаті операції між освідомленими, зацікавленими та незалежними сторонами.

При інвентаризації основних засобів перевіряють правильність: включення до складу основних засобів; нарахування амортизації; проведення переоцінки (індексації). При цьому за першу половину 2000 року перевірка амортизаційних відрахувань та переоцінки здійснюються за нормативними документами діючими на той час. Правильність віднесення цінностей до основних фондів контролюється з урахуванням вимог нового законодавства.

Спочатку комісія перевіряє дані бухгалтерського обліку про наявність: основних фондів, ознайомлюється з записами про рух та технічний стан окремих об'єктів в інвентарних картках або інших документах, які характеризують окремі основні засоби (технічні паспорти, по поверхові плани будівель). Перевіряє наявність документів на земельні ділянки, водоймища та інші об'єкти природних ресурсів, які підтверджують право власності підприємства на них.

Після ретельного вивчення облікової інформації члени комісії оглядають об'єкти в натурі з метою перевірки фактичної наявності у визначених розпорядчими документами керівника підприємства місцях експлуатації та встановлення їх придатності для подальшого їх використання за прямим призначенням. До опису заносять їх повну назву, призначення, інвентарний та заводський номера, рік випуску (будівлі), дату введення в експлуатацію, балансову (первісну) вартість. У випадку виявлення непридатних до експлуатації основних фондів на них складається “Акт ліквідації” типової форми ОЗ-3 (затвердженої наказом Мінстату від 29.12.95. №352) та вносяться пропозиції по подальшому їх використанню в іншій якості. Такі об'єкти заносять в окремий опис. Об'єкти, які за своїми економічними характеристиками не відносяться до основних засобів, переводяться до складу інших активів (ТМЦ, МНМА чи МШП).

При виявленні неврахованих основних засобів встановлюється, коли і за чиїм розпорядженням побудовані невраховані об'єкти, виявлені при інвентаризації, за рахунок яких джерел списані витрати на їх споруду, з відображенням даних в протоколі засідання інвентаризаційної комісії. Якщо встановити первісну вартість за фактичними витратами неможливо, виявлені невраховані об'єкти оцінюють за їх справедливою вартістю на дату їх виявлення. Знос визначають експертним шляхом, в залежності від технічного стану відповідного об'єкту (з оформленням відповідного акту).

Подібні об'єкти - об'єкти, які мають однакове функціональне призначення і однакову справедливу вартість, які надійшли одночасно та в один цех, обліковуються в інвентарній картці групового обліку, до опису припускається вносити однією строкою з вказанням кількості таких об'єктів та їх загальної вартості.

Робочу худобу, велику рогату худобу, свиней (матки, борови), особливо цінні вівці та іншу племінну худобу переважно заносять в окремі описи, отже індивідуально. Інших тварин обліковують в описах груповим порядком, за віковими та статевими групами, з вказанням кількості голів та живої ваги.

Інвентарні об'єкти, що знаходяться за межами підприємства (на капітальному ремонті, автомобілі в довгострокових поїздках, предмети в прокаті, в переробці та ін.) належать інвентаризації до моменту їх тимчасового вибуття з підприємства, а якщо це неможливо (наприклад, передача до капітального ремонту за довго до початку інвентаризації) -заносять до окремого опису на підставі первинних документів, які підтверджують знаходження таких засобів в ремонті, користуванні (наприклад, договори на капремонт, платіжне доручення на часткову оплату наданих послуг прокату, акти приймання-передачі виконаних робіт і т. ін.)